7 saladust, mida tootlikkuse eksperdid kasutavad, kui nad seda ei tee

Kui tööd on aina rohkem, hakkame projektidesse uppuma ja tähtaegu rikkuma. Heitke elu pinged sisse ja ülesannete nimekiri muutub nagu Everest, mida on võimatu vallutada. Oleksite üllatunud, kuid tootlikkuse eksperdid seisavad silmitsi samade probleemidega. Eriti nendel juhtudel on neil mõned lihtsad, kuid väga tõhusad lahendused.

1. Küsi abi

Niipea, kui ajakirja Wired toimetaja Alan Henry mõistab, et on liiga palju projekte ette võtnud, peatub ta ja sorteerib ülesanded tähtsuse järgi.

"See on kõige raskem osa. Kuid mitte sellepärast, et teil on vaja ülesandeid korraldada - see on lihtne -, vaid sellepärast, et peate tegema pausi ja mõistma kogu töö ulatust. Mõnikord tundub rumal teha paus, et hiljem uuesti tööle asuda, eriti kui olete ülekoormatud või ei suuda sammu pidada. Kuid see on vajalik mõtte selguse taastamiseks. Jalutage, jooge klaas vett, veenduge, et teil oleks lõunasöök,” räägib Henry.

Pärast sellist pausi soovitab ta jagada asjad prioriteedi, tähtsuse ja delegeerimisvõime järgi. Viimane ei tähenda antud juhul “kellelegi ära anda”. Mõte on selles, et mõnele ülesandele tuleb eraldada rohkem aega, mõnega võtta ühendust kolleegiga ja mõnest keelduda.

Henry soovitab abi palumisel mitte häbelik olla. Sa ei pea kõige eest ise vastutama. Kui teil on võimalus kolleegidele toetuda, kasutage seda.

2. Kirjutage kõik paberile

Ajajuhtimise konsultant Anna Dirmon Kornikule meeldib oma mõtteid ja kaalutlusi paberile kirja panna. Ta jagab lehe neljaks võrdseks osaks. Esimene on vajalike ülesannete jaoks, teine ​​​​tegemiseks, kolmas tegemiseks ja neljas tegemiseks. Seejärel jaotab ekspert juhtumid kategooriatesse ja seejärel juba igas neist prioriteedi järgi.

