20 efektiivset ajajuhtimise tehnikat

1. Reegel 1-3-5

Teie tööaeg päevasel ajal on piiratud ja reegel 1-3-5 võimaldab teil seda kõige targemini kulutada. Selle olemus on järgmine: ühe päeva jooksul saate teha ainult ühe suure ülesande, kolm keskmise ja viis väikest. Kokku on üheksa juhtumit, ei rohkem ega vähem. Reegel aitab killustiku järk-järgult koristada, olles õigel ajal ja mitte üle pingutades.

2. Kolme reegel

Neile, kes pole numbritega kooskõlas või kes ei saa päevas teha üheksa asja, kirjutab raamatu autor Chris BaileyMinu produktiivne aasta", leiutas reegel kolm. Selles öeldakse, et iga päev kolme kõige olulisema asja tegemisest piisab produktiivsuseks.

Selle asemel, et hajutada oma energiat ja tähelepanu paarikümnele kontroll-loendis olevale esemele, vali lihtsalt päeva kolm kõige olulisemat ülesannet ja keskendu neile. Valige järgmisel päeval veel kolm jne. See hoiab sind keskendununa. Sama reeglit saab rakendada ka nädala, kuu või aasta eesmärkide seadmisel.

3. Meetod 10 minutit

Kas teil on mõni ülesanne, mida teete

ei taha alustada? Ütle endale: "Ma teen seda ainult 10 minutit ja siis lähen puhkama." Tõenäoliselt tõmbub teid selle aja jooksul tööle ja te ei saa enam peatuda.

4. Pomodoro

Seda süsteemi leiutas Francesco Cirillo, et hõlbustada eksamiteks valmistumist. See aitab keskenduda kergesti hajutatutele inimestele. See on ka hea viis kontrollida, kui palju aega konkreetsele tööle kulutate.

Pomodoro töötab nii: võtate taimeri ja määrate selle 25 minutiks. Pärast seda keskenduge oma tööle. Kui 25 minutit on möödas, puhkate 5 minutit ja korrake siis kõike uuesti. Pärast nelja tsüklit on teil suur pooletunnine paus.

5. Meetod 90/30

Meetod 90/30 kasutavad kirjanik ja blogija Tony Schwartz, Bufferi kaasasutaja Leo Widrich, kirjanduskriitik Benjamin Che Kai Wai ja ettevõtja Thomas Oppong.

Selle olemus on järgmine: te töötate 90 minutit kõvasti, siis puhkate pool tundi ja siis korrake tsüklit. Sellisel juhul pühendate esimesed 90 minutit kõige olulisemale ülesandele, mille peate päeval tegema, ja järgmised segmendid, mille pühendate vähemolulistele asjadele.

Uuringute järgiLummatud unemaailm autor Yale'i spetsialist Peretza Lafee, 90 minutit on optimaalne aeg, mille jooksul inimene saab tõhusalt keskenduda ühele ülesandele. Ja pooleks tunniks piisab täielikuks puhkamiseks, mida kinnitavad uuringudUni ja ärkvelolek neurofüsioloog Nathan Kleitman.

6. Meetod 52/17

See on eelmise meetodi privaatne versioon. See ei erine, välja arvatud arvudes: töötate 52 minutit ja siis puhkate 17 minutit. Katse järgiReegel 52 ja 17: see on juhuslik, kuid see suurendab teie tootlikkustviib läbi Muse'i värbamisteenus, kasutades rakendust DeskTime, aitavad need ajavahemikud teil olla produktiivsed ja vältida ületöötamist. Seetõttu kasutage 52/17 meetodit, kui tunnete, et pole piisavalt tugev, et töötada 90 minutit sirgelt.

7. Konnade söömine

Meetod tuli väljaSöö seda konna: Brian Tracy selgitab tõde konnade kohta motiveeriv esineja ja enesearengu teemaliste raamatute autor Brian Tracy. Ta nimetab "konni" ebameeldivateks ja rasketeks ülesanneteks, mille peate täitma, hoolimata teie vastumeelsusest. Tehke kohe päeva algusest üks asi - sööge konn. Ja siis on sul lihtsam: viskad selle kivi hingelt ja tagad endale terve päeva hea tuju.

8. Ajablokid

Ülesandeloenditel on üks ebameeldiv omadus: nad ei anna absoluutselt aimu, kui kaua see või teine ​​äri aega võtab. "Osta leiba" ja "Lõpuraport" hõivavad loendis ühte rida, kuid nende ülesannete keerukus ja tähtsus on võrreldamatud.

Kalender on palju parem kui ülesandeloend: see võimaldab teil aega visuaalselt kontrollida. Näete suurt plokki ja mõistate, et ülesanne pole lihtne. Nii et proovige tehnikatajablokid»: Asetage need kalendrisse ja eraldage nende jaoks aega vastavalt ülesande keerukusele. Ja seda või teist ülesannet tehes ärge laske end teistest häirida.

