Miks meil ikkagi on vaja ülesannete loendeid ja kuidas neist maksimumi võtta

Miks me vajame ülesannete loendeid?

Ülesannete nimekirjade eelistest on palju kirjutatud. Mõned aga peavad endiselt vastu ja neile ei meeldi ülesandeid struktureerida. Nad arvavad, et see pärsib nende loovust või ei võimalda neil olla päeva jooksul paindlik. Looja seisukohalt meetodid GTD ja autor bestseller David Allen: Kuidas saada asju tehtud, sellised inimesed eksivad. Ta on kindel, et kellel on tihe graafik, kuid puudub selge struktuur, on raske kõike juhtida.

Igal inimesel võib olla keeruline ülesannet alustada ja seda täita, kuid kellegi jaoks algavad probleemid veelgi varem - etapis, mil peate mõistma, mida täpselt peaks olema tehtud. Tundub, et see on ideaalne hetk ülesannete nimekirja koostamiseks. See ajaproovitud süsteem võimaldab meil oma aega austada ja see on oma lihtsuses ilus. Peate lihtsalt kõik ülesanded järjekorras üles kirjutama ja seejärel metoodiliselt täitma ja loendist välja kriipsutada.

Kui meie päevad oleksid vähem tegusad, võiksime oma mälu usaldada. Silmapaistev psühholoog, üks Moskva Riikliku Ülikooli psühholoogiateaduskonna asutajatest Bluma Zeigarnik märkas 20. sajandi alguses meie aju kinnisideed kiireloomulisusest. ülesandeid ja kirjeldas mõju, mida hiljem nimetati tema auks Zeigarniku efektiks: mäletame paremini seda, mida me pole veel teinud, kui seda, mida oleme juba teinud. täidetud.

Aastal 2011 teadlased välja nuputamaet kuigi lõpetamata ülesanded tõmbavad meie tähelepanu kõrvale, vabastab see meid ärevusest, kui koostame lihtsalt plaani nende elluviimiseks. Uuringus osalejad said ülesandega halvasti hakkama, kui nad ei suutnud enne seda ettevalmistust lõpule viia. Kuid kui nad kirjutasid üles konkreetse plaani ettevalmistava etapi lõpuleviimiseks, edenes töö ülesandega palju paremini. Uuringu ühe autori sõnul muutume ka pelgalt ülesandeid kirja pannes efektiivsemaks.

Kuidas koostada kasulikke ülesannete loendeid

Seega leevendavad ülesannete nimekirjad ärevust elu kaose pärast, annavad meile plaani, millest kinni pidada, ja on tõestuseks selle kohta, mida oleme päeva, nädala või kuu jooksul saavutanud. Aga mitte ühtegi märkmeid sõnadega "ema" või "pank" ei aita. Selleks, et loendid oleksid kasulikud, peate need hästi koostama.

1. Lisage rohkem üksikasju

Mis on ülesande eesmärk? Kas selle lõpetamiseks peate helistama, saatma kirja või kohtuma isiklikult? Kui teie ülesannete nimekiri ei ole piisavalt selge ja lühike, on tõenäoline, et te ei saa ülesandeid tähtsuse järjekorda seada ja lõpuks ei tee midagi.

2. Seadke realistlikud tähtajad

Päeva elujõulise ajakava koostamiseks peate hindama, kui kaua iga ülesanne aega võtab. Samas tuleb arvestada ka sellega, et ühel hetkel võid sattuda liialt endasse sotsiaalvõrgustikest või muudest segajatest, mille vastu sul on nõrkus.

3. Jagage suured ülesanded väikesteks sammudeks

Sageli kardame suuri projekte ja lükkame need lõputult hilisemaks. Parim viis sellest üle saada on jagama need väikesteks plokkideks, mida on lihtsam käsitseda. Ülesanne "Kirjutage romaan" kõlab hirmutavalt, samas kui ülesanne "Esimese peatüki ülevaade" on meeldivam ja seetõttu ka tõenäolisem.