Non-ilmne, kuid töötab viis vähendada töötamise ajast mail
Tootlikkus / / December 23, 2019
John Smith (Jon Smith), tegeleb tehnilise toe MailChimp, katse-eksituse meetodil viinud end täiuslik valem mail. Esimese ta nasozdavali palju kaustu ja seejärel kustutatakse iga üks, kuid ükski neist lähenemistest ei tööta. Ja siis ta tuli üsna erinev süsteem.
Vaatamata sellele, et vastused kirjadele katavad peaaegu keskne koht oma töös, suutis vähendada ajakulu erinevate tegevuste e-mail, kuni kuus tundi päevas. Ta leidis, et isegi kui postkast oli breaking meilidest, paar lihtsat sammu võib oluliselt muuta olukorda.
Mis ei ole väärt aega raiskamata
Nagu John ütleb, kui ta esimest korda liigitada tähed ja luua igasuguseid kaustu: võtta sõnumeid Chief, teavet erinevate projektide, sõnumid, mille jaoks oli vaja midagi ette võtta ja nii kohta. Ta uskus, et see peaks aitama teda säästa aega. Aga tegelikult, ta hakkas rohkem aega üritab meeles klassifitseerimise süsteemi ja vähem - töö ise.
John SmithNäiteks sain sõnumi Projekti juht oli ta tööd, ja see sõnum on vaja ka mind teatud toiminguid. Mis kausta peaks see olema paigutatud? Ja millised olid võimalused, et ma mäletan, kust otsida seda hiljem kirja?
Nii John otsustas vabaneda kõik kaustad ja posti ta valitseb täielik kaos. Puudumine süsteem oli liiga keeruline süsteem parem. Siis John otsustas uuesti läbi oma lähenemisviisi koostööle posti. Ta otsustas, et sortida pole tähed teemal ning tegevuse laadist, mida nad nõudsid võtta. Ja siin on, kuidas seda teha.
Hoidke see lihtne
Lihtsalt pane kausta "Saabunud" ainult need kirjad, mida vaja vastata. Kõige olulisem neist, kui te ei saa nendega tegeleda kohe, märgitud mitteloetuks.
See võib tunduda ebaloomulik teile, sest enamik põletamine juhtudel tuleb teostada nii kiiresti kui võimalik. See on ja mõnikord on tõesti vaja kohe reageerida sellistele aruannetele. Aga märgistamise lugemata olulist sõnumit, siis ei kaota neid ühekordse. Samuti, kuna sa ei pea liikuma tähed: nad jäävad kausta "Saabunud" ja tõmbab endale tähelepanu, kuni olete kuni jõuad neid.
John SmithPüüan teha minu postkasti ei koguneda rohkem kui 60-70 sõnumit korraga. See on täpselt tähtede arv, mida ma ei ohutult käsitsema ühe istungi.
Loo ise alaline ajakava mail
Igal hommikul John eraldab tund püüab puhastada postkasti. Nagu juba mainitud, on sageli jäänud kiireloomuliste teadete "lugemata". John kiiresti skannib infolehed ja ettevõttesisese sõnumeid ja vastab maksimaalne arv mitte-päästetöötajatele Postitused, mille ta saab hakkama tunni jooksul.
Kui tund eraldatud Algas SaatkeLõppemas, John Smith ei sulgu postkasti, kuid see maksab palju vähem tähelepanu. Niipea kui saabub uus sõnum, et ta kiiresti skannib sisu ja saatja nime, et anda neile teatud prioriteet. Kui sõnum saab vastata peatumata kaua teistest asjades, John teeb. Aga ta hakkab osalema post uuesti.
Lõpupoole päeval, John eraldab veel 30 minutit üritab pühendada neile ainult töö posti teel. Sel ajal oli ta tegeleb tähed, mis nõuavad tema tegutsemist: anda heakskiidu, kirjutada üksikasjaliku vastuse või võtta ühtegi otsust. See, kui ta pöörab tähelepanu sõnumite märgitud lugemata.
John SmithMa võiks kulutada palju rohkem aega töö e-posti, kuid need ajutised piirangud aitavad mind keskenduda paremini ja tootlikumaks.
Liigitada kirju vastavalt reaktsiooni tüüp
Sest mõned sõnumid, John endiselt luua eraldi kausta. Teatud tähed, et ta ei märgi mitteloetuks ta jaotab kõik kahes suunas. Postitused, mis nõuavad tegevuse või vastuse kolleeg (mitte tingimata kiireloomulised), John panna kausta "Tee". See on mõeldud e-kirju, mida saab sortida välja järgmisel päeval või hiljem sel nädalal.
Isegi vähem kiireloomuliste John liigub kausta "Loe". Lisaks kasutab spetsiaalset filtrit, mis automaatselt panna uudiskirja selles kaustas. Paigaldada filter, peate kulutama ainult paar minutit, kuid see lihtne tegevus hiljem säästa palju aega ja vaeva.
Kui te kasutate seda meetodit, saad kolm aktiivset kausta, mis erinevad kiireloomulisuse astmele vastata sõnumitele "postkasti" lugemata kirjadega, "Tee" ja "lugeda".
Arhiivisõnumid
Sest kõike muud, John Smith kasutab sõnumi arhiveerimise funktsioon. See aitab tal koristada postkasti ja pea tarbetu ülesandeid.
John SmithNiipea kui lugesin sõnumi ning võtma asjakohaseid meetmeid, olgu see siis firma või uudiste lähtekoha, mida ma allkirjastatud, I arhiivi.
Kui sõnum sisaldab olulist teavet, et John soovite salvestada tuleviku, siis märgid tärniga arhiveeritud sõnum, nii et see võib leida kiiremini.
Olge eriti ettevaatlik, kui te otsustate kustutada sõnum
John harva kasutada funktsiooni kustutada sõnumeid. See on õppetund ta juhtis reaalne praktika. Kui John kustutatakse sõnum kolleegi sisaldab teavet sel ajal ta ei pidanud oluliseks. Juba pärast töötaja on jätnud firma, John vaja teavet selle kirja. Siis mõistis ta, et oli kõvakaaneline.
John SmithPärast seda hakkasin eemaldada ainult need kirjad, mis ei ole täpselt minu jaoks kasulik ka tulevikus. No offense, kallid kolleegid, kes saatis mulle armas SIFCO tihenditega, kuid need on sõnumid ja sisestage "Ostukorv".
Et jõuda selle süsteemi, John Smith proovinud palju erinevaid lähenemisi, mis on osutunud piisavalt tõhusaks teda. Ta testitud meetodeid kasutatakse teiste inimeste poolt, kuid peagi aru, et tal on vaja proovida midagi muud. John jõudis järeldusele, et kõik toimib ainult siis, kui see sobib hästi nii oma konkreetse töö.
Proovi seda meetodit või pöörduda midagi muud. Sul võib olla võimalik leida viis kulutada, et töö e-post on isegi vähem aega.