9. GTD

GTD (asjade saamine) Kas ettevõtlustreener David Alleni leiutas tootlikkuse süsteem. Selle peamised põhimõtted on järgmised:

1. Kirjutage kõik oma tegevused ja ideed ühte kohta, nn postkast ("postkast").
2. Sortige oma postkasti sisu perioodiliselt ülesannete prioriseerimise ja ajastamise järgi. Korraldage märkmeid kaustadesse vastavalt nende sisule - "Töö", "Kodu", "Ostud" ja nii edasi.
3. Tehke revisjonid - visake ära mittevajalikud märkmed, kriipsutage lõpetatud juhtumid läbi, teisaldage materjalid, mis on arhiivi jaoks asjakohasuse kaotanud.
4. Kui kõik on planeeritud, jätkake täitmist. Paari minutiga täidetavad ülesanded lahendage kohe. Teisi saab delegeerida või lisada kalendrisse.

Kõikide GTD peensustega saate tutvuda meie lehel juhtimine.

10. ZTD

Tootlikkusblogi Zenhabits autor Leo Babauta usub, et David Alleni GTD-süsteem on väga keeruline ja nõuab liiga palju pingutusi. Ta pakub oma Zen to Done süsteemi. Selle järgimiseks peate välja töötama 10 lihtsat harjumust.

1. Koguge kogu teave postkasti.
2. Töötlege kõiki kirjeid, jätmata neid tagumisele põletile.
3. Planeerige oma iga päeva peamised eesmärgid ja nädala suurimad eesmärgid.
4. Keskenduge ainult ühele asjale korraga, hajutamata teie tähelepanu.
5. Looge lihtsad, lühikesed ülesandeloendid.
6. Korraldage märkmed kategooriatesse nende sisu põhjal, nagu ka algses GTD-s.
7. Vaadake oma märkmeid regulaarselt üle ja vabanege tarbetutest asjadest.
8. Lihtsustama. Vähendage oma ülesannete ja eesmärkide loendit, kirjutage lühidalt ja selgelt.
9. Tööle häälestumiseks hoidke kindlat päevakava.
10. Tee seda, mis sind tegelikult huvitab.

11. Kanban

Jaapani keel tootlikkuse meetod, mis aitab teil jälgida, mida teete, mida olete juba teinud ja mida tuleb tulevikus teha. Kanban visualiseerib töövoo visuaalselt.

Võtate kleebistetahvli (või registreerute Trello-taolise ülesandehalduri juurde) ja joonistate sellele kolm veergu: To do, Doing, Done. Seejärel kirjutage oma asjad kleepuvatele märkmetele ja asetage need vastavasse veergu sõltuvalt sellest, mida teete ja mida olete juba teinud.

12. Kaheminutiline reegel

seda reegel On GTD lahutamatu osa, kuid seda saab kasutada ka siis, kui te pole Alleni tehnika austaja. Kui ülesanne võtab vähem kui kaks minutit, tehke see kohe. Nii et laadite oma aju maha, sest te ei pea seda juhtumit enam meeles pidama.

13. Null postkast

Zero Inboxi mõtles välja kirjanik ja performance-ekspert Merlin Mann ning see sobib hästi GTD-ga. Mann rakendas seda e-kirjad, kuid samal viisil saate töödelda juhtumeid, dokumente, märkmeid ja muud teavet. Nagu nimigi ütleb, on selle tehnika eesmärk hoida oma postkast tühjaks.

Algses GTD-süsteemis kogunes Inbox hunnik kirjeid. Nende sortimiseks peate võtma aega ja pakitud postkastis on lihtne millestki olulisest mööda vaadata. Mann soovitab sisu lahti võtta kohe, kui see saabub. Avate postkasti ja otsustate, mida iga üksusega teha: kustutada, delegeerida, vastata, edasi lükata või lõpule viia. Ärge sulgege seda enne, kui olete teinud ühe määratud toimingutest koos kõigi elementidega.

Lisaks aitavad meilis olevad automaatfiltrid säästa aega, nutikad kaustad ja programmid sorteerimine dokumendid.

14. Värske või praetud

Värske või praetud tähendab "värske või praetud". See filosoofia loodiDomineerige oma päeva prioriteetide määramise süsteemiga „Värske või praetud“ blogija Stephanie Lee. Tema sõnul on hommikul ärgates aju "värske", kuid päeva edenedes "pruunistub". See tähendab, et peate määrama oma aja tootlikkuse tipp ja jõuate sel perioodil teha kõik päeva jooksul kõige olulisemad asjad. Nii see töötab.

1. Päeva lõpuks, kui olete väsinud, võtke homseks ülesannete loendi loomiseks 15 minutit.
2. Viige kõige olulisemad ülesanded värskes jaotises päeva algusesse. Sinna saadetakse asju, mis sulle ei meeldi - väga "konnad". Neid tuleb teha seni, kuni teil on veel jõudu.
3. Vähem kiireloomulised, vähem keerulised ja nauditavamad asjad lähevad jaotisse Praetud - see tähendab pärastlõunal, sõltuvalt teie ajakavast. Nad koormavad teie aju vähem.
4. Järgige järgmisel hommikul oma nimekirja. Seejärel tehke õhtul uus.

Stephanie soovitab FoF-i inimestele, kes saavad igal õhtul teada, et nad on täiesti kurnatud, kuid kellel polnud aega, kuigi nad töötasid terve päeva.

