Kuidas planeerida kohtumisi, et need oleksid tõhusad

Teile ei pruugi koosolekud meeldida, kuid peate need siiski korraldama. See on iga ettevõtte töövoo oluline osa. Üks viis kohtumiste kasulikumaks ja kiiremaks muutmiseks on nende hoolikas planeerimine. Majandusdoktor Olga Demjanova raamat „Kiired ja tõhusad kohtumised. Valmistamisest kuni soovitud tulemuse saavutamiseni. "

Kirjastuse "Alpina Pro" loal avaldab Lifehacker katkendi teisest peatükist.

---

Kohtumised ise pole probleem. Need on isegi vajalikud ja on võimu juhtiv atribuut. Peate vabanema pikaajalistest kasututest ja ebaefektiivsetest kogunemistest.

Kõige tavalisemad kohtumised:

• iganädalane;
• strateegiline;
• töötajad;
• aruandlus;
• kohtumiste planeerimine;
• ajurünnak;
• ärivestlused ja kohtumised;
• briifingud.

Kõik need tüübid võib jagada nelja põhirühma:

1. kestuse järgi: kiire (kuni 30 minutit) ja pikaajaline (üle 1 tunni);
2. osalejate arvu järgi: kuni 10 inimest või rohkem;
3. eesmärgi järgi: töö-, poliitiline ja informatiivne;
4. aja järgi: planeeritud ja planeerimata.

Koosolekute ajakava nõutavad atribuudid

Mida planeerida:

• eesmärgid;
• päevakord;
• kutsutute nimekiri;
• ajakava;
• infomaterjalid;
• vastutab protokolli pidamise eest;
• määrused etendused.

Esiteks peab juht arvestama koosoleku eesmärkidega. See on päevakorra ja osalejate nimekirja, aja ja määruste lähtepunkt.

Kohtumiste peamised eesmärgid:

1. Uus teave - teabekoosoleku jaoks:

• olulised uudised ja poliitika muudatused;
• plaanide ja strateegiate arutamine;
• lühiajaline prognoosimine;
• uute toodete ja lähenemisviiside tutvustamine;
• eelarve arutelu;
• personaliküsimused.

2. Sündmuste jälgimine ja operatiivsete otsuste tegemine - korralisteks koosolekuteks:

• peamised riskid ja raskused;
• edusammude hindamise parameetrid;
• võtmeprotsesside ja vajalike muudatuste hindamine;
• arutelu toimuva üle: mis läheb hästi, mis vajab parandamist;
• peamised õppetunnid ja tegevuste tulemused;
• jõupingutuste koordineerimine;
• side.

3. Motivatsioon - loomingulised kohtumised, uute lähenemisviiside väljatöötamine ja meeskonna loomine:

• motivatsioon tegutsemiseks;
• kollektiivne otsuste tegemine;
• austades individuaalset ja kollektiivset edu.

Seega mõjutab eesmärk koosoleku tüüpi ja selle korraldamise mudelit. Näiteks briifingud erinevad osalejate arvu ja aja pikkuse poolest. Tavalised on plaanilise iseloomuga, ajaliselt kiiremad ja piiratud osalejate arvuga. Loomingulised kohtumised nõuavad erilist ettevalmistust: mööbli (tavaliselt eraldi lauad), tee, kohvi ja mitteametliku õhkkonna korraldamist; ei nõua kleitkoodi järgimist.

Eisenhoweri maatriks koosolekuküsimuste järjestamiseks

Tuleb meeles pidada, et koosolek on platvorm, kus tehakse olulisi otsuseid ja ületatakse probleeme. Eisenhoweri maatriks on valdkond, kuhu kogutakse kõik probleemid ja küsimused. Neid järjestatakse tähtsuse ja kiireloomulisuse järgi.

Ruut A: olulised ja kiireloomulised küsimused

Oluliste ja kiireloomuliste asjade väljak peaks olema tühi või väike. See näitab, et tähtaeg on käes. Kui selliseid juhtumeid on palju, on see märk organiseeritusest. Näiteid ruudukujulistest juhtudest:

• juhtumid, mis on otseselt seotud teie funktsionaalsete ülesannetega ja mõjutavad teie ülesandeid tõhusust;
• juhtumid, mille ebaõnnestumine võib tekitada probleeme;
• tervise ja psühholoogilise kliimaga seotud küsimused meeskonnas;
• meeskonna turvalisust mõjutavad küsimused;
• juhtumid, mille tulemused tuleb kooskõlastada või esitada oma juhtkonnale.

