10 nõuannet, mis aitavad teil tõhusalt kodus töötada
Tema Töö / / January 07, 2021
1. Looge kõigile töötajatele üks tööruum
Ärge andke seda alluvatele edasi, muidu muutuvad väljakujunenud protsessid kaoseks, kui töötajad ei näe üksteise tööd ega saa aru, kes mille eest vastutab. Seetõttu on elementaarsed ülesanded takistatud, töötajad kaotavad seotuse ja töö efektiivsus kipub nulli minema.
Siin on minimaalne tööriistakomplekt, mis võib teile kasulik olla:
- Ülesannete juht. Sellega on mugav seada ülesandeid, jälgida osakondade ja iga töötaja töökoormust.
- Üldkalender. See aitab teil pidada puhkuste ja puhkepäevade kava ning planeerida ka olulisi sündmusi, näiteks telefonikõnesid klientide või kolleegidega, nii et te ei peaks koosolekul osalejatele neid isiklikult meelde tuletama.
- Sõnumitooja kiireloomuliste probleemide lahendamiseks. Saate luua üldise vestluse kogu ettevõttele ja väiksemad jututoad üksikute meeskondade ja projektide jaoks.
- Pilvandmete salvestamise ja dokumendilahendused. Need on kasulikud kõnede ajal koostööks ja lingi jagamine on lihtsam kui dokumentide ja raskete failide saatmine posti teel või messengeris.
See teenus aitab teil korraldada kogu meeskonnale ühe inforuumi. Bitrix24 on omamoodi ettevõtete sotsiaalne võrgustik, kus saate luua gruppe, kirjutada postitusi ja postitada ettevõtte uudiseid. Looge ettevõtte leht, kutsuge kõik töötajad sinna ja töötage täpselt nagu kontoris, ainult kodust. Pange ülesandeid ja jälgige nende edenemist, avage ettevõtte jaoks üldine vestlus, korraldage planeerimiskoosolekuid ja videokonverentse, leppige koosolekud kalendrisse. Oluliste dokumentide hoidmiseks on jagatud ketas ja CRM aitab teil hoida klientide interaktsioonide üle kontrolli.
Proovige seda tasuta
2. Hoidke ühendust nendega, kes töötavad kodus
Kaugtöö ei ole põhjus distsipliini unustamiseks ja vabale graafikule üleminekuks, kui töö tegemiseks eraldatakse aega põhimõttel "teen seda, aga siis". Rääkige üldkoosolekul töötajatele uuest tööformaadist ja määrake tööpäeva piirid: näiteks 9–18 tundi peaksid kõik olema ühenduses ja peate hoiatama vähemalt paari vaba aja eest päeva.
Kuigi te kõik töötate kaugjuhtimisega, olete siiski üks meeskond. Jagage ettevõtte uudiseid, rääkige regulaarselt (vähemalt kord nädalas) täidetud ülesannetest ja uutest plaanidest, tähistage avalikult osakondade edukust. Lõpuks ärge unustage soovida oma töötajatele head sünnipäeva. See aitab säilitada meeskonnavaimu ja alluvad ei tunne end saatusest unustatuna ja hüljatuna.
3. Sisestage vestluse reeglid
Vestlused on mugav tööriist, kuid neil on oma puudused. Pidev sõnumivoog häirib sama palju kui kontoris olevate naabrite lobisemine, nii et see on mõistlik teha vahet suhtlemisel ja alustada eraldi vestlusi kiireloomuliste küsimuste ja igasuguste vestluste jaoks, mitte asjakohane. Ja seda vestlust saab puhta südametunnistusega maskeerida ja pärast tööpäeva lõppu uuesti lugeda.
Ärge kasutage vestlusi keeruliste probleemide lahendamiseks, kui peate saama kõigi meeskonnaliikmete arvamuse. Väljumisel saate palju sõnumeid, kuid te ei jõua ühe lahenduseni, mis sobib kõigile. Parem on kõnes kokku leppida ja vestlusesse üles märkida, millega te lõpuks kokku sattusite.
Ja püüdke mitte tekitada asjatut müra: ärge jagage üht sõnumit tosinaks stiilis „Tere. Siin see on. Ülesanne on uus. " Austage teiste aega ja ärge sundige vestluskaaslast pidevalt teadetest häirima.
4. Tehke meeskonnaga regulaarselt videokõnesid
Esiteks aitab see hoida sõrme pulsil ja jaotada töökoormust ümber, kui üks töötaja lämmatab ülesandeid ja teine kannatab jõude. Teiseks on see hea vahend alluvate meeleolu jälgimiseks: vestlustes olevad lühisõnumid ei edasta ju intonatsiooni ja isikliku vestluse käigus saate teada, mis keda muretseb.
Ärge helistage näituse jaoks. Planeerige iga vestluse sisu, teavitage kõiki osalejaid eelnevalt sellest, mida arutatakse, ja selle tulemusena koostage koosoleku protokoll: mille nad otsustasid, millised ülesanded pandi ja kes vastutab nende elluviimise eest. Ettevõtte käekäigu jälgimiseks ei pea te iga nädal helistama. Töötajad saavad oma juhtidega regulaarselt suhelda ja nad annavad teile juba aru.
