Kuidas puhastada siseasjadesse ja kõike sammu: Täielik teejuht GTD süsteemi

Mis hea GTD süsteemi?

tootlikkuse teenuste Probleem on selles, et igaühel on ennast positsioneerinud koht, kus saab lahendada kõiki probleeme, salvestada teavet, suhelda. Enamik teenuseid te pakute seada prioriteete ja tegutseda vastavalt neile.

Aga mõned saavad keskenduda täitmisel olulisi ülesandeid ja ei maksa tähelepanu ajal vähe asju: kiireloomuline ülesanne, soov kolleegide, sõprade või tuttavate. Kui ülesanne muutub palju, siis on raske aru saada. Seetõttu praktikas on vaja kasutada mitmeid teenuseid juhtumikorralduse. Kui saan palju juhtumeid, oleme hakanud saada segi nende teenuste ja nimekirjad ja lõpuks lõpetada neid kasutada.

Meetodid Getting Things Done (GTD) annab universaalne plaan ehitada ühtne süsteem, kus saab lahendada kõik probleemid. Sul on võimalik lõõgastuda ja mitte muretseda, kui on kindel, ei unusta midagi. Õigel hetkel, soovitab meie süsteem, mida teha ja mida keskenduda.

Miks nii paljud ebaproduktiivne töö?

Inimesed on hakanud tööle ebaproduktiivne, kui projektide ja ülesannete muutub palju. Nende arvates on raske hoida see kõik minu peas, rääkimata paika prioriteedid. Nii kas midagi teha või teha seda, mida on kõige lihtsam ja asjad, mida teha

viivitavad. On veel üks probleem: kui pakiline ülesanne, mis tuleb lahendada eile.

Lisaks isiku hakkab väsivad kiiresti, muutub ärritunud. Ta oli pidevalt töötab nagu orav ratta rutiinne ja väga oluline, raha- ja strateegiliste projektide kõrvale hoidma.

Selle olukorra tegelen süsteemi asju teha, David Allen kirjeldatud raamat, Mis ilmus 2001. aastal ja sai ülemaailmne bestseller.

Räägi mulle põhimõisteid GTD kes peavad teadma

rutiinne - need on asjad, mõtted ja mured, mis häirivad, tõmbaks ja jäätmete energia. Kuigi rutiinne ei üle probleem, see on võimatu kontrollida. Mõeldes sama probleem paar korda - see on ebaefektiivne kasutamine loomingulist energiat, mis tekitab frustratsiooni ja stressi.

Eesmärk GTD - tasuta peas rutiinist ja eemaldage sisemine stress.

Operational inimese mälu - ajupiirkonnas, kus on lühiajaline mälu. See, kui me tavaliselt lisada kuni praeguse lõpetamata äri, arvestades teiste inimeste lubadusi ja muud mõtted, mis muretsema meid. Kahjuks on piirata rutiinne, saate hoida aju funktsiooni korralikult. Kui teie mälu on täis, siis on segane väikesed asjad ja unustada oma eesmärke, mis viib stressi.

Tööriistad andmete kogumise -, et kui teave siseneb ja kus te määrata, mida tuleb teha. Näiteks:

• korraldajad;
• sülearvutid;
• e-mail;
• kalendrisse;
• salvestaja.

Ostukorvi "Saabunud" - ühe hoidla rutiinne, et lülitate asjadesse ja ülesanded. Üks tähtsamaid reegleid korvi "Saabunud" - on tema regulaarne puhastamine.

lihtsaid meetmeid - üks samm meetmeid, mis on vaja teha vähem kui kaks minutit. Praktikas on mugavam võtta neid asju viie minuti jooksul.

projekt - ülesanne, mille täitmist nõutakse rohkem kui ühe sammu. Sa pead lahkuma meeldetuletus projekti ja kirjeldada esimesi samme selle rakendamiseks. Selle tulemusena projekti muutub lihtne tegevus, mida saab läbi järgmise viie minuti ja lõpptulemuse saamiseks.

Projekt peaks olema link kaardi või faili, mis kirjeldab üksikasjad: vastutab, tähtajad, kategooria (näiteks "Marketing", "Õiguslik osa", "areng"), viited väiksemate kaartide ülesandeid. Selline struktuur on mugav korraldada Trello.

Kontekst nimekirja - nimekiri asjadest mugav teha teatud tingimustel. Näiteks lühiloendis "Shopping" on nimekiri ja tooteid, mida on vaja osta poest. "Kõned" võib olla kõnede nimekirjast, et sa pead tegema, kui sa oled vaba.

