Meetod Saabunud Zero - parim viis tegeleda tuhandete lugemata e-kirju
Tootlikkus / / December 23, 2019
Hunnik lugemata kirju, pidevalt poomise läbi "Saabunud" kausta, põhjustab paanika kellelegi. Kui teil on palju äripartnereid ja kolleegidega, kellega sa suhtled aasta kirjavahetus, sa lihtsalt vaja, et hoida oma postkasti puhtad ja korras.
CEO JotForm Aytekin Tank pakkumised huvitav viis korraldada e-posti pealkirjaga Saabunud Zero. Nagu nimigi ütleb, on meetod lihtsalt hoida oma kausta "Saabunud" on tühjad.
Üldiselt Tank ei leiutanud midagi uut. Saabunud Zero ammu loodud kirjanik ja blogija Merlin Mann ja on tõestatud ja tuntud meetod. Umbes tehnikat töötamise dokumendid kirjeldavad rohkem David Allen oma raamatus "Kuidas asjades, et». Tank lihtsalt kohandada seda Gmaili veebiliidese.
I saata ja vastu võtta sadu e-kirju iga päev. Aga lõpus päeval minu postkasti on alati tühi. Ma ei ole sekretär, kes töötleb minu kirjavahetus. Ma järgima põhimõtet, mida nimetatakse Saabunud Zero. See ei ole suur asi.
Aytekin Tank, ettevõtja, asutaja ja tegevjuht JotForm
Tank on loetletud meetodi eelised Saabunud Zero:
- Sa ei jäta oluline sõnum, kui teie kausta "Saabunud" on tühjad.
- Sa ei tee selle saajad kaua ootama, sest varsti saab vastata oma tähti.
- Postkasti ei koguneda sadu või tuhandeid lugemata e-kirju.
- Säästad rohkem aega tõeliselt oluliste ülesannete ja ei veeta tunde jamada email.
Aytekin TankTean, et paljud inimesed, kes armastavad kõik oma e-kirju ilma kustutamist. Selle tulemusena oma postkasti hakkab sarnanema Twitter feed. See on ebamugav. Sa pidevalt eksida tähed.
Oletame, et te kasutate Gmaili - kuigi see meetod on võimalik kohandada mis tahes pakkuja (Hotmail, «Yandex», Yahoo) või e-posti klient (Outlook, Thunderbird või Sylpheedi kirjade). Heitke pilk hoiused lugemata sõnumeid ja jätkake.
1. Puhastage oma postkasti
Seega, võttes vastu meetod Saabunud Zero, pead tegutsema otsustavalt. Avage "Postkast", vali kõik kogunenud seal kirju ja need arhiveerida kõik korraga. Mõningal see tundub olematu hullus, kuid Tank soovitab teha just seda.
Aytekin TankTe peate alustama tühja postkasti. Käesolev juhend ei aita teid, kui on "Saabunud" kogunenud kümneid tuhandeid kirju. Nii Tagasi üles kõike, ja alustada nullist.
2. Unistuste tähed kronoloogilises järjekorras
Arendada see kasulik harjumus, peate teatud distsipliini. Kui töödelda oma e-kirju, alustage kõige vanem sõnum ja liikuda värske. Seega säästad kronoloogilises järjekorras ja ei saa segamini ajada.
Protsessi kirjalikult aitab teil kaks funktsiooni Gmailis
Luba "Auto-ette". Selleks minge "Seaded» → «General", kerige "Auto-ette" ja see aktiveerida. Nüüd, kui sa vastata või backup Gmaili kirju ei naasete nimekirja sissetulevad kirjad ja kuvab järgmise teate. Seega on sul võimalik käsitleda tähed ükshaaval järjekorras sai, ükskõik mis distractions.
Seejärel lülitage nuppu "Saada ja arhiivi" kui te ei ole sisse lülitatud. Ava "Settings» → «Üldine» ja leida võimalus "Näita" Saada ja arhiivi "on vastus." Seega säästad aega. Lõppude lõpuks, kui olete juba vastanud kirjale, ei ole mõtet hoida seda "Postkast", kas pole? Klõpsake nuppu Esita ja e-posti liigub automaatselt arhiivi.
Ja veel üks oluline asi:
Aytekin TankÄrge kasutage e-posti kui vestlus. Miski ei ole hullem kui toota väga pika ahelaga vastuse pidevalt viidatud tähed. Kui teil on vaja rääkida, kasutamise instant messenger, chat vaikne või kontakti telefoni teel. E-posti ei sobi see.
3. Vastatud - Arhiiv
Põhireegel on meetod Saabunud Zero: kausta "postkasti" - see ei ole koht, kuhu soovite salvestada mail. Kõik e-kirjad postkasti tuleb töödelda kohe. Loe neid ükshaaval ja vastata kõikidele ja arhiveerida, kui sõnum nõuab vastust, või lihtsalt arhiveerida, kui vastusest, ei ole vajalik.
Kui te ei saa kohe vastata tahes e-posti, seal on kaks võimalust:
- Säästa selle oma rakenduse korraldaja. See võib olla Evernote, OneNote, või mis tahes ülesanne manager. Määra kuupäev, et programm teile meelde tuletada, et kirjutada vastus õigel ajal.
- Kui saate lihtsalt kirjutada vastus, kuid eesmärk on saada mõne aja pärast, kasutage edasilükkunud kohale Gmailis. Sama suudab Outlook, Thunderbird ja teiste klientidega.
4. Just seda
Kõik ettekirjutustest suur ja võimas David Allen. Kui e-posti nõuab meetmeid, mis võtab vaid paar minutit, siis tee seda nüüd. Ärge kopeerige kirja to-do list. Ärge jätke see "Saabunud" kausta.
Aytekin TankKui teil on vaja teha makse, vaid teha seda kohe. Kui teil on vaja esitada tagasisidet kolleegile saata kohe. Kui juhul võtab paar minutit, siis ei ole mõtet panna välja.
5. Kasuta klaviatuuri otseteed
otseteed oluliselt vähendada aega e-posti töötlemine. Nendega ei pea te sõita hiirekursori edasi ja tagasi. Tank soovitab meeles pidada ja kasutada kolme kiirklahv:
- E võti võimaldab kiiresti arhiveerida sõnum. Loe vajutage E, arhiveeritud. See on lihtne.
- R nuppu kasutatakse kiiresti kirjutada vastus. Kui soovite, et sõnumile vastata, klõpsake seda, sisestage vastus, me vajutage Enter.
- F võti edasi sai kirju teistele adressaatidele.
Aytekin TankMa ei usu, sa pead muu kiirklahvid. Gmailis kasutada ainult kolm otseteed. Sest kõike muud, seal on hiir. Aga loetletud kiirklahvid võimaldavad teil kiiresti täita kolm kõige levinumat tegevusi e-mail, et nad päästa palju aega.
6. Seadistada filtreid
Saatke filtrid - uskumatult mugav vahend, mis teeb palju tööd teile. Piisab lasta neil kord, ja nad säästa palju aega.
Kui teie postkastis regulaarselt leida tähtsusetu täht (teate Internetiteenused, automaat posti ja nii edasi), siis kas loobun neilt või kohandage filtreid nagu tähed arhiveeritud automaatselt.
7. Saabunud on tühi - Close-mail
Kui sa üritad keskenduda töö, ei saa pidevalt häirida e-posti teel. Nii reeglitest kinnipidamine, kui kausta "Saabunud" on tühi, close Gmaili tab või e-posti klient ja unustada mail järgmise paari tunni jooksul. Just hõivatud tööga.
Lülita kõik teated sissetulnud posti. Nad on väga häiriv.
Aytekin TankVõite uuesti avada mail paar tundi töödelda kogunenud sõnumid seal, ja siis minna tagasi tööle. Eesmärk meetod Saabunud Zero - jõud ise ei häiriksid sissetulevate e-kirju. Sul on hallata oma postkasti ilma selleta sa.
Kui olete proovinud tehnikat Saabunud Zero ja on valmis teile öelda, mis sul on, või soovite soovitada paremat meetodit - kirjutada kommentaare.
vt ka
- 9 ajutise e-posti teenused →
- Kuidas kustutada oma Gmaili konto kõigist üleliigne →
- 7 laiendid Gmail, mis säästab aega →