Kuidas tööülesandeid õigesti delegeerida
Varia / / June 04, 2021
Kategoorilised korraldused, tähelepanematus töötajate huvides ja tänulikkuse puudumine ei ole meeskonnas kõige tõhusam lähenemisviis ülesannete jaotamisele.
Hea juht ei ole see, kes kõik oma õlgadele laseb, vaid see, kes suudab kokku panna tugeva tõhusa meeskonna ja jaotada pädevalt vastutust, ka planeerimata.
Delegeerimine, see tähendab ülesannete delegeerimine ühelt töötajalt teisele, aitab6 strateegiat oma töötajate kaasamiseks / Harvardi veebikool tõsta meeskonnas seotuse taset ja juhid, kellel see on keskmiselt õnnestunud, toovad kaasaDelegeerimine: tohutu juhtimisprobleem ettevõtjatele / Gallup Business Journal nende ettevõtetel on 33% suurem tulu kui teistel.
Kuid lihtsalt öelda "tehke seda" on vale. Tellimustoon, halvasti planeeritud ülesanne, selgituse puudumine - see kõik võib põhjustada tagasilükkamist ja selle tulemuseks olla mitte parim tulemus.
Harvardi ärikooli ekspert Lauren Landry ütlesKuidas tõhusalt delegeerida: 9 nõuannet juhtidele / Harvardi ärikool veebis eeskirjad, mis aitavad tõhusalt delegeerida ja tulemuslikkust parandada.
1. Hinnake töötajate võimeid
On ülesandeid, mida ei saa delegeerida. Näiteks on need teie kohustuste lahutamatu osa. Või puuduvad teisel töötajal teadmised ja kvalifikatsioon selliste ülesannete täitmiseks. Või vastupidi, need on palju lihtsamad kui need, mida ta tavaliselt teeb. Näiteks paluda müügijuhil või audiitoril leida kontorikohviautomaadi parandamiseks kapten, oleks pehmelt öeldes kohatu.
Üldiselt, enne kui kellelegi midagi usaldate, peaksite endalt küsima:
- Kas inimene saab selle ülesandega hakkama? Kas tal on piisavalt aega või segab see tema muid kohustusi?
- Kas töötajal on piisavalt teadmisi ja oskusi? Või peate teda nii kaua kursis hoidma, et seda oleks lihtsam ise teha või mõni teine spetsialist leida? Oletame, et peate kirjutama aruande meeskonna töö kohta projektis, kuid kolleeg, kellele soovite selle teha, teeb seda üldiselt Ma pole kunagi sellist asja teinud, mis tähendab, et äri edeneb aeglaselt, kriuksudes ja võib-olla peab kõik ümber kujundada.
- Kas see ülesanne aitab töötajal mõnda oskust parandada, kogemusi omandada? See ei ole kohustuslik, kuid see oleks tore.
- Kas on töötajat, kes saaks sellega paremini hakkama?
2. Püüdke arvestada kõigi huvidega ja vajadustega
Näiteks peate korraldama meeskonna loomise kogu meeskonnale, kuid selleks pole spetsiaalset töötajat. Kuid on inimene, kes on tugev suhtlemises ja sooviks saada kogemusi ürituste korraldamisel, koolitustel ja personalijuhtimisel. Saate seda ülesannet talle pakkuda.
Või jääb ettevõte ajutiselt ilma SMM-i spetsialistita, kuid on keegi, kes suhtleb sotsiaalvõrgustike algoritmides hästi ja ei viitsi turunduses kätt proovida.
Muidugi pole see alati võimalik. On igavaid ülesandeid, mis ei meeldi kellelegi. Kuid sellegipoolest ei ole üleliigne meeskonda kriitiliselt hinnata ja mõelda, kellele uuest ülesandest kasu võiks olla.
3. Pange ülesanne õigesti
Töötaja poole pöördudes selgitage, miks soovite ülesande talle usaldada, kuidas see võib olla kasulik ettevõttele ja talle isiklikult. Kiida ja loetle kindlasti tema tugevad küljed, mis su valikut mõjutasid. Ole viisakas.