Ruut B: olulised, kuid mitte kiireloomulised küsimused

Kui ülesannetel või küsimustel pole kiireloomulisust ja nende täitmisel pole täpsustusi, määrab täitja ise ajastus. See ruut sisaldab kõiki asju, mis on seotud teie ettevõtte funktsionaalsusega, asju, millega tegelete regulaarselt ja reeglina on nende rakendamine seotud ettevõtte üldise ajakavaga (näiteks lõpliku ettevalmistamine aruandlus). Sellistele juhtumitele võib omistada teatud ajakulu nõudvaid uurimisülesandeid, kuid tööjõukulude suurus on kuni valmimise hetkeni ebaselge. Esimese ja teise ruudu ülesandeid tuleks pidevalt jälgida ning seetõttu on soovitav need koosolekute päevakorda lisada.

Ruut C: kiireloomuline, kuid ebaoluline äri

Need on segavad tegurid. Sageli segavad nad lihtsalt keskendumist olulistele ülesannetele ja vähendavad tõhusust. Pidage alati meeles oma eesmärke ja õppige eristama olulist ja teisejärgulist.

Sellele väljakule tasub siseneda:

• kehtestanud keegi koosoleku poolelt või läbirääkimine;
• arutelu küsimuste üle, mida saavad alluvad lahendada;
• ettevõtlusega mitteseotud küsimuste arutamine;
• arutelu abstraktsetel teemadel.

Ruut D: mitte kiireloomulised ja ebaolulised asjad

Selle kategooria juhtumid ei edenda teid projektides, kuid häirivad teid nende kallal töötamisest.

• ei too üldse mingit kasu;
• on kasulik nendega üldse mitte tegeleda;
• Aja sööjad.

Iga eesmärgi puhul juht paneb järgmised küsimused:

• Kellel on teavet ja teadmisi vaadeldava teema kohta?
• Kelle huve see teema puudutab?
• Kellest sõltub otsus?
• Kes peab teadma arutatavat teavet?
• Kes täidab tehtud otsuseid?

Projekti koosolekute ajastamisel saate kasutada metoodikat 99/50/1.

Juht korraldab koosolekuid projekti kolmes olulises punktis:

• alguses - sukelduda kõik osalejad projekti temposse ja rühma meeskonna loomiseks;
• vaheetapis - arutada tehtud töö tulemusi ja edasisi kohandusi, kui see on olemas vajalik;
• finišisirgel, kui realiseerida jääb 1% kogumahust - esialgseks kokkuvõtteks.

See ajastus aitab teil koosolekutel oma aega paremini ära kasutada.

Päevakord

Päevakord on koosolekul lahendatavate ülesannete plaan. On vaja selgelt määratleda iga kõne aeg, eraldada aruteludeks ja kõigi osalejate tagasisideks eraldi aeg.

Koosoleku aja planeerimisel on oluline arvestada järgmisega:

• päevakorrapunkti tähtsus;
• iga esituse ajalimiit;
• vajadusel puruneb;
• 20% ajast olulise lisateabe saamiseks.

Päevakord saadetakse kõigile koosolekul osalejatele.

Kiirete ja tõhusate kohtumiste pidamiseks peate ennast treenima!

Teie aja juhised:

Kutsutute nimekiri

Optimaalne osalejate arv kiirkohtumistel on 5-7 inimest. 8–12 inimest on vastuvõetavad, kui koosoleku juhil on abistajaoskused.

Ideede genereerimiseks, eesmärkide seadmiseks ja lendamiseks pole ideaalne koosseis üle 15 inimese.

Google'is kehtib väljaütlemata reegel - maksimaalne osalejate arv ei ületa 10.

Amazonil on kahe pitsa reegel: koosolekul peaks olema nii palju inimesi, kui saate toita kahte pitsat.

Kehtib reegel 8-18-1800:

• mitte rohkem kui 8 inimest - tööprobleemide lahendamine;
• mitte rohkem kui 18 - ajurünnak, kollektiivne probleemide lahendamine;
• kuni 1800 inimest - teave ja võimalus suhelda.

Bain and Company uurimus ütleb, et otsustusrühmades annab igast osalejast rohkem kui seitse tulemust umbes 10% väiksema efektiivsuse.

Otseselt vastutavad isikud on kohustatud koosolekutel osalema.

Apple loetleb vastutava isiku nime iga koosoleku üksuse kõrval. Seega on igal töötajal määratud ülesande raames selge vastutusala.

Kui korraldate sageli kohtumisi, tuleb see raamat kindlasti kasuks: Olga Demjanova soovitab õppida 16 tehnikat ja neli tööriista, mis aitavad parandada kõigi nendel koosolekutel osalejate tõhusust.

Raamatu ostmiseks