Kuidas rohkem teha, ülesandeid õigesti seada ja töötajate aega juhtida
Tema Töö / / January 07, 2021
Andrei Tšumatšenko
Netpeak Internet Marketing Agency asutaja ja juhtpartner. Telegrammi kanali autor Kurb aga tõsi.
Tõenäoliselt ei rääkinud ainult laisk avalik inimene sellest, kui oluline on tööaja planeerimine, et teha rohkem, teenida palju ja olla üldiselt "enda parim versioon". Kuid millegipärast seisavad meil silmitsi tähtajad ületamata, täitmata või valesti tehtud ülesanded. Jagan oma meetodeid, kuidas juht saab töötajate tööaega tõhusalt korraldada, kuidas ehitada üles suhtlus ja seada ülesandeid nii, et need oleksid õigesti täidetud.
Eemaldage kõik mittevajalikud
Aja planeerimine. Ma armastan seda sõna. See on väga mugav: ma pole üldse tööl aeglane ja halb, mul on probleeme ajaplaneerimisega.
Minu retsept on eemaldada kõik mittevajalikud või, nagu ma seda nimetan, lõigata jama. Kustutage ja keelake kõik, mida te ei vaja.
Rohkemaks tegemiseks ei vaja te 25 tundi päevas, vaid peate kulutama vähem aega kasututele asjadele.
Tööl on vaja suhelda sageli - ühendada kogu kirjavahetus ühes sõnumitoojas ja mitte kunagi minna teiste juurde.
Kas olete arendaja? Ei? Miks siis vajate rohkem kui ühte brauserit? Kas olete kindel, et vajate kolme sama tekstiredigeerimisrakendust? Ja nii edasi.
Minu töös alates voolama suudab välja lüüa mitu regulaarselt juhtuvat asja: sõnumid messengeris, sissetulevad kirjad posti teel, kontorisse sisenenud inimene, telefon heliseb.
Nii võtsin telegrammis kokku kogu suhtluse, lülitasin kõigi vestluste teated välja, arhiivisin kõik kanalid - nii et ma ise saan otsustada, millal mul on aega vastata.
Postis loobusin kõigist postitustest, välja arvatud 5-6 kõige vajalikumat. Nende kokkuvõtte kogumiseks kasutan teenust Unroll.me, mis tuleb üks kord nädalas minu jaoks sobival ajal. Samuti kontrollin oma kirju paar korda päevas ja mitte kohe pärast kirja saamist.
Telefonis palun lihtsalt, et ma ei helistaks - saate peaaegu alati kirjutada või dikteerida sõnum. Ja isiklikud kohtumised toimuvad ainult vastavalt plaanile - panen need kalendrisse (seda on väga mugav teha Calendly.com abil), tavaliselt nädalapäeva pärastlõunal.
Retsept on lihtne ja ilmne, kuid nagu näitab praktika, ei rakendata seda alati ja mitte kõigil, kellel on probleeme ajajuhtimisega.
Rakenda järelmeetmeid
Sageli korraldan koosolekuid, mis on kõigile nii kallid. Ehkki need häirivad inimesi töölt, on nad siiski kõige mugavam viis uue teabe edastamiseks. kohe suurele hulgale inimestele, töötlege vastuväited ja vastake küsimustele, mis kohe ära kuulatakse kõik.
Aga kuidas teha kohtumine tõhus? Eriti kui neid peetakse 20–50 inimesele ja ei saa kuidagi tagada, et kõik kuulaksid tähelepanelikult.
Lihtsaim ja tõhusam viis on paluda kõigil kohe alguses järgida. See tähendab, et on kirjutatud kõik, mis tundub oluline. Ja kohe pärast koosolekut saatke tekst teile isiklikult posti või messengeriga.
Saatejuhi jaoks võimaldab see meetod esiteks kohe näha, kes ja kuidas teavet tajub. Ja teiseks, et saada kiiret tagasisidet: kas publiku põhisõnumid tulid või tuleb teie kõnelemisoskust veel parandada.