Rääkige meile ülesandest üksikasjalikult. Teil on selge eesmärk ja ajakava. Esitage kõik nõutavad dokumendid ja muu teave. On väga hea, kui kõik vajalikud materjalid on selged ja struktureeritud, nii et töötaja ei peaks kulutama mitu tundi, et välja mõelda, mis on mis.
4. Tagage normaalne suhtlus ja mugav õhkkond
Andke inimesele teada, et olete alati olemas, et aidata, soovitada ja küsimustele vastata. Hoiatage, et kui ta mingil põhjusel toime ei tule või tähtajast mööda saab, saab ta teiega rääkida ja koos mõtlete midagi välja.
Küsige, mida tal on ülesande täitmiseks vaja. Teil võib tekkida vajadus anda talle lisateavet või näiteks vabastada ta jooksvatest asjadest.
Oluline on jääda sõbralikuks, et töötaja ei kardaks teiega ühendust võtta, kui midagi valesti läheb.
5. Tee kindlaks
Kui teete mõne ülesande ise, kontrollite olukorda täielikult. Kui keegi teine asub tööle, võib tekkida miljon probleemi, mille tulemuseks võivad olla halvad tulemused või tähtaegade ületamine.
Mõelge ette, mida teete sündmuste ebasoodsa arengu korral. Ole valmis ülesande ise täitma või selle kiiresti kellelegi teisele tellima.
Püüdke neid olukordi käsitleda mitte läbikukkumisena, vaid kogemusena, mis aitab teil paremini mõista oma meeskonda, selle võimalusi ja organiseerituse taset.
6. ole kannatlik
Jah, on asju, mida on kiirem ise teha kui kellelegi usaldada, ja siis kulutada aega küsimustele vastamiseks ja tulemuse jälgimiseks.
Oluline on meeles pidada, et te pole inimese orkester ja efektiivse töö jaoks peate oma meeskonda arendama, andma töötajatel võimalus teha midagi uut, muutuda pädevamaks, õppida ka nende endi käest vigu.
See tähendab, et peate olema kannatlik, kui keegi küsib liiga palju küsimusi või saab ülesandega hakkama aeglasemalt, kui eeldasite.
7. Küsige tagasisidet
Kui ülesanne on tehtud, rääkige kindlasti töötajale, kuidas hindate tema tööd: mis teile meeldis ja miks olete valmis teda kiitma, milliseid punkte võiks paremaks muuta, mida tuleks selleks teha ja millele tähelepanu pöörata tulevik.
Ole õige. Ärge vanduge, ärge tõstke häält, ärge alavääristage ega kritiseerige ilma põhjuseta. Alustage kindlasti kiitusega ja rääkige siis õrnalt sellest, millega tuleb vaeva näha.
Kui inimese ülesanne oli uus ja raske, küsige temalt, kuidas ta selle kallal töötas. Mis oli lihtne ja mis mitte, mis oli huvitav ja mis ei meeldinud üldse, kuidas ta ise hindab tulemust, mida tahaks parandada ja kuidas kavatseb seda teha.
8. Ärge unustage aitäh öelda
Ja mitte ainult üks-ühele, vaid ka avalikult, eriti kui ülesanne polnud lihtne. Kiida inimest kogu meeskonna ees, anna talle lisapuhkusepäev, märgi parimaks töötajaks, kui ettevõte seda harjutab.
Samuti ei tohiks te omastada kellegi teise töö vilju. Selle asemel, et öelda: "Ma korraldasin meeskonna loomise" või "Ma koostasin aruande", on parem rõhutada, et olete kõik koos ette valmistanud ja teie kolleeg aitas palju. Inimesed hindamakui nende teenuseid tunnustatakse, muudab see nad rohkem töösse ja ettevõttele lojaalseks.
Loe ka🧐
- Kuidas juhtida oma meeskonda vigadeta: 8 nõuannet ühise turukorralduse kaudu
- 5 elu häkki algaja juhi jaoks
- 4 levinud viga, mida uued juhid teevad