Kuidas ärikirjavahetuse stiil aitab jätta adressaadist õige mulje
Varia / / May 04, 2023
Kujutage ette: mõtlete välja suurepärase idee, otsustate seda oma ülemuste või klientidega jagada, saadate sõnumitoojale kirja või sõnumi. Ja teisel pool nad loevad ja mõtlevad: "Noh, mis loll selle kirjutas!" Või: "Kui igav!" Ja nad otsustavad teie ettepanekut mitte arvestada.
Ja sul pole igav. Ja idee oli hea. Sa tundsid lihtsalt stiilist puudust ja tekitasid endast vale mulje.
Millised on kirjutamisstiilid
Kirjavahetusstiili saab mõõta skaalal vestluslikust formaalseni.
Seda mööda liikudes rõhutame teatud omadusi, proovides erinevaid pilte. Mida rohkem vasakule, seda rohkem rõhutatakse avatust, siirust, dünaamilisust. Mida paremale poole, seda märgatavamad on meie positsiooni, positsiooni, staatusega seotud omadused: konservatiivsus, soliidsus, ratsionaalsus.
Erinevad olukorrad nõuavad erinevaid stiile. Siin on valikud.
"Sõber" | Lihtsalt mees tänavalt. Võib-olla on ta rõõmsameelne ja armas, kuid adressaat ei näe teda kui professionaali, kellele saab olulise küsimuse usaldada. | See sobib sõbralikus kirjavahetuses, kus meie tööomadused pole olulised: peaasi, et inimene oleks hea. |
"Kolleeg" | Ikka inimene, aga juba teatud kaalu ja autoriteediga. | Sobib oma ettepanekust oma projektimeeskonna meestele rääkima. Nad saavad aru, et olete nende oma, kuid samal ajal olete ka proff, keda tasub kuulata. |
"Töötaja" | Eelkõige autoriteedi kandja, aga siiski "inimnäoga". | Kasulik pakkumise saatmiseks "üles". Tänu temale näeb juht teie tõsidust, põhjalikkust, kogemusi. |
"Tegevjuht" | Mõjukas funktsionäär, kellele kõik inimlik on juba võõras. | Kasuks võib tulla pakkumisega kandideerimine "instantsidele", riigiasutusele või formaalse ettevõttekultuuriga suurkliendile. |
Kui stiilist puudust tunned, on lihtne kõik ära rikkuda. Näiteks kui me kirjutame kolleegidele samamoodi nagu pöördume ametnike poole (“Saadan ettepaneku ajakulu vähendamiseks et täita meie tootmiseesmärke), siis nad otsustavad suure tõenäosusega, et tahame näidata oma paremust, panna eetrisse. Ja probleem ei lahene.
Ja kui pöörduda ülemuse poole stiilis “Sõber” (“Seal on teema, kuidas oma tööd kiiremini teha”), siis ta võib arvata, et talle kirjutab kergemeelne inimene, kes vaevalt suudab midagi pakkuda hea.
Kuidas kirjavahetuse stiil sõltub suhtluskanalist
Oma pakkumise saame saata nii e-maili kui sõnumiga aadressile sõnumitooja. Siiski on oluline meeles pidada, et viimane kanal on rohkem "inimlik", mitteametlik. Ja stiil, mis paneb sind e-kirjas ärimehena välja nägema, võib sõnumitoojas näida pompoosne, ebaloomulik. Seetõttu tasub postilt sellele suhtluskanalile üleminekul skaalal poole sammu võrra korrigeerida.
Kuidas keel mõjutab suhtlusstiili
Kuidas kirjas või sõnumis soovitud stiili säilitada? Kõigepealt tasub tähelepanu pöörata sellele, milliseid sõnu ja väljendeid me valime.
"Sõber" | "Kolleeg" | "Töötaja" | "Tegevjuht" |
Vestlusväljendid, släng: “Teema on olemas”, “Lahe”, “Paranda lengid” ja nii edasi. | Aktiivsed käibed: "Pakutud." | Passiivsed pöörded: "Seda soovitati." | "Bürokraatlikud" sõnad: "Pakutakse", "On teostatud", "Antud", "Kohalolek". |
Mitteametlikud üleskutsed: "Tüdrukud", "Poisid", "Maša, laulge". | Isiklikud asesõnad: "Pakume." | Isikuliste asesõnade puudumine: mitte “Pakume”, vaid “Ettevõte pakub”. | Ametlikud sissejuhatavad fraasid: “Teavitame”, “Teavitame”. |
Kirjutame "Meie poisid on suurepärased kaaslased" - meist saab "Sõber". Anname märku, et “Meie heaks töötavad suurepärased spetsialistid” – meist saab “Kolleeg”. Kui kirjutada "Ettevõttes töötavad professionaalsed spetsialistid", saate "Töötaja". Noh, kui "meeskonna liikmeid eristab professionaalsus" - tegutseme "ametnikuna".
Millal suhtlusstiil lubab emotikone kasutada ja millal mitte
Kaasaegses kirjavahetuses sõnastame mõtteid mitte ainult sõnade abil. Naljakate või kurbade nägude, südamete ja isegi kaka käigus - emotikonid. Ja need mõjutavad ka autori stiili ja muljet temast.