Mugav üksikute kontekstis loendid inimesed, kellega te töötate ja suhelda. Kohtudes konkreetse isiku, saate kiiresti avada loend ja otsustada vajalikud küsimused.

Kuidas kasutada kalendri?

kalender on vaja sisestada:

• hagid täita teatud ajal (koosolekute, ärikohtumiste ja seminaride kaudu);
• meetmeid, mida tuleb teha kindlal päeval (projekti lõpetamiseks konkreetse kuupäeva, osaleda konverentsil);
• teavet konkreetsetel kuupäevadel (juubelid, sünnipäevad, pühad).

Ma kasutan «Google Calendar", mis ma toon kõik need asjad. See teenus on kasulik, kuna:

• See on saadaval telefoni ja arvuti;
• ühel ekraanil, saate kuvada mitu kalendrit;
• on meeldetuletusi oma nutitelefoni.

Kui teil on midagi tuuakse teie kalender, või sa jälgida või läheb teise kuupäeva., Ei ole vaja segaks kalendri-do list, mis on regulaarselt iga päev veetakse. Selliste nimekirjade, on mõned lahendused.

Kui te regulaarselt vaja teatud aega, et helistada klientidele, tarnijatele ja töövõtjatele, siis on parem kasutada CRM-süsteemi.

Mis loetelud tuleks alustada?

Nimekirjad prioriteetsete meetmete

Looge aruanne nädala õppida võistluspaika, selge "Saabunud" kausta postkasti, luua lähteülesande disainerid - kõik need tegevused võtavad rohkem kui kaks minutit, kuid nad ei saa olla keegi delegeerida. Sellistel juhtudel kantakse nimekirja prioriteetsed meetmed ja teha kogu päeva.

Reeglid tegelemiseks selliseid nimekirju:

• Loetelud ei tohiks olla palju, vaid kaks või kolm. Näiteks "Personal", "Töö", "Perekond". Kui teil on ülesannete nimekirjas päeval, pane meeldetuletus kalendris.
• In ülesandeid selles nimekirjas saab teha lihtsalt märgistada kontekstis: "Teel", "arvuti taga", "lugeda", "Osta", "Lubadused". Ülesanded võivad olla üks või mitu sildid. Näiteks probleem "kõndida koer" viitavad projekti "Private" ja sildi "Lubadused."
• Enne lisades loetellu ülesandeid, mõelda, kas teil on vaja teha seda üldse. Kui vastus on "jah", kas või mitte te isiklikult teostada selles äris. Lõppude lõpuks, võite saata häälsõnumi alluv ja delegeerida talle. Sest ülesandeid, mis on teile määratud, tähistab "Pühendunud." See on äri nagu nimekirjast "töö" ja "Isiklik".
• Sirvimisloenditesse regulaarselt. Kas see, kui seal oli vaba minut. Liiguta üles asjad, mis vaja teha esimene.
• Puhastage nimekirjad vähemalt kord kuus.

List "Someday"

Selles nimekirjas on asju, mis ei nõua sekkumist. See võib olla:

• raamatuid, dokumente, video koolitust, kes soovivad osta;
• kasulik oskusiKes tahab õppida;
• asetab tahan külastada;
• asju, mida ma tahan osta.

Selles nimekirjas tuleb teil regulaarselt vaadata, võttes arvestust ja muuta need eesmärgid, mille töö tehakse.

Kuidas viiteteavet, mis on kasulik tulevikus?

See teave ei nõua sekkumist. Peamised kriteeriumid nende andmete säilitamise:

• Lihtsalt otsida pealkirju, silte ja lühikirjeldus.
• Lihtne asetades teabe varamu.
• Intuitiivne ladustamise struktuuri kohta. Kui uute andmete, pead kiiresti valida kategooria ja alamkategooria, kuhu panna neid.
• ladustamise kättesaadav mis tahes seadmest.

Kas kohustuslik rituaale GTD?

Jah, mitu.

Kogu teabe kogumise korvi "Saabunud"

Tööriistad koguda palju informatsiooni. Aga kõik see peaks kari koht, kus te ja jätkab tööd.

Tühi prügikasti "Saabunud"

Üks või kaks korda nädalas on muuta nimekiri "Saabunud" ja omamoodi kogunenud kaustu või etikettidel. See rituaal on saanud tavaks, mis on moodustunud intuitiivne algoritm tegevuste ja nende süstemaatiline kordamine.

