8 viga, mille tõttu ülesannete nimekirjad ei tööta

Ülesannete nimekiri aitab teil oma päeva selgelt planeerida ja keskenduda olulistele ülesannetele. Kuid peate olema ettevaatlik: üks viga - ja see kasulik tööriist muutub kaootiliseks prügimäeks, millega on võimatu toime tulla. Tootlikkuse eksperdid on tuvastanud mõned levinumad ülesannete nimekirjas esinevad vead ja nende vältimiseks.

1. Ärge kirjutage asju üles

Ilmselge punkt, kuid tasub siiski meelde tuletada: kui hoiate ülesannete loendit eranditult oma peas, siis unustate kindlasti midagi. Asjade kirjutamine pabermärkmikusse, telefoni märkmetesse või arvutis olevasse dokumenti aitab teil saada selge pildi isegi siis, kui teie mõtted hakkavad väsimusest segadusse minema.

Sotsioloog ja juhtimistreener Jen Yager märgib, et see võimaldab ka ülesannete täitmisel rohkem vastutust kanda. “Erinevad asjad, mis sind erinevatesse suundadesse tõmbavad, lihtsalt kaovad, sest sul on silme ees selge plaan,” selgitab ekspert.

2. Käsitle oma ülesannete nimekirja nagu soovide nimekirja

Muidugi oleks tore paar päeva tagasi pähe tulnud idee ellu viia, kuid küsi endalt: "Kas ma tõesti tahan seda täna teha?"

Ajajuhtimise ekspert ja autor raamatuid "Rahulik tunne. Tootlikkus ja meelerahu pidevate tähtaegade ajastul ” Laura Vanderkam usub, et pole mõtet nimekirja lisada neid ülesandeid, mida pole plaanis täita. „Need jäävad sama hästi tegemata, kui te neid ei loetle. Lisaks aitab see vältida süütunnet, ”märgib ekspert.

Koostage eraldi nimekiri suurte asjade ja projektide jaoks, mida soovite teha, kuid hiljem. Tootlikkuse ekspert David Allen nimetab seda "võib-olla kunagi" nimekirjaks. Selline lähenemine võimaldab salvestada oma ideid ja mitte üle koormata igapäevast päevakava.

„Pidage meeles, et ülesannete nimekiri on tootlikkuse tööriist, mitte maagiline nimekiri sellest, mida soovite saavutada, " tuletab Jen Yager meelde.

3. Lisage loendisse liiga palju ülesandeid

Laura Vanderkami sõnul on üks suurimaid vigu nimekirja koostamisel liiga ambitsioonikas olemine. Parem on teha see lühemaks ja seada ülesanded tähtsuse järjekorda.

"Ülesannete nimekiri peaks koosnema 3-5 ülesandest, mille kavatsete täna täita. Jah, teil on palju rohkem projekte, mis nõuavad tähelepanu. Ideaalis on aga ülesannete nimekiri omamoodi leping iseendaga. Lubate endale täpselt need ülesanded täita, olenemata sellest, mis muud asjad ette tulevad, ”lõpetab ekspert.

Ja vähemtähtsaid ülesandeid saab alati jagada lähimatele nädala- või kuupäevadele.

4. Ära jaga suuri asju väikesteks sammudeks

Tihti satuvad nimekirja asjad, mis nõuavad mitme sammu korraga läbimist. Sellistesse suurtesse projektidesse tuleks suhtuda ettevaatlikult.

Tootlikkuse ajaveebi Productivityist looja Mike Vardy usub, et suuri ülesandeid väikesteks osadeks jagamata ei saavuta te maksimaalset tulemust.

Tootlikkuse treener Grace Marshall lisab, et suurte loenditega, nagu veebisaidi loomine ja väikesed asjad, nagu uue partii visiitkaartide tellimine, lükkame palju tõenäolisemalt suuri projekte edasi pärast.

"See juhtub seetõttu, et tegevusrežiimis tahame võtta lihtsaid ülesandeid, mida saame kindlasti lahendada. See on nagu sõltuvust tekitav arvutimäng. Meile ei pakuta kunagi võimalust päästa maailm zombide eest või leida aare ühe sammuga. Selle asemel läbime ühe taseme teise järel ja täidame kõik missioonid kordamööda,” selgitab Grace Marshall.

5. valesti sõnastatud

Blogija Michael Vardy soovitab alati kasutada tegusõnu. Lühikeste fraaside (nt "Seryozha, email") asemel pidage kinni selgetest fraasidest, näiteks: "Saada Sergeile e-posti teel müügiandmed."

„Kujutage ette, et peate oma kohustused kellelegi teisele üle andma. Kui alustate ülesande kirjeldust tegusõnaga, on inimesel palju lihtsam aru saada, mida temalt nõutakse. Sa oled tulevikust ja seal on see inimene. Lihtsusta oma ülesannet ja vabane ebamäärasest sõnastusest,” soovitab Michael Vardy.

6. Käsitle oma postkasti kui ülesannete loendit

Kui lasete postiga saabuvatel meilidel oma päeva juhtida, raiskate kogu oma aja teiste inimeste probleemide lahendamisele. «Olgem ausad: sõnumivoog ei kuiva kunagi kokku. Pole ime, et tunneme, et meil pole enam millegi muuga tegelemiseks energiat,” ütleb tootlikkuse treener Grace Marshall.

Mõtle oma strateegilistele eesmärkidele – ambitsioonikad proaktiivsed projektid, soovid aastaks või globaalsed arengusuunad. Kui sageli see teie meilis ilmub? Kui harva, siis on parem pöörata tähelepanu muudele ülesannetele.

7. Ära leia aega puhkamiseks

Perioodilised pausid, nagu jalutuskäik pargis või viieminutiline hingamisharjutus, aitavad teil end laadida ja jõudu koguda. Ja see pole vähem oluline kui järgmise ülesande loendist kustutamine.

"Paljud inimesed leiavad, et on mõttetu lisada oma loendisse midagi "ebaproduktiivset". Väike puhkus aitab aga järgnevatele ülesannetele sügavamalt ja tõhusamalt keskenduda. Las pausid olla sinu jaoks loomulikud ja vaieldamatud. See tasakaalustab teie energiat, püsib keskendunud ja hoiab ära läbipõlemise," ütleb tervisekonsultant ja psühholoog Lee Chambers.

8. Loetlege mittevajalikud ülesanded

Alati on tore vaadata, mida olete teinud. Kuid see ei tähenda, et tasuks oma ajakavasse lisada suur hulk elementaarseid ülesandeid.

"Kuigi väikeste tegevuste ja harjumuste salvestamisest on kasu, on neil palju rohkem varjukülgi. Meil muutub ülesannete tähtsuse järjekorda seadmine keerulisemaks, nimekiri muutub keerulisemaks ja mõnikord tekib mürgine produktiivsus, mis viib ületöötamiseni ja venitamiseni. Lisaks võib tekkida vale tunne, et jõudsime päevaga palju ära teha, kuigi tegelikult jamasime elementaarsete asjadega, ”räägib Lee Chambers.

Väikeste harjumuste ja rituaalide jaoks, näiteks vitamiinide võtmise või trenni meeldetuletamiseks, soovitab ekspert kasutada spetsiaalseid äppe nagu harjumuste jälgijad.