Emotsioone kasutades ütleme adressaadile justkui: "Oleme avatud, kaasaegsed!" Seetõttu sobivad emotikonid elava ja dünaamilise “Sõbra” ja “Kolleegiga”. Teise stiili kasutamisel on parem kasutada "klassikalisi" valikuid: emotikon, süda, ülestõstetud pöidlaga käsi. "Buddy" võib endale lubada ka loomingulisi emotikone, nagu kuradid ja kaka.
No tõsist “Töötajat” ja “Kolleegi” hakkab häirima emoji: mis soliidsusest ja tasakaalust saab rääkida, kui sõnum on nägusid täis.
"Sõber" | "Kolleeg" | "Töötaja" | "Tegevjuht" |
😈 💩 🤮 😜 | 😊 👍 🔥 ❤️ |
Võtame kaks näidet emotikonide kasutamisest.
1. Soovime oma kolleege rõõmustada heade uudistega:
"Hea uudis! 🔥 Meie osakond saavutas konkursil "On Time to Work" esikoha. 👍Auhinnaks suur šokolaadine äratuskell. Tule HR-i. Igaüks saab tüki! 😊»
Peame välja nägema avatud, elav, demokraatlik ja seetõttu kasutame stiili "Kolleeg». Ja emotikonid sobivad siia ideaalselt.
2. Pöördume juhtkonna poole tõsise ettepanekuga:
"Tere pärastlõunal, Ivan Jurjevitš! 😊 Pakume arutada võimalust kasutada meie seadmeid oma ettevõtte tootmisvõimsuse suurendamiseks. 🔥»
Ja siin on pildid paigast ära. Meie jaoks on oluline välja näha tõsine, professionaalne, nõutav on "Töötaja" stiil - ja emotikonid sellega ei sobi.
Eriti ettevaatlik tasuks olla negatiivsusega seotud olukordades. Me kasutame sageli emotikone, et näidata, et oleme ärritunud. Kuid efekti saab tagasi pöörata.
Oletame, et kirjutasite selle: „Tere pärastlõunal, Margarita! Saime just teada, et tehas ei suuda teie tellimust õigeks ajaks kohale toimetada. 🤷♀️ Meil on väga kahju! 😢»
Kas Margarita usub meie kurbusse? Ei ole fakt. Paljude jaoks on emotikonid endiselt midagi kergemeelset, "mänguasi". Ja Margarita võib mõelda: „Siin on petised! Kirjutavad, et vabandust, aga ise joonistavad nägusid. Nad ei kahetse!"
Kuidas lauseehitus stiili mõjutab
Valitud stiiliga "sobimiseks" tuleks tähelepanu pöörata ka sellele, kuidas meie tekstis laused üles ehitatakse.
Ehituses on alati "kangelane" - see, kellest või millest me räägime. Tavaliselt ta midagi teeb: ehitab, mõtleb, kirjutab, loeb... Ja me saame sellest lugejale rääkida erineval moel.
Mõelgem, kuidas see toimib, kasutades Agnia Barto luuletuse rea näidet.
Ärikirjavahetuseks sobivaim kujundus: "Härg kõnnib, kõigub". Selles on "kangelane" teemas (joonisime selle alla) ja tema tegevused on näidatud tegusõnad (rasvas kirjas esile tõstetud).
See disain sobib "Sõbrale", "Kolleegile" ja "Töötajale". Näiteks: „Juhid arutavad koosolekuruumis projekti“ või „Raamatupidamine on palgad välja arvutanud“.
Kui peame rõhutama oma kaalu ja tugevust, võime lisada 1-2 erineva kujundusega lauset: "Här sooritab kõndimist ja õõtsumist."
Siin on teemaks endiselt "kangelane", kuid selle tegevust tähistatakse nüüd nimisõnaga. “Kõnnid” on muutunud “kõndimiseks”, “kiikumisest” on saanud “õõtsumine”. Näited sellistest ettepanekutest: “Juhid arutavad projekti koosolekuruumis”, “Raamatupidamine on arvutanud palgad».
Pange tähele: sel juhul maksame lisa "kaalu" ja tugevuse eest selgusega. Selliste lausetega muutub meie kiri raskemini loetavaks, seega on parem neid mitte kuritarvitada.
See pole aga piir. On ametlikum konstruktsioon: "Kõndimist ja õõtsumist viib läbi pull." Selles tähistab tegevust mitte tegusõna, vaid nimisõna ja “kangelane” ei ole subjekt. Sellise konstruktsiooniga lausenäited: "Projekti arutavad juhid koosolekuruumis" ja "Palgaarvestus tegi raamatupidamine."
Selliseid lauseid on väga raske lugeda. Neid seostatakse lugejaga bürokraatide – ametniku – keelega. Seetõttu tuleks neid kasutada ainult siis, kui meil on vaja muuta kiri äärmiselt formaalseks. Näiteks hirmuäratavas nõudes, nõudes – et adressaat tunneks: ongi kõik, naljad läbi, siis kohus ja vangla.
Valides selle või selle stiili, edastame adressaadile täiendava sõnumi. Seetõttu on parem seda tööriista teadlikult kasutada, siis saab sellest tõhus mõjutamisvahend.
Loe ka🧐
- 13 asja ärikirjavahetuses, mis ajavad mind lihtsalt marru
- Kuidas kaitsta meilisidet: 6 näpunäidet
- Kaugtöötaja etikett: kuidas valmistuda veebikohtumiseks