5. Koostage selge töögraafik
Igal töötajal peaks olema juurdepääs kogu teabele, mida võib töötamise ajal vaja minna. See on eriti oluline uustulnukate jaoks: neid tuleb ajakohastada ja kohanemine kaugemas asukohas võib võtta kauem aega kui kontoris toimuva otseühenduse korral. Et uus töötaja infovoogu ei eksiks, määrake talle kuraator, kes suudab vastata kõikidele küsimustele ettevõtte elu ja töö kohta.
Ideaalis peaks ettevõtte töö teadmistebaas olema korraldatud nii, et isegi juhul, kui võtmetöötajad haigestuvad või lähevad puhkusele, ei seisa protsessid. Looge dokumendid, mis selgitavad väga üksikasjalikult, mida teha tüüpilistes tööolukordades, ja muutke need avalikult kättesaadavaks.
6. Salvestage kõik ülesanded ülesannetesse
Seda reeglit tuleks rakendada mitte ainult sunniviisilise eemaldamise ajal. Ärge tuginege suulistele kokkulepetele: kui pole seatud ülesannet, pole tulemust.
Siin on lihtsad reeglid, mille abil saab ülesandeid tõhusalt ja õigeaegselt lahendada:
- Tehke oma ülesanne selgeks. Ärge sundige alluvaid selgeltnägijaid mängima ega lisateavet sõnade abil välja püüdma. Töötaja peab kohe aru saama, mida temalt soovitakse.
- Määrake vastutavad inimesed ja täitjad. Vastasel juhul on oht, et alluvad viskavad ülesande lõputult üksteise otsa ja selle tulemusel keegi seda ei tee.
- Määra tähtajad. "Millalgi" tehtav ülesanne on tõenäoliselt kunagi lõpule viidud.
- Vasta küsimustele ja anna tagasisidet. See suurendab usaldust oma meeskonna vastu ja suurendab eduka ülesande tõenäosust.
7. Rutiinsete protsesside automatiseerimine
Kontoris on kõik lihtne: kui peate kirjutama avalduse puhkuseks, läheb töötaja HR-i, võtab valmis vormi, täidab selle ja annab selle allkirjastamiseks. Eneseisolatsioonis muutuvad harjumuspärased küsimused probleemiks: üks töötaja tahab aja maha võtta ja teine peate maksmiseks arve kiiresti allkirjastama, vajate juhataja allkirja, kuid seda pole kuskilt võtta - mitte tema kodus mine.
On ainult üks väljapääs: otsida võimalusi paberimajandusest loobumiseks ja kogu töö tähtsate paberitega elektroonilisse vormi viimiseks.
8. Looge selge ja läbipaistev juhtimissüsteem
Teid võib valdada kahtlus, et töötajad teevad kodus midagi, kuid ei tööta. Muidugi on kontroll vajalik, kuid oluline on säilitada terve mõistus. Kui tõmbate pidevalt alluvaid taga ja küsite, kuidas nende projektidega lood on, ei tööta nad kiiremini, kuid pidevalt koguneb pinge, mis varem või hiljem toob kaasa konflikti.
Leppige osakondade juhtidega kokku, et nad koguvad igal hommikul töötajatelt teavet praeguse koormuse kohta ja vajadusel edastavad selle teile. Kontrollige mitte protsessi, vaid tulemust. Seega saab suuremahulisi projekte jagada selge tulemuse ja ajapiiranguga mitmeks etapiks, et lahendada tekkivad probleemid nende tekkimisel.
9. Viige oma müügiosakond CRM-i
CRM on automatiseeritud kliendisuhete haldamise süsteem. Lihtsamalt öeldes on see spetsiaalne tarkvara, mis salvestab kõik kontaktid kliendiga alates esimesest kõnest kuni müügini.
Kaugemal asuval saidil saab CRM müügiosakonnast tõeliseks päästeks. See võimaldab minimeerida inimfaktorit: juhid ei takerdu tavapärastesse toimingutesse, nad ei unusta neid üksikute klientide jaoks ning on alati teadlik sellest, millises etapis iga tehing on ja milline peaks järgmine olema samm. Ja juht saab jälgida iga spetsialisti tegevust ja vajadusel töökoormust ümber jagada.
10. Suhtle klientidega CRM-i kaudu
Olukord: lauatelefon jäi kontorisse, kuid kuidagi on vaja klientidega rääkida. Ja kontrollsuhtlust ka - muidu on raske mõista, miks paljutõotav tehing läbi kukkus. Sisseehitatud telefoniteenustega CRM aitab sellest: see võimaldab teil ühendada mitte ainult kõnesidekanaleid, vaid ka vestlusi saidil ja kullerites. CRM-is on mugav vastata kirjadele ja sõnumitele ning kogu kliendiga suhtlemise ajalugu siseneb kohe tema kaardile.
Selleks, et juhtidel ei häiriks rutiin, määrake robotitele mõned ülesanded. Nad saavad kliendile helistada või kirjutada ja täpsustada kontaktteavet, valida mugava makseviisi või koguda teenuse kvaliteedi kohta tagasisidet ning sisestada seejärel kõik vajalikud andmed CRM-i.
Alustage Bitrix24-ga töötamist