Kuidas mitte olla ori e-mail: 7 näpunäiteid LinkedIn pea
Töö Ja õppimine Tootlikkus / / December 23, 2019
Suur hulk inimesi iga päev silmitsi sama probleem: e-mail, mille eesmärk on optimeerida organisatsiooni ja tööprotsesside ja kommunikatsiooni protsesse, sageli muutub paha liikluspatrull, teeb sind pinevalt jälgida liikmed, kui te töötate konveieril lint. Maksab teile veidi segane nagu pidevalt informatsiooni salvestamiseks kiiresti muuta puhas ja puhas postkast dump rake, mida on raskem seda kauem sa ei lähe tagasi mail.
Täna pakume teile mõned lihtsad nõuanded juhtida protsessi suhtlemist e-posti Jeff Weiner, tegevjuht LinkedIn. See inimene tööl on kursis hoida sadu inimesi iga päev, ja ta on mõned nipid, mis võimaldavad tal mitte uppuda selle laviini teavet.
Minu postkasti on sisuliselt sai keskne sõlm minu töövoo - posti teel, ma regulaarselt suhelda rohkem kui 4300 töötajat 26 linnas üle maailma. Ma ei saa öelda, et ma olen alati olnud fänn e-mail, või et ma ei olnud olukord, kus mu töö posti tundus Sisyphose ülesanne.
Igatahes, aastate jooksul olen töötanud mõned praktilised soovitused, mis võimaldas mul liikuda mõiste "post kontrolli mind," mõiste "Ma kontrollida posti teel."
1. Kas soovite saada vähem mail - Kirjuta vähem e
Selline nõu tundub naeruväärselt lihtne, eriti seoses selliste ühine probleem, kuid mina arvan, et see on kuldne reegel edukas e-posti haldamine.
See järeldus tuli mulle töötades eelmise firma, kus kaks töötajat kõige tihedamalt siduda minuga, lahkus ettevõttest. Nad on väga tõhus inimestega suhtlemisel, palju tööd ja nagu selgus, saata palju kirju. Niikaua kui nad on töötanud firmas, maht mail, mis tuleb läbi e-posti näis täiesti normaalne, kuid pärast nad lahkusid, ma leidsin, et minu post liiklus vähenenud umbes 20-30%.
Kõik see tegevus post polnud mitte ainult tähti: oli mu vastused neile ja veel oli tähtede ja vastused kõikidele adressaatidele on lisatud kirjavahetus. Sageli need sõnumid ei nõudnud minu kohustusliku osalemise arutelu.
Alates hetkest seadsin endale selgeks tingimus - ei kirjuta mingit vajadust. Tulemus: vähem e-posti ja rohkem, et sahtlis piira töötajate tegevuses. Sellest ajast, ma püüan mitte kõrvale kalduda sellest reeglist.
2. Märgi lugemata kirju pooleli
märgi mitteloetuks tähed fundamentaalselt muutnud Töötan mail. Ma kõnnin piisavalt kiiresti sissetulevad kirjad kohe reageerida kõige pakilisemad ja kõrvaldada tarbetud. Need kirjad, mille ma pean hiljem tagasi tulla, kui on aega, ma märgi mitteloetuks. See kõrvaldab hirmu, et oluline kirja lugeda ja vastamata jätta, siis unustab maetakse kõht postkasti. Selline lähenemine võimaldab mingi Todo nimekirja, mille ma hiljem tagasi.
Iga kord kui ma üritan lõpetada minimaalse arvu ootel kirjad, ja ideaalis ei tohiks olla üldse. Kui see päev mul ei ole aega, et minna tagasi neile, siis nad hakkavad järgmise tööpäeva hommikul.
3. Määra selge ajakava mail
Viimase paari aasta jooksul, minu elu läheb edasi tööpäeva jooksul vastavalt päris chotkomu ajakava. Tõus 5: 00-5: 30 am, tund e-posti, uudiste lugemiseks, hommikusöök, mängida lastega, koolitus, büroo-, koju, pane lapsed magama, õhtusöök koos oma naise, puhata (tavaliselt telekat way puhastamiseks postkasti reklaamipausi ajal ja igav hetked).
Selgus, et kinni selle graafiku I hallata posti, aga see on väärt vähemalt natuke muutus, et kui kaos algab postkasti.
Sel juhul sa ei tunne suurenevat survet, teades, et teie kasti äkki jääb ilma tähelepanu. Järgimine ajakava aitab hoida kõik kontrolli all. See aitas Benjamin Franklin ja aitab.
4. ise aru
Mäleta mängu katki telefoni? Siis oli päris naljakas, kuid nüüd on kõik kaaluda töö mõiste ja äri, ja see ei ole up mängud.
Sõnad on väga oluline, ja selleks, et vältida mitmetähenduslikkust ja tõlgendamine vajadust olla valitud väga hoolikalt. Mida rohkem lihtne ja selge, et mõista oma teksti, seda väiksem on tõenäosus teise kirja palvega selgitada esimene.
5. Mõtle saajate
Sageli tundub, et väljal "To" ja "Cc" tajub palju kui üks ja sama. Tegelikult saab neid kasutada üheselt selgeks teha mis tahes saajate ootate vastust, ja kes saatis kirja koopia, mille eesmärk on hoida see silmus.
Tegelikult ei vali saajate, kes on kohustatud vastama - see on kiireim viis teha paanika ja segadust vestlus. 6 saajate asemel 1 ja 5 koopiat saaja - see ekstra 5 võimalikke vastuseid, millest igaüks võib areneda terve eraldi vestlus.
6. kättesaamisteatele
Kui olete määranud nii saaja, ning täht on tõesti teile adresseeritud, ei ole laisk, et teavitada saatjat, et olete saanud kirja. Ärge vaja palju sõnu, siis lihtsalt "aktsepteeritud" või "sai". See on märk sellest, et teave, mida sai täis ja õige maht ja saatja ei ole kohustatud saata teile midagi muud samal teemal.
Kui te ei kinnitanud saamist, saatja jääb täiesti teadlik kirja. Võibolla see kadus sügavamal oma postkasti? Kui see on oluline teave, kahtlused ja põnevust sunnib saatja kirjutada teile teise kirja Ma palun teil kinnitada kätte esimene täht või paluda keegi oma olemasolu tööl koht. Osale ekstra inimesed, saadetud ja vastuvõetud ekstra tähed.
7. Hoidke oma emotsioone välja mail
Saatke võib olla kasulik vahend, kui te kasutate seda õigesti. Ta võib saada hävitava jõu, kui kasutatakse valesti. Kõige tavalisem näide - e-posti kasutamine arutamiseks vastuoluline ja tundlikke küsimusi konflikti.
Ma ei saa kunagi enam hämmastama, kuidas inimesed kasutavad kirjavahetus sõnu ja väljendeid, mis ei saa kunagi öelda juuresolekul sama vaatajaskonna.
Kui te äkki leiad end sarnases kirjavahetus, teha üks lihtne asi - stop. Vaidluse lahendamiseks või konflikti, võttes telefoni ja kõne vastuvõtja, kas isiklikult temaga kohtunud. Selline õrn küsimusi tuleb käsitleda koos, mitte tekstis kirjavahetus. Tekst ei anna edasi emotsionaalne komponent, intonatsiooni ja muud olulised asjad, mis võiks olla otsustava konstruktiivne lahendus probleemi.
(via Jeff Weiner)