15. Jäämäe meetod

Raamatu „Ma õpetan teid rikkaks saama” autor Ramita Sethi kasutab seda meetodit teabe hilisemaks salvestamiseks. See töötab nii: salvestate kõik meilid, märkmed, artiklid ja loendid ühte kohta - näiteks märkmete koostamise teenusesse nagu Evernote või Notion või dokumentidena. Seejärel levitage neid materjale siltide, kaustade ja kategooriate abil - nii nagu soovite.

Vaadake see teave üle iga 4–6 nädala tagant, et näha, kas seda saab praktikas rakendada. Kui midagi on kasutu, visake see minema või arhiivige. See võimaldab teil luua oma teadmistebaasi.

16. Autofookus

"Autofookus" leiutasAutofookuse ajajuhtimissüsteem esitusekspert Mark Forster. See planeerimissüsteem sobib loomeinimesedGTD-d on raske järgida.

Kirjutage kõik oma tegevused vihikusse ilma korralduseta. Seejärel tutvuge loendiga, valige need, mida esimesel võimalusel teha, ja sorteerige need. Kui kiireloomulised ülesanded on lahendatud, jätkake nendega, mida nüüd eelistate. Kui te pole midagi lõpetanud - viige see loendi lõppu, naasete selle juurde hiljem. Ja korrake neid samme päevast päeva.

17. Eisenhoweri maatriks

See skeem loodud Ameerika president Dwight D. Eisenhower. Maatriksil on ülesannete jaoks neli jaotist: kiireloomulised ja mitteolulised, kiireloomulised, kuid mitteolulised, olulised ja kiireloomulised ning kiireloomulised ja olulised. Jagage oma ülesanded osadeks ja saate teada, millele kulutate kõige rohkem aega ja millistele ülesannetele tuleks rohkem tähelepanu pöörata.

18. 4D meetod

4D leiutas motivatsioonikirjanik ja konsultant Edward Ray. Meetod on loodud selleks, et aidata inimesi, kes on oma ülesandeloendi nägemisest kohkunud ega oska kõigile kogunenud asjadele läheneda.

Ray väidab, et D-tähe jaoks peate meelde jätma vaid neli sõna ja siis ei kaota te töömägede ees südant. Siin nad on:

• Tehke - kui teile on määratud ülesanne, on kõige parem teha see kohe ja tõmmata see nimekirjast välja.
• Delegaat - kui teil pole või pole aega midagi teostada, kuid teil on suhteliselt vaba assistent, kandke ülesanne talle üle.
• Kustuta - mõned asjad pole nii olulised. Visake need üles, eemaldades need jäädavalt ülesandeloendist. Kui nad üritavad teile mittevajalikke kohustusi panna, õppige ütle viisakalt ei.
• Viivitus - kui ülesanne on liiga suur või ei vaja kohest täitmist, võib selle edasi lükata. Kuid peate kindlasti määrama talle selged tähtajad, vastasel juhul jääb ta surnuks.

Valige ülesanne, tehke sellega üks 4D-toiming ja seejärel liikuge järgmisele.

19. Ajastus

Tavaliselt jälgivad inimesed, kes üritavad olla produktiivsed, jälgida aega, mille nad olulistele asjadele kulutavad, ja unustavad täielikult arvestada perioodidega, kus nad teevad jama. Selle probleemi lahendab ajaarvamise tehnika, mille mõtles välja ajajuhtimise valdkonna ekspert Gleb Arkhangelsky. See võimaldab teil mõista, kus teie aega veedetakse, õpetab teid olema tähelepanelikum oma tegemistega ja vähem tähelepanu hajutama.

Võtke märkmik ja pange 5-10 minutilise täpsusega kirja kõik oma toimingud ja kui palju te neid tegite. Salvestage YouTube'is ja mängudes veedetud tööhetked, läbirääkimised, koosolekud ja isegi aeg. Võtke selleks paar nädalat. Seejärel sirvite märkmikku, tunnete silmade järgi ära oma “kronofaagid” ja teete järeldused. Võib-olla peate vaatama vähem naljakaid videoid või kulutama vähem aega kohvi joomisele või on teie vaenlane telefonikõned.

20. Tim Ferriss meetod

Timothy Ferriss on tootlikkusguru, kes tema välja mõtles meetod töökorraldus, lähtudes kahest reeglist. Esimene on reegel 80/20 või Pareto põhimõte, mille kohaselt saab 80% meie tööst teha 20% ajast. Ülejäänud 20% võtab 80% ajast. Teine on Parkinsoni seadus: töö täidab kogu sellele eraldatud aja.

Ferriss ütleb, et selle tagajärg on see, et kõige tegemiseks ei pea te rohkem vaeva nägema - peate paremini keskenduma. Lubage teil töötada täieliku pühendumusega ainult 20% tööajast, kuid saate kõik tõeliselt olulised asjad uuesti teha. Ja ülejäänud 80% saab pühendada lihtsale rutiinile, nii et saate keskenduda esmatähtsatele ülesannetele ja vältida ülekoormamist.