Ja loomulikult aitavad järelmeetmed täita koosoleku peamist eesmärki - veenduda, et kõik tõesti kuulevad ja meelde jäänud oluline teave.
Hinnake õigesti ülesande täitmiseks kuluvat aega
Esialgu tundub, et ühegi ülesande täitmiseks kuluvat aega on võimatu õigesti hinnata. Veidi hiljem näete praktikas, et see on tõesti nii.
Seetõttu on iga ülesande hindamine omamoodi diplomikaitse. Töötaja ütleb, mitu tundi ta plaanib rakendamisele kulutada, ja juht kas nõustub või palub põhjendada, miks see võtab nii palju või nii vähe aega.
Just selle "kaitsega" (kui seda ei tehta näituse jaoks ja juht saab aru, mida ta teeb töötaja) probleemi hindamine on tõesti mõttekas.
Erinevad inimesed hindavad oma tööd erinevalt. Keegi hindab riba üle ja värbab hulga ülesandeid, eraldades igaühele kordades vähem aega, kui tal kulutada tuleb. Mõni, vastupidi, kindlustab end uuesti ja paneb igale ülesandele aega vääramatu jõu ja “mõtlemise” jaoks.
Hea juht peaks esitama õigeid küsimusi:
- Miks vajate selle ülesande täitmiseks X tundi?
- Loeme uuesti läbi probleemi tingimused ja selle rakendamise definitsiooni. Kas olete kindel, et mõistsite kõike õigesti ja arvestasite sellega?
- Kui teete sellist ülesannet esimest korda, kas olete varunud tutvumiseks aega?
Ja muidugi on alati hea, kui ettevõttes on mitu sama tüüpi ülesandeid täitvat töötajat. Pähe saate keskenduda keskmisele näitajale, mis arvutatakse töötajate hinnangute põhjal.
Kasutage kontrollnimekirju
Kujutage ette, et teil on töötaja jaoks ülesanne. Ja see kõlab umbes nii: "Käivitage omaette selline ja selline uus teenus." Töötajal on sellise ülesande täitmiseks kolm võimalust:
- Minimaalne. See tähendab, et kõik teha täht-tähelt, täita ülesanne ametlikult. Teenus käivitatakse, kuid puuduvad uuringud, hinnamudelid ja arusaam sellest, kes ja mida täpselt teeb. Müügi- ja turundusosakonnal puudub teave selle kohta, kuidas ja kellele seda müüa.
- Maksimaalne. St läheneda ülesandele energiliselt ja suure entusiasmiga. Tehke tohutul hulgal uuringuid, suhelge teiste turul olevate ettevõtetega, moodustage tosin mudelit hinnakujundus, pidage ettevõttes mitu kohtumist (juhtkonna, meeskonna juhtide ja iga meeskonnaga eraldi), tehke mitu ettekannet igale potentsiaalsele sihtrühmale.
- Õige. See lähenemine on esimese ja teise variandi vahel kuskil keskel: viiakse läbi segmentide 5–7 ettevõtte uuring, koostatakse arusaadav kontseptsioon, tehakse üks esitlus või sihtleht. Toimub üldkoosolek, kus edastatakse teenuse müügi põhiteave.
Selleks, et töötaja ei saaks tööülesannete täitmisel liiga vähe või liiga palju teha, kasutage kontrollnimekirja - nummerdatud loetelu toimingutest, mida tuleb tulemuse saavutamiseks teha. Eriti kasulik on kasutada kontroll-loendeid, kui te pole kindel, et töötaja 100% aru saab, kuidas selliseid teha ülesanne, - näiteks polnud ta lihtsalt varem midagi sellist teinud. Kui olete maalimiseks liiga laisk, valmistuge valikute nr 1 ja 2 kasutamiseks. Sa lõpetad selle hiljem, vastasel juhul kulutab töötaja oma aega ja meeskonna aega mittevajalikele toimingutele.
Loe ka🧐
- Miks meil tähtajad puuduvad ja kuidas seda peatada?
- Kuidas edukad juhid oma päeva veedavad
- 8 asja, mida tuleb õppida produktiivsemaks