Kuidas korraldada lahe üritus oma
Nõuanded / / December 19, 2019
Roma Stankevich
Produtsent sündmuste Ühiskontor "tabel».
Ma tahan korraldada üritus ise. Millest alustada?
Mõtle idee korral. See ei tohiks olla abstraktne idee, kuid väga konkreetne eesmärk. On selge vastata kolmele küsimusele:
Mida ma tahan korraldada?
Nii et sa vormi määratlemiseks korral. See võib olla isik, festivalLoeng või filmilinastusega. Mõtle, mida publik sa teed ja kuidas paljud inimesed soovite meelitada.
Kus on sündmus?
Tuginedes suurus, otsustada, mida sa vajad koht. Näiteks suletud ruumi 200 inimest, auditoorium 500 inimest ja õueala 70 inimest.
Kui sündmus toimub?
Valige täpse kuupäeva eelnevalt aega teha kõike õigel ajal. Väike üritus 100 inimest saab valmistada kuu ja muusika festival 1000 inimest - mitte vähem kui kuus kuud. Mida varem te otsustate, seda lihtsam on leida koht.
Lõpetas idee oleks: "Ma tahan teha techno poole rannas 31. augustil auks viimasel päeval suvel. Et pool peab olema vähemalt 200 inimest ja kaks külalise DJ. "
Võin teha kõike ise?
Vaevalt. Paljudel juhtudel ja päeval ainult 24 tundi. Seetõttu koguda mõttekaaslastega meeskond parem, mille vahel jagad kõik ülesanded. Noh, kui plakatid tõmbab disainer, et edendada projekti - kogenud SMM-spetsialist ja luua seadmed - zvukach.
Ärge kartke delegeerida osa ülesandeid teistele. Peaasi, et nad olid huvitatud tulemus ja nad võiks tugineda. Sa tõsiselt muuta oma elu lihtsamaks, määrates tootjale korral. Tema ülesanne - lahendada kõik probleemid ja vaidlused, kontrollida meeskonna ja vastutust võtta, mis toimub.
Kui sa ei tea, kust otsida õiged inimesed, et aidata võrguteenuste:
- EventCatalog.ru - suurim andmebaasi saite ja töövõtjad.
- theGIFTED - Instant otsing töötajate ja huvitav tähemärki.
- YouDo - otsivad vabatahtlikud või töötajat väikese tasu eest.
Meeskond on, mida edasi teha?
Tee nimekiri kõikidest juhtudest. Te kindlasti vaja kaaluda ideed korral, määratleda eelarve leida ja valmistada toas, kutsuda muusikuid rentida varustust bännerid, korraldada toitlustamine (toidu kohale ja pakkumise ja joob). Ära peatu enne järgmise igale ei kontrollita.
Saa koos nagu meeskond, arutada tegevuskava ning määrama vastutusalad. Igaüks peab mõistma, mida ta ütleb. Kõigi ülesannete kogum tähtaeg.
kasutamine Trello või "Google arvutustabelid"Töö ülesanded. Mugavalt, kui on sellele dokumendile juurdepääs kogu meeskond.
Kindlasti kirjutada kõiki uusi numbri kontaktide. Parem seda teha iga "Imya_Dolzhnost_Data sündmus." Näiteks "Vlad Fotograaf 15.07." Nii et sa ei saa segi ajada.
Ma kardan unustada midagi. Kas mul on eskiisprojekt?
Võimalik. Standard plaan on järgmine:
- Korraldada kohtumisi vabatahtlike meeskonnad ja sponsorid.
- Valmistage piletid, hotelli ja üleandmise kutsutud külalistele.
- Tellimus disaini ja trükkida infolehed, plakatid, kaubamärgiga T-särgid ja kõike muud, mida vaja ette maalida ja printida.
- Rentida ja valmistada kohapeal. Mõtle kohti külastajatele, personal, seadmed ja parkimine. Ühtlustada nimekirja külalised ja korraldajad saidilt omanikele.
- Näevad ajastus sündmus - et mingil ajal toimub. Sa pead teadma täpset hetke, mil toite, ja kui nimetatud juhtima.
- Rentida seadmeid. Minimaalne komplekt: sülearvuti, kõlarid, mikser, kaks mikrofonid, ekraan ja projektor. At suurürituste on kasulik suhelda raadio meeskond peakomplekti.
- Läbirääkimisi fotograaf ja -videograaf. Kehtestada lähteülesanne, kokku leppida tingimused ja sõlmida leping.
- Palkamiseks: turvalisus, garderoob, kelnerid, koristusteenus. Inimeste arv sõltub sündmus. On võimalik, et te ei pea täiendavat personali või vabatahtlike võib leida.
- Leia liider. See on oluline. Alates see sõltub meeleolu külalised ja üldise atmosfääri korral.
- Mõtle logistika kuidas pakkuda inimestele, seadmed ja toidu kohale sündmuse ja tagasi.
Kõrvalekalle - pigem normiks kui erandiks. Anda varuplaani iga punkt: mida teha, kui sa äkki loobuma kohtusse? Ja kui on probleeme heli? Ja kui see hakkab vihma?
Ma ei ole kindel ma ei leia raha projekti. Millised on minu võimalused?
