6 nõuannet reisikulude vähendamiseks

1. Töötage välja reisipoliitika

Teie reisigraafik peaks sisaldama:

• Nimekiri kuludest, mida ettevõte on nõus enda kanda võtma. Näiteks toidu ja kingituste eest partneritele maksab ettevõte kinni, aga mobiilside ja taksode eest maksab töötaja.
• Reisi- ja majutuslimiidid erinevatel ametikohtadel töötajatele. Oletame, et neljatärnihotellid on osakonnajuhatajate jaoks, kolmetärnihotellid tavatöötajatele.
• Dokumendihalduse reeglid. Need on lähetuse väljastamise tähtajad, ülesannete koostamine, avalduste ja aruannete esitamise kord. Samuti on oluline määrata töötaja või osakond, kes vastutab reisireeglite täitmise eest.

Saate lisada reisidokumentide mallid - töötajatel on neid lihtsam täita ja valesti vormistatud paberite arv väheneb märgatavalt.

Et muuta oma reisipoliitika veelgi tulusamaks, jaga see mitmeks osaks vastavalt ärireiside tähtsusele. Mõelge neile erinevatele reeglitele ja piirangutele. Need reisid võivad olla:

• Pildi säilitamiseks. Ettekanded konverentsidel, osalemine foorumitel või koolitustel. Sellised üritused ei too kohe kasu, seega saab piletite ja majutuse maksumust vähendada.
instagram viewer
• Ettevõtte arendamiseks. Töökontrollid, koosolekud ja läbirääkimised. Selliste reiside eesmärk on kasumi suurendamine, nii et saate neile veidi rohkem kulutada. Siin on prioriteet töötajate mugavus ja liikumiskiirus.

Koodisüsteem aitab teil reise kiiremini ülesannete järgi sorteerida. Määrake erinevatele reisivormingutele numbrid, koguge need ühte loendisse ja lisage see oma reisipoliitikasse.

2. Kaaluge erinevat transporti ja eluaset

Lennuk ei ole alati kõige mugavam ja tulusam viis reisimiseks. Kui soovitud linna otselende ei toimu, võivad ühendused võtta kauem aega kui rongireis. Lisaks on autos tõesti võimalik töötada: paljudel rongidel on WiFi, topeltruumid ja isegi ruumid sisetelefonide jaoks. Teine võimalus on bussid. Lühike reis nendega ei kahjusta mugavust, säästes samal ajal piisavalt aega ja raha ümberistumiste puudumise tõttu.

Eluasemega on sama lugu. Hotell on kallim, kuid kesklinnas on see mõnikord tulusam kui linna äärelinna eelarvevõimalus: takso või ühistranspordi maksumus katab vahe. Juhtub, et korteri igapäevane üürimine on odavam kui hotell. Ja stabiilne WiFi ja käepärast pesumasin muudavad pika reisi mugavamaks.

3. Ärge pikendage oma reisi

Mida lühem on teekond, seda odavam on see ettevõttele. Iga tööpäev on vajalik kompenseerida päevarahadega, ja kui reis langeb nädalavahetustele või pühadele – ka topelthinnaga.

Seetõttu arvuta alati hoolikalt ülesannete täitmiseks kuluv aeg. Näiteks kui töötaja peab neljapäeva pärastlõunal konverentsil esinema, ei ole vaja kolmapäeva ja reedet teele kaasa võtta. Saab lennata sisse hommikul ja välja lennata õhtul – kolme päeva asemel kestab tööreis vaid ühe.

See skeem töötab enamikul juhtudel, kuid on ka erandeid. Oletame, et kõik soovitud päeva tulusad piletid on lõppenud ja jäänud on ainult äriklass. See võib maksta rohkem kui päevaraha ja öö hotellis. Siin tasub välja arvutada mitme variandi kulud, võrrelda summasid ja valida parim.

4. Hankige ettevõtte kaart

Sellega muutuvad ärireisid mugavamaks nii teile kui teie töötajatele. Saate seada piirangud, et töötajad ei läheks reisimisel eelarvest üle. Pole enam arvestamata kulusid – näete kõiki tehinguid oma isiklikul kontol. Lisaks on ettevõtte kaartidel tavaliselt spetsiaalsed boonused, näiteks suurenenud rahatagastus või teenuse allahindlused.

Peaasi, et ostudelt oleks võimalik käibemaksu tagastada ilma asjatute närvideta. Maksutagastuseks nõutud ainult arve ja kui töötaja tasub hotellimajutuse ja transpordi eest sularahas või oma tavalise palgakaardiga, siis paberit ei tohi väljastada.

5. Andke töötajatele valikuvõimalus

Tundub, et iseseisvalt lendude ja hotellide korraldamine on raha säästmiseks õige otsus. Kuid on oht, et teie valik tundub töötajale ebamugav: see kannatab mugavuse all ja tõenäoliselt väheneb soov reisil olles töötada. Lisaks kaotab planeerimise eest vastutav isik aega, mis võiks kuluda muude ettevõtte jaoks tõhusamate ülesannete lahendamisele.

Kui elamis- ja liikumistingimused valib ärireisija, ei pea te nende probleemide pärast muretsema. Peaasi, et näidata talle reisipoliitika piiranguid ja tingimusi. Ostude sooritamise võid usaldada ka vastutavale isikule, näiteks raamatupidajale: reisija annab lingid mugavate valikute juurde, korraldaja tasub need ning seejärel jagab pileteid ja broneeringu andmeid.

6. Analüüsige varasemate reiside aruandeid

Kontrollige erinevate töötajate dokumente, vaadake, kas kulud erinevad, ja otsige kulutuste suurenemise põhjuseid. Näiteks valis keegi lennu, mis oli ettevõtte jaoks ebamugav või einestas eranditult kallites restoranides. Sellised andmed aitavad reisipoliitikat kohandada ja viia selle äritegevuse jaoks parima valikuni.

Analüüsimise hõlbustamiseks tasub omada pivot tabelit. Jagage dokument kategooriate kaupa veergudeks: piletid, majutus, toitlustus, mobiilside, transport reisi ajal jne. Palume märkida ka reisi kuupäev ja lähetatud töötaja nimi. Tabelisse saab laadida vaid kulude summad ja lasta detailid aruannetesse salvestada. Kui märkate kõrvalekaldeid, võtke paberid kokku, et näha, miks kulutused on kasvanud.