5 reeglid e-mail-etikett või kuidas alati vastused oma kirjades

Kirjutage kiri ei ole liiga raske, kuid kuidas seda teha nii, et saada vastus hõivatud isik, kes ei tea, sa oled?

Mattani Griffel, juht koolitusprojekti Üks kuu Rails ja projekti partner GrowhackDaily saab umbes sadu e-kirju, ja igaüks neist ei tohi jääda vastuseta. Spetsiaalselt selleks Mattani eraldab umbes tund oma ajakava iga päev teha kindlaks, millised neist nõuavad kiiret vastust, ja mida - ei. Tõepoolest, mõnikord ei ole aega tutvuma suur lõuend teksti või üritada vastata küsimusele on ebamäärane, kordused autori, et ta tahtis öelda või küsida.

Mõne aja pärast, Mattani tuvastatud mitu olulist teguritMis peaks aitama kirjutada seda e-posti, mis teil on alati saada vastust isegi hõivatud inimene.

Kirjutage lühike kiri

Kui teie e-posti pikkus 2-3 lauset, see on palju lihtsam lugeda nüüd ja saa riiulile. Kui kirjutate kirja paar lõiku, valmis olla asjaolu, et sa pead ootama vastust pikka aega.

Saate teksti loetav

Isik on palju lihtsam tajuda teavet jaotatud lühike lõik mõne lausega selge nimekirju ja üksikute plokkide kui pidevkanga teksti. Mattani annab mitmeid näiteid tähed ta saab.

Halb näide:

"Tere päevast, Mattani!

Ma registreerusin oma koolituse aprillis ja tahaks öelda, et see on väga hea sissejuhatav kursus. Annan oma nõu, kasutage Hartl Õpetus. Ja ma tahan küsida nõu. Kas on olemas analoogid Hartl on Rails Õpetus arendada rakendusi iPhone? Tahan luua Rails saidi mu naise äri, ja see taotlus iPhone. Oleksin väga tänulik abi eest. "

See kiri on üsna raske lugeda. Sa ei saa aru Sisuliselt lihtsalt joosta läbi silmade läbi, ning seetõttu tuleb kulutada rohkem aega ja vaeva, et lugeda kogu teksti.

Ja sa võid kirjutada selle:

"Tere päevast, Mattani!

Ma tahan tänada teid muidugi Üks kuu Rails. Oma nõu teen Michael Hartl Ruby, kasutades Rails juhendaja.

Mul on kiire küsimus: kas sa tead mis tahes kursused HartTutorial tüüp, kuid iPhone rakendused?»

Teine versioon kirjas on palju lihtsam lugeda, ja kui selgub, et alates soovite. Et saavutada sama efekti, eraldage lõiku lühikesi lauseid, esile üleskutse ja kasutada teksti valiku "bold" või "italic", juhtides lugeja tähelepanu oluline osa tekstist.

Selgitage täpselt, mida sa tahad, et ma teeksin

Ilmselt on midagi halvemaks, kui saadate kirja kus on rohkem informatsiooni, kuid ei saa öelda täpselt, mida nad tahavad. Isiklikult ma sageli vastata sellistele tähed lause: "Mida sa tahad teha?".

Sa tahad, et keegi sisse? Või lugeda oma blogi postitus ja anda tagasisidet? Või sa tahad, et ma vastata, et kui ma saaks osaleda oma sündmus? Ole konkreetne ja räägi mulle seda kohe.

Halb näide:

Ma lihtsalt vaatasin oma kursuse programmeerimine. Ma olen 14 ja see on see, mida ma tahtsin teha elus. Kas te saate mind aidata sellega? Ma väga tahan saada oma vastust.

Selles kirjas üleskutse, "Aita mind," aga ma ei tea, mida see tähendab ja mida ma vastan peaks andma. Täpsema versioon:

Tere päevast, Mattani!

Ma olen 14 ja ma tahan õppida programmeerimine. Milliseid vahendeid soovitaksite mulle esiteks selle eest?

Kui teil on vaja saata pika kirja, kus on rohkem informatsiooni, kirjutage üleskutse alguses. Näiteks: "Kirjutan seda kirja teile, et näha, kui saate meie juhul, nagu allpool kirjeldatud. Just vastata "Jah" või "Ei".

See tehnika aitab kuulajal otsustada, kas see vajab edastada e-posti oma kolleegi, keda ta sageli delegeerida ülesandeid.

Ole mõistlik oma taotluse

Täna on väga lihtne saata kirja, kulutused on 30 sekundit, mis põhjustab saaja pühendada vastus tunni oma aega ja isegi rohkem.

Ei ole vaja küsida kirjas, nii et ma läksin veebilehel oma startup ja anda tagasisidet. See taotlus sisaldab põhjalikku läbivaatamist ja analüüsi toode, ja see võtab palju aega. Kui ma saan kirja, mille ma saan vastata 2 minutit, ma kohe seda teha. Sellest, mida soovite saada vastust? Mis teie ärimudel? Või värvi nuppu kohapeal? Võibolla teksti? Ole konkreetne ja põhjendatud selle taotlusi.

Ei ole vaja loota, et vastaja teeme teile, teie töö ja määrata, mida sa tegelikult tahad seda. Ei ole vaja küsida tüüpi "Kuidas te arvate, et me peame tegema, et saada rohkem kasutajaid?". Ja ärge küsige, mis nõuab palju jõudu ja inimressursse, et mida te taotlete. Näiteks:

Kas olete nõus, et on õhtusöök koos minuga ja teise asutaja? Soovime teile öelda, mida me teeme, ja teada teie arvamust meie projekti.

Sellised taotlused sageli tähendab, et isik, kes kirjutas kirja, ei tea, mida ta tahab vastustajalt. See ei ole üllatav, et selline e-kirju ei lubata.

Olenevalt töö ja prioriteetide, Mattani nõustub tegema järgmist:

• Postitage Lühike vastus - "Aitäh" või "See tähendab mulle palju."
• Vastus konkreetsele küsimusele - kui seda saab teha vähem kui 2 minutit.
• Hoidke kiire skype-kõne või rääkimise telefon - umbes 15 minutit.
• Kohvile - umbes 45 minutit.

Muidugi, kui ta näeb, et isikliku kohtumise saab asendada telefonikõnet, ta nõuaks viimase säästa oma aega.

Tõesta, miks ma peaksin kulutama aega, et aidata teil

Isik, kes saab sadu järelepärimisi ja taotlusi iga päev, füüsiliselt ei saa vastata neile kõigile. Seega on meil valida, mis põhineb saadud teabe. Seetõttu kehtestatakse end kirja peaks näitama, kuidas ta varem edukas töökogemus projektide et vastaja teab. Kui teil ei ole veel hulgaliselt kogemusi, anda lingi saidile, et tõestada, et sa teed midagi tõeliselt olulist. Sinu ülesanne - inimese huvi ja motiveerida neid oma aega just teie jaoks.

Need nõukogud ei ole midagi uut, kuid neid saab kasutada, et kirjutada kokkuvõtlik, loetav ja konkreetne e-mail, ning seega suurendada oma võimalusi saada vastust.

Ja mida sa lisada nimekiri isiklik kogemus? Mis trikke kasutades saada vastuseid oma tähed (eriti kui sa kirjutada isik esimest korda)? Jaga oma kogemusi kommentaarides.