Kõigepealt arvutatakse ligikaudne eelarve korral ja teha eelarve. Pöörake tähelepanu kõigile kulud: Ruumid, seadmed, kutsutud külalised, reklaam, trükkimine, logistika, toitlustus, meeskond. Näiteks kulud kutsutud külalistest piletimüügi, majutust, toitlustust, ülekanded ja teenustasusid. Kulutused käsk: pöörates telefoni arved, toit, ostmine rekvisiidid.
Kui sa mõistad, kui palju täpselt, mida vaja, hakkavad koguma raha. Kust neid leida - see sõltub Ürituse formaat.
Kui te midagi korraldada sotsiaalselt olulist (festival graffiti, populaarteaduslikke loenguid kooliõpilastele), saate taotleda toetust, et alustada raha leidma Planeta.ru või meelitada vabatahtlikele.
Kui te teete kaubandusliku sündmus - vaata sponsor huvitatud PR. Tee ilus esitlus ja selgelt kirjeldama, millist kasu sponsori saavad osaleda oma projekti ja mida on vaja teda. Lihtsalt olla aus ja ei luba, mida ei saa teha. Teil on parem võimalus edu kui sihtrühma oma sündmus langeb kokku sihtgrupp sponsorettevõttelt.
Kui teil korraldada pulmi parim sõber - Ühendage sõbrad ja tuttavad. Nad võivad anda teile sobiva saidi, tehnikat ja kapten.
Hea viis vähendada eelarve äritegevusega - kauplema töövõtjad ja töö barter alusel. Kõige kallim ettevõtjad - toitlustamine ja alkohoolsete baar. Pane oma tingimused, ette selge pädevus ja ärge kartke küsida allahindlust.
Mida otsida, et kõik oli kõrgusel?
Tähtis iga detail, isegi arvu tualettide ja kohalolekut veloparkovki. Aga seal on viis põhielementi, mis määravad edu igal juhul:
- Light. Hea kerge - see on kui oleks selgelt näha, on tähelepanu ei ole pime, ja külalised ei lange kole varje.
- Sound. Kontrollige tehnikat paar korda, reguleerida mikrofoni ja nõus omaniku ruumi müra normid kohas.
- Puhtus. Nr prügi, määrdunud põrandad ja tagastamata tualetid.
- Turvalisus. Õpi evakueerimisplaan ja käitumise koolitus meeskonnad ja vabatahtlikele. Igaüks peaks teadma, kus varuväljapääsud, tulekustutite ja esmaabi komplekt.
- Temperatuur. Keegi ei tohiks olla liiga kuum või liiga külm - see on vajalik, et kontrollida, et õhuringlus ja lihtsamini hooldatav parandajad. Mugav temperatuur siseruumides soojal - 23-25 ° C, külmas - 22-24 ° C. Kui sa kulutad muusika festival, peab temperatuur olema madalam (20-22 ° C), kuna pärast tantsu stseen üldse kindlasti kuum.
Kes tuleb koordineeritud meetmeid, et vältida visati välja politsei?
Sa pead valmistama kaks teated: haldamine linna ja politseid (kui sündmus on väiksem kui 2 000 inimest). Neid võib saata posti teel või kulleriga, kaks koopiat iga organ. Kui te plaanite sündmus, mis on rohkem kui 2 000 inimest, peate lisaks märguandeid saata valitsuse piirkonna ja piirkondlike politseid.
Teates on kirjutatud vabas vormis: see on vajalik täpsustada, et soovite rakendada, millise nime ja ürituse eesmärgist, kus ja millal see toimub, kui palju oodatakse osalejaid, kes korraldajate. Näited uudiseid otsida internetist.
Sõlmida lepinguid kõikide töövõtjad, kes sulle pakkuda tehnikat, toitlustus- või rendile andma ruumi. Läbirääkimisi selgelt kõik üksikasjad ja veenduge, et nad on nõus. Näiteks, kui kokku lepitud, et lõplik koristamine ruumide omanik, objekt peaks olema leping.
Kuidas teatada sündmuse sellest nii palju inimesi kui võimalik?
Andke sellele nimi ja logo. Olgu disainer tõmbab plakatid ja arendada korporatiivne identiteet. Tee lihtne saidi informatsioon sündmus - näiteks Tilda.
Saada välja pressiteate infot sündmuse, mida, millal ja kus veedate, kes korraldajate, partnerite ja sidusrühmadega. Proovi huvi ajakirjanikud. Ärge kirjutage liiga kuiv ja esitada pressiteateid spetsialiseerunud meedia - kes on sama sihtrühm oma ürituse. Võta toimetuses kõige saite võib leida üldkasutatav.
Ära unusta edendamine sotsiaalsete võrgustike. Loo määramisest Facebook, «VKontakte" ja sündmused lehte Instagram. Sihitud reklaamide ja kuvab õigesti seadistatud peaks ainult teie sihtrühmale reklaami eelarve ei lähe raisku. Küsi suur asulate ja blogijad rääkida oma sündmus nende lehtedel. Kui te ei ole hea SMM, loe blogi "Netologii" - seal on palju kasulikke materjale edendamine sotsiaalseid võrgustikke.
Kõik on valmis. Midagi muud, mida vaja anda?
Täielikult valmis. At korraldaja peab alati koormatud telefoni- ja internetiühendus, akulaadija, sülearvuti asendamine pikenduskaabel, HDMI adapterid kõik võimalik pistikud, kleebised, lint, mitu tulemasinad, kirjatarbed nuga, kleeplinti ja valuvaigisteid puhul valu peas.