Secrets of business e-posti kirjavahetus
Töö Ja õppimine / / December 25, 2019
Mis on e-posti teel? Tänapäeva ärimaailmas, see on:
- Teie nägu. On e-posti teel, saate luua positiivset kuvandit silmis vastaspoole või rikkuda esmamulje.
- Teie töö vahend. Palju suhtlemist välismaailmaga toimub e-posti teel. Nii hea valduses on vahend, mida saab lihtsustada oma elu suur.
- Võimas häiritud. Välismaailmaga püüab teiega, et tõmbaks ja eksitavad teelt e-posti teel.
Nendest seisukohti ja välimus töö e-posti teel. Alustame lihtsa.
tähed teenetemärgi
Ma kasutan Mozilla Thunderbird e-posti klient, nii et ma rääkida oma näide. Loo uus kiri ja minna ülevalt nimekirja väljad.
Coma. Kopeeri. Pimekoopia
Äkki keegi ei tea, aga "To" Mozilla saab muuta "Cc" või "Pimekoopia".
- kelleleKirjutage peamine sihtkoht või mitu sihtkohta semikooloniga eraldatult.
- koopiaKirjutage, kes peaks lugema kirja, kuid kellest me ei oota reaktsiooni.
- PimekoopiaKirjutage, kes peaks lugema kirja, kuid peab jääma anonüümseks ülejäänud adressaatidele. Eriti asjakohane kasutada masspostitust äri tähed, nagu teatised.
vale massijaotus täpsustada saajate valdkonnas "Copy" või "To". Mitu korda aastas ma saan kirju, milles loetletud adressaatidele 50-90 aasta "Copy". On privaatsuse rikkumine. Mitte kõik oma saajad peavad teadma, kes muidu te töötate sarnasel teemal. Noh, kui see on tuttav üksteist inimest. Ja kui nimekirjas konkureerivate ettevõtete kohta, mis ei ole teada üksteist? Vähemalt üks peab olema valmis ekstra selgitus, kui maksimaalne - lõpetama koostöö üks neist. Ära ole nii.
õigesti masspostitust saadetakse teie nimi ja kõikidele adressaatidele panna valdkonnas "peita koopia."
teema
Tähtsust teemareal on sageli kirjutatud (mõnikord mõistlikult) nende ettevõtete blogid professionaalsete teenuste lähetamise. Aga seal on sageli kõne umbes müüvad tähed, kus teemareal lahendab probleemi «e peaks avama."
Arutatakse ka igapäevases tegevuses kirjavahetus. Siin on teema lahendab probleemi "kirja ja selle autor peaks olema lihtne selgitada ja seejärel leida." Ja oma hoolsuse tagasi tulla teile kujul karma arvukad tähed vastust, vaid eesliiteid re: või FwdMille hulgas on leida õige kirja teemal.
Kakskümmend tähed - on summa ühe päeva kirjavahetus keskastme juhtide. On ettevõtjate ja ettevõtete omanike ei räägi, neil on mitmeid kirju on mõnikord ületab 200 ja rohkem päevas. Seetõttu veel kord: ärge saatke kirju tühi teema.
Niisiis, kuidas õigesti sõnastada teemareal?
Oleme oma "taevas" on soovitatav välise kirjutada kirju teemareal: "Heaven
Viga nr 1: Ainult firma nimi teemareal. Näiteks "Sky" ja kõik. Esiteks, kindlasti olete üks firma suhelda vastaspoolega. Teiseks, ei ole mõtet teema ei aita, sest oma firma nime, ja nii saab näha aadressil. Kolmandaks arvan, kuidas see välja oma kasti see lähenemine side? Niimoodi.
See on mugav vaadata selliseid teemasid?
Viga number 2: Toretsev turundus pealkiri. See on tore, kui sa tead, kuidas kirjutada näiteks pealkirju. See on lihtsalt, kas kasutamine on asjakohane neid oskusi ärikirjavahetuses? Pea meeles eesmärk on äri teemareal: ei müü ja pakkuda identifitseerimise ja otsida.
vale | õigesti |
Asjad osta teljed mõistliku hinnaga! | Kommertspakkumisele pakkumise teljed |
Me peame kiirustama konsulteerida huvi! Rodion on teel! | Ühtlustada seaduse Huvipakkuvad kontrollides Aljona Ivanovna |
HOIATUS! Porfiry Petrovitš lahendada müsteeriumi Raskolnikov ja lahendada meie probleeme | Ettepanek konsultandilt: psühholoogiline mahaarvamise |
»
Tekst kirja
Seal on palju juhendid kirjalikult tekste erinevatele üritustele. Näiteks palju kasulikku teavet Maxim Ilyahova, Alexander Amzin ja teiste meistrite sõna. Ma soovitan teil lugeda oma artikleid vähemalt suurendada üldist teadlikkust ja parandada üldist stiili.
Selle protsessi kirjade kirjutamine, peame pidevalt teha mitmeid otsuseid.
viisakus küsimus. Alguses kirja saab hägune sisse viisakus või kiindumust vaimus "Mu kallis Rodia, kaks veidi üle kuu, kui ma ei ole rääkinud teile kirjalikult, millest ta oli kannatusi ja isegi teiste öösel ei maganud, Mõtlen. " Väga viisakas ja väga kulukas nii ajaliselt kirjutades selle sisenemist, kui kaua inimene oma lugemisel. Kirjavahetus pärast äri, mäletad? Ei kirja kirjutamise võistlus ja mitte Raskolnikov ema ja äri kirjavahetus.
Me austame teie aega ja saaja!
Esindada ja meenutavad asjaoludel armastuse mõttekas ainult esimene sõnum saadetakse pärast põgusaid koosolekul näitusel. Kui see on jätkuks koostöö või praeguse kirjavahetus, esimene täht päeval kirjalikult: "Tere, John," teises ja hiljem: "John ...".
kaebus. Ma olen alati olnud seotud küsimus, kelle poole pöörduda kirjas, kui saajate arv. Hiljuti kirjutasin kirja, adresseeritud kolm tüdrukut nimega Anna. Ei kahelda, ma kirjutasin: "Kallis Anna" kunagi tõusnud. Aga nii õnnelik mitte alati.
Mis siis, kui saaja kolm või isegi seitse ja nad ei tegele sama nime? Saate loetleda: "Tere päevast, Rodion, Pulcheria, Avdotya ja Petr Petrovitš." Aga see on pikk ja võtab aega. On võimalik kirjutada: "Lugupeetud kolleegid".
Ma ise kasutada reegli nime, kes seisab "Saaja". Ja neile, kes on koopia ei kehti üldse. See on tavaliselt samal ajal võimaldab täpsemalt määratleda ühe (!) Kiri adressaadile ja käesoleva kirja.
tsitaadi. Sageli kirjavahetus on vestlus küsimused ja vastused - teisisõnu, dialoogi. Hea tava saa kustutada ajaloo kirjavahetus ja kirjutada vastus peal tsiteeritud teksti, et tagasi käesoleva kirjavahetuse nädala jooksul, see oli lihtne lugeda dialoogi ülevalt alla kahanevas kuupäeva.
Mingil põhjusel, vaikesäte Mozilla peaks "Vii kursor pärast tsiteeritud teksti." Ma soovitan seda muuta menüü «Tools» → «Konto seaded» → «Ettevalmistus ja tegeledes." See peaks olema nii.
Eesmärk kirjas. Äri tähed on kahte tüüpi:
- kui me lihtsalt teavitada vestluskaaslase (nt aruande tehtud töö viimase kuu jooksul);
- ja kui me tahame midagi vestluskaaslase. Näiteks ta nõustus lisatud arve tasumist.
Üldjuhul julgustada tähed mitu korda rohkem kui avalikustatav. Kui me tahame saavutada midagi allikast, see on väga oluline öelda seda kirja lihttekstina. Üleskutse peaks kaasnema sõnum nimel ja minna viimase lause kirjas.
vale"Porfiry Petrovitš, ma tean, kes kärpima vanem daam."
õigesti"Porfiry Petrovitš, ma kärpima vanem daam, palun võtke vastu minu arreteerimist meetmed väsinud kannatavad!".
Miks peab korrespondent, et te mõelda, mida teha selle kirja? Lõppude lõpuks, see võib võtta ja vale otsus.
allkiri teksti. See peab olema. Eriti kõik e-posti kliendid võimaldab teil kohandada autosubstitution allkiri näiteks klassikaline "Lugupidamisega ...". Mozilla seda tehakse menüüs «Tools» → «Konto seaded".
Kirjutada või mitte kirjutada kontakte allkirja - eraasi. Aga kui te kuidagi seotud müügi - see on kohustuslik kirjutada. Isegi kui tehing ei toimu põhjal kommunikatsioon tulevikus, saate hõlpsalt leida kontakte allkirja.
Lõpuks veel üks omadus sõnumi keha neile intervjueeritavad, kes ei meeldi (see ei saa ei taha, ei ole aega), et vastata oma e-kirju. Märkida sõnumi kehas vaikimisi. Näiteks "Porfiry Petrovitš, kui ei tule mind arreteerida enne kella 12.00 reede, pean ennast armu." Muidugi, aeg peab olema reaalne (see ei ole vajalik, et saata teksti näiteks reedel kell 11:50). Saaja peab olema võimalik füüsiliselt lugeda ja otsustada oma kirjas. See "default" kergendust teie vastutus mittevastamise vestluskaaslase. Nagu alati, et kasutada seda kiip tuleb läheneda arukalt. Kui isik on õigeaegselt ja regulaarselt vastab teie e-kirju, see ultimaatumi on see, kui sa ei kahjusta neid, natuke venitada või viia otsuse mitte vastata kirja kohe, ja sind ootama reedel.
manuseid
Kirjad sageli koos manustega: CV, äri ettepanekud, hinnangulised kulud, joonised, skaneeritud dokumendid - väga mugav vahend ja samal ajal allikas populaarne vead.
viga: Tohutu investeeringuid. tähed tulevad sageli lisad kuni 20 MB. Üldjuhul ta otsib, mida mõned dokumendid TIFF-vormingus, mille resolutsioon on 600 dpi. Meileris korrespondent peaaegu kindlasti riputada paar minutit asjatu katsega alla eelvaade manuseid. Ja Jumal hoidku saaja proovida lugeda seda kirja oma telefoni ...
Isiklikult, ma kohe kustutada selliseid sõnumeid. Ei taha oma kirjas ilmus ostukorvi enne lugemist? Kontrollige faili suurust. On soovitatav, et see ei ole rohkem kui 3 MB.
Mis siis, kui rohkem kui?
- Proovige luua oma skanner teistsuguses vormis ja resolutsioon. Näiteks PDF või 300dpi skaneerib saadud üsna loetav.
- Mõtle programmi nagu WinRar arhiiveerijaga või 7zip. Mõned failid suruma väga hästi.
- Mida teha, kui suur manus ja tihendada see ei tööta? Näiteks peaaegu tühi raamatupidamise alus kaalub 900 MB. Tule abi teabe pilv ladustamise: Dropbox, Google Drive, jms. Mõned teenused, nagu Mail.ru automaatselt teisendada suuri investeeringuid viide pilv ladustamise. Aga ma eelistan juhtida oma andmed salvestatakse pilve, nii automaatika Mail.ru ole teretulnud.
Ja veel üks soovitus on mitte päris selge investeeringute - nende nimi. See peaks olema arusaadav ja vastuvõetav saaja. Kui oleme firmas valmistatud pakkumist nimetada... las ta olla Fjodor Dostojevski. Sain kirja manager projekti heakskiitmiseks CP ja kinnitusest oli fail nimega "DlyaFedi.docx". Manager, saatis mulle selle, dialoogi sarnane järgmise:
- Lugupeetud juhataja, te olete isiklikult valmis läheneda kinni mehe ja helistada teda näkku Fedor?
- Seal kinni pidada isik, see kõik minu nimeks.
- Miks on teile manuse "DlyaFedi"? Kui ma nüüd saadab teda, sa arvad, et ta ostab meie teljed käesolevas kasutusjuhendis?
- Ma lähen siis ümber ...
Miks valmimisaja pomm - potentsiaalne klient rike - või registreeri end lisatööd ümbernimetamine faili? Miks mitte kohe nimetada manus on õige: "DlyaFodoraMihaylovicha.docx" või isegi parem - "KP_Nebo_Topory.docx".
Niisiis, e-posti kui "nägu" on rohkem või vähem välja sorteerida. Liigume edasi e-posti läbivaatamise vahendina efektiivne töö ja rääkida häirivad komponent.
Töö tähed
E-mail - on võimas häiritud. Nagu iga häiritud posti tuleb võidelda poolt eeskirjade karmistamist ja rakendamise ajakava.
Vähemalt, tuleb blokeerida kõik teated saabumist posti teel. Kui teie meiliklient on konfigureeritud vaikimisi, saate hoiatada ja kuuldav signaal, ja pilgutas ikooni kella ja see näitab eelvaate kirja. Lühidalt, teha kõik, et esimene pisar sa eemale raske töö, ja siis sukelduda kuristikku lugemata e-kirju, ja külastamata postituste - miinus tund või kaks elu.
Keegi võimas jõud tahe võimaldab teil mitte lasta end eksitada teate, ja tavalised inimesed on parem mitte kiusate saatus ja neid keelata. In Mozillla Thunderbird on teinud läbi menüü «Tools» → «Seaded» → «Basic» → «Kui uusi sõnumeid."
Kui ei ole teated, kuidas aru saada, et see on kirjas?
Väga lihtne. Sa ise teadlikult kõrvale aeg sõeluda e avage e-posti klient ja näha kõiki lugemata sõnumeid. Seda saab teha kaks korda päevas, näiteks lõuna ajal ja õhtul või seisaku ajal, ütleme, liiklusummikud.
Inimesed küsivad sageli, kuidas reaktsiooniaeg ja kiireloomuliste? Vastus on: sul ei ole kiireloomulised tähed mail. Kui te töötate klienditoega (käesolevas paragrahvis oma tööplaani e-posti teel).
Kui on kiireloomuliste saatja teavitab teid teiste kanalite kaudu - telefoni, SMS, Skype. Siis teadlikult minna e-posti klient ja ravida kiireloomuliste email. Kõik spetsialistidele ajajuhtimise (näiteks Gleb Peaingel oma "Getting Things Done") kuulutada standard vastuse e-posti teel 24 tunni jooksul. See on normaalne reegel etikett - ärge oodake poolt vestluskaaslase instant vastuseid e-posti teel. Kui on tungiv kirjas teatama kiires sidekanalite.
Niisiis, oleme keelanud teatises lisada e-posti klient oma ajakava.
Mida teha, kui käisime postkontoris ja ei tegevuse pealkirjaga "ise" e? Kus on alguse ja lõpu see toimib?
Olen kuulnud palju null postkasti süsteem, kuid kahjuks ei ole täidetud ühte taotlev isik seda. See oli vajalik, et leiutada jalgratast. Artiklid sel teemal on Layfhakere. Näiteks "null sissetulevate». Allpool räägin süsteemi null postkasti minu tõlgendus. Oleksin tänulik, kui GTD guru märkis kommentaare, täiendada või parandada süsteemi kirjeldatud.
On oluline mõista ja aktsepteerida, et e-mail - see ei ole Toiminguajasti ja arhiiv oma äri. Seetõttu kausta "Saabunud" peaks alati olema tühi. Kui sa tuled, et Kontroll hõlmas, ei lõpe ja mitte lasta end ükskõik mida, kuni see tühjendada kaust.
Mida teha rämpsposti oma postkasti? Me peame minema järjest iga täht, ja eemaldage see. Jah, just see valida ja klõpsata klaviatuuri Delete. Kui te ei saa tuua ise kustutada kirja, pead otsustama, mida teha.
- Võite vastata selle kolme minuti? Kas ma pean sellele vastama? Jah, meil on, ja vastus ei võta rohkem kui kolm minutit, seejärel koheselt reageerida.
- Vajaduse rahuldamiseks, kuid vastus ettevalmistamisel võtab rohkem kui kolm minutit. Kui kasutate Toiminguajasti, mis võimaldab teisendada kirju ülesanneteks omakorda meilid ülesanne ja unustada mõneks ajaks sellest. Näiteks ma kasutan absoluutselt suurepärane teenus Doit.im. See võimaldab teil luua isiklik e-posti aadress: edastatakse talle kirja, ja see muutub probleemiks. Aga kui sa ei ole Toiminguajasti, transfeer kirja alamkataloogi "0_Vypolnit".
- Pärast kiiret vastust kirja, muutes selle ülesande või lihtsalt uurimine on vajalik otsustada, mida teha selle sõnumi: saata või hoopis kustutada konkreetse kausta pikka ladustamise.
Siin on mõned kaustad pikaajalise ladustamise mul on.
- 0_Vypolnit. Mul on kataloogi pole olemas, kuid kui te ei ole planeerija taas siin saate lisada tähed, nõudes üksikasjalikku uuringut. See kaust Samuti tuleb regulaarselt puhastada, kuid läbimõeldud lähenemine spetsiaalselt eraldatud aega seda.
- 1_Sprav. Panin siia kirja taustinformatsiooni: teretulnud e-kirju sisselogimise erinevatest veebiteenused, piletid järgmisele lennule, ja nii edasi.
- 2_Proekty. See sisaldab arhiiv kirjavahetus partnerite ja projektide kohta, millel on praeguse suhe. Loomulikult iga projekti või partner likvideerimisel eraldi kausta. Partneri kausta Voltisin kirja mitte ainult oma töötajatele, vaid ka kirju töötajad "Heaven", mis on seotud selle partneriga. See on väga mugav: vajaduse korral kogu kirjavahetus projekti käepärast paar klõpsu.
- 3_Muzey. Ma olen siin, et duši all need kirjad ja eemaldada kahju, ja nende kasu on ilmne. Ka siin rännata kaustu suletud projekt "2_Proekty". Lühidalt, "Muuseum" salvestatud esimese kustutamisele.
- 4_Dokumenty. On tähed elektroonilise dokumentide näidised, mis võivad olla kasulikud tulevikus raamatupidamise osakond, näiteks toimib kohta võrdlevad klientidele pileteid reisi. Folder suuresti kattub kaustad "2_Proekty" ja "1_Sprav", kuid see hoiab raamatupidamisandmed, nagu "2_Proekty" kausta - juhtimine. In "4_Dokumenty" - surnud teavet ning "2_Proekty" - Live.
- 5_Znaniya. Siin panin ainult väga kasulik meililisti, mille ma tahan tulla tagasi aega inspiratsiooni või otsida lahendusi.
On ka teisi seadeid sähköpostiohjelmassasi, oluline see süsteem. Esiteks, Thunderbird vaikimisi kontrollitakse "Mark sõnum lugeda." Ma eelistan seda teha teadlikult, et kasti maha! Selleks minge menüüsse «Tools» → «Seaded» → «Täpsem» → «Reading ja ekraani."
Teiseks kasutamise filtrid. Ma kasutasin aktiivselt rakendada filtreid saatjale aadress meilid automaatselt edasi kuni õigesse kausta. Näiteks tähed advokaat kolis Folder "Jurist". Ma mahajäetud selline lähenemine mitmel põhjusel. Esimene on kirjas advokaadilt 99% juhtudest seotud ühegi projekti või partner, ja seepärast kohaldatakse nende liikumist selles kaustas või projekti partner. Teiseks, ma otsustasin lisada teadlikkust. Sa pead otsustama, kuhu salvestada tähe ja vaata töötlemata postitused lihtsam vaid üks koht - postkastis. Nüüd filtrit kasutatakse ainult Võrgukataloogide korrapärane automaatne sõnumeid erinevate süsteemide, mis on tähed, mis ei nõua mul teha otsuseid. Filtrid Mozilla Thunderbird on konfigureeritud menüüs «Tools» → «Sõnum filtrid".
Niisiis, õige lähenemine e-mail peaks minema 10 kuni 60 minutit päevas, sõltuvalt mahust kirjavahetus.
Oh, ja veel üks. Olete juba keelanud teatise saabumist uusi sõnumeid? ;)