Sa peaksid olema lihtne samm-sammult kava, kuidas sa kulutad nädalas puhastus oma asjade süsteemi. Saa Kalendrid, mis tähistab päeva, kui seda teada. Määra ise auhinna kui näiteks vähemalt 20, saate 30 päeva jooksul puhtaks kausta "Saabunud" ning kustutatakse tähtpäevi.

Läbivaatamine prioriteetsete meetmete nimekirja ja nimekiri "Someday", prioriteetide

Läbivaatamine nimekirjad on oluline tähtsustada ja realistlikult arvutada jõud. See on vajalik, et mitte last ennast võimatult kõrge eesmärke ja ei kannata realiseerida oma ebaefektiivsust.

Hävitamine ekstra korvid

Sageli ajal suhtlemine kolleegidega ja partneritega, uued postkastid, dokumendid, nimekirjad.

Sinu ülesanne - nii palju kui võimalik automatiseerida kõik, et andmeid kogunes "Postkast" kausta.

See võib olla postkast ja elektrooniline planeerija. Automatiseerida ja viiteteave teenuste sobi IFTTT ja Zapier. Korvid teabe kogumiseks peaks olema väike.

Kuidas töötada korvi "Saabunud" ja omamoodi kogunenud tema puhul?

Esmalt eemaldage probleem, tehingu või teabega kausta "Saabunud" ja vastata küsimusele: "Mis see on? Kas ma tõesti vaja midagi teha? "

Kui sul ei ole vaja midagi muud, siis on kaks võimalust. Kui see on jama, et ei ole enam kasulik teile oma vasika. Kui see on kasulikku teavet, pane see arhiivi. See peaks olema üles ehitatud kategooriad ja sildid on lihtne leida vajalik.

Kui teavet, mida on vaja midagi teha, on kolm võimalust:

1. Run vaja. Kui hagi on oluline ja ei tohiks võtta rohkem kui 2-5 minutit.

2. Delegeerida kellelegi. Kui hagi võtab rohkem kui kaks minutit, mõtle, kas see on võimalik tasu keegi.

Kui delegiruesh keegi peaks olema registreeritud:

• lõpptulemus;
• töökava (tee eesmärk);
• lõpptähtaeg ülesandeid;
• kontrolli kuupäev ja tulemus olla valmis seda (vahe- või lõpptoodete).

3. Lükata tulevikku. Sellisel juhul sisestage:

• Soovitud tulemuse;
• kohe pärast seda, mida te soovite teha. Pidage meeles: see on võimatu teostada projekti tervikuna, vaid võtma konkreetseid lihtsaid samme, mis viib teid lähemale lõpptulemus;
• tähtaega. Kui ei ole täpset kuupäeva, salvestada tegevus nimekiri "Someday".

Võite saata sõnumeid ise saada neid määratud päeval. Sel sobi «Google Calendar," meeldetuletus soovitud kuupäev ning taotluse post bumerangMis saadab sulle e-posti aadressil teatud aja.

Kuidas planeerida oma tööd?

Kõik tööd on võimalik jagada kolme etappi:

1. Performing etteplaneeritud. See võib olla nii strateegiliselt tähtsad asjad, et te lähemale eesmärgile ja rutiinne, et lihtsalt tuleb teha.
2. Mine tööle, sest tema ootamatu välimusega. See on siis, kui päeva jooksul saabuvad ülesandeid kolleegid, juhendajad, kirjad klientidele.
3. Tulevastest töö vormistamine ja toimetamine nimekirjad prioriteete. See kirje ei tohiks teid liiga palju aega, nii et sa ei tegele planeerimise planeerimise.

Praktikas siseplaneeringud ja eesmärgid (mälestus raamat) on kirjeldatud raamatus David Allen.

Sest mälestus raamat vaja 43 kaustu: 31, märgistatud numbritega 1 kuni 31, 12 kuud rohkem nime. Daily kaustad pannakse ees, alustades homse kuupäeva. Sest kataloogi numbriga 31 on kausta järgmisel kuul, seejärel kausta ülejäänud kuud.

Sisu kausta järgmisel päeval iga päev üle ostukorvi, siis kausta panna viimane päev kaustad (kui see on üle järgmisel kuul). Kui lasete kausta 31 jooksva kuu, siis on kaust nimega kuu, millele järgneb kaust päeva uue kuu. Samamoodi kausta jooksva kuu kantakse järgmise aasta, mil ta möödas.

Ühes konkreetses kaustas on vaja salvestada dokumente, mis nõuavad erimeetmeid (täidetav vorm, kirja saata).
Süsteemi tööle, tuleb see uuendatakse iga päev. Kui te unustate uuendada asukohast päeval homme, siis ei usalda süsteemi. Neid puudu olulist teavet, mis on vajalik, et mõista ka muul viisil.

Kui te lähete ära paar päeva enne väljumist, siis on vaja vaadata kausta päeva, mille jooksul te puududa.

---

Kuidas korraldada see lahendus praktikas kaasaegse planeerimise süsteemid:

1. Selle asemel, et mälestus raamatu kasutada korraldaja nimekirjad juhtudel iga päev ja panna neid oma ülesannete päev. Koosolekute ja menetluste seotud vajalikku aega kirjutada esiteks, ja komplekt meeldetuletusi süsteemi nende kohta ette.
2. Loo fail loetelu juhtudest kuus. See on nimekiri, mida sa tahad, et saada teha selle aja jooksul. Sa lisada see kehtib kogu kuu. Läbi ülesannete peaks toimuma kord nädalas. Ajal planeerimine, kõige tähtsamaid asju hajumine nädalaid mõista nende prioriteedid. Nende siis täita esiteks, muidu kogu aeg läheb väikestele ja kiireloomulised küsimused.
3. Loo fail plaanid aastaks. Tuleb vaadata kord kuus. Juhtudel selle faili kantakse plaanid kuus.
4. Plaanid aastaks, tuginedes pikaajalistele eesmärkidele 3-5 aastat. Need juhtumid on parem registreerida kas lõpuks jooksul või puhkuse ajaks, kui juht on koormatud igapäevaseid ülesandeid.

Need neli punkti, David Allen nõuab loomuliku planeerimise süsteemi. See süsteem võimaldab teil liikuda suunas olulisemaid eesmärke teile ja ei raiska aega rutiinist.

Kas universaalne plaan, mille abil saab kavandada projekti?

Jah, muidugi. David Allen nimetab seda mudelit loomulik planeerimine. See koosneb mitmest etapist.

Etapp 1. Eesmärk ja pilt täiuslik tulemusi

määrama eesmärk või kes lõpptulemuse, kujutan ette, et olete jõudnud.

Kirjeldage seda kõik edu kriteeriumid (raha, inimesed, tunnustamine). Mida rohkem te kirjutada lõpptulemus, seda tugevam motivatsioon, eriti kui peate konkreetse ülesande täitmiseks, kui see ei ole.

Etapp 2. põhimõtted

Kirjeldage põhimõtteid, et te kinni eesmärkide saavutamist. Näiteks: "Ma annan vaba voli inimesi, kui nad... (jääma eelarve täitmiseks teatud tähtajaks projekti)." Küsige endalt: "Mis meetmeid võib takistada minu tegevus? Kuidas vältida neid? "

Põhimõtted on selguse ja on usaldusväärne reisijuht juhtimise protsessi.

Etapp 3. ajurünnak

Brainstorm, mille jooksul salvestada igasuguseid ideid, mis pähe tulevad.

Key põhimõtted ajurünnakud:

• ei hinnata;
• Vaidlust ei ole;
• ei hinnata;
• ei kritiseeri;
• Mõtle kogus, mitte kvaliteet;
• liikuda analüüsi ja organisatsiooni teise plaani.

Etapp 4. Projekti plaani nimekirja

Korraldage ajurünnak tulemusi loetelu juhtudest. Alustage planeerimist lõpust ja läbida sammu tagasi. Nii saate hõlpsasti teha plaan ja määrab esimene samm eesmärgi suunas. Näitena plaanis lõpust:

Kui meeskond töötab ülesanne ja tuleb korraldada kogu kava ühes kohas, mugav kasutada Gantti diagramm. Esimene veerg see - need on etapid teel eesmärgi teine ​​tulp - vastutab. Jätkab kolonne aja jooksul. Rakud on staatuse teatud staadiumis, näiteks "planeeritud", "Protsessis", "Valmis", "Ootel".

---

GTD süsteemi ja looduslikud planeerimine võib tunduda raske. Aga kui seda seadistada ise ja hakata kasutama regulaarselt, siis tundub, et kõik on palju lihtsam kui see tundus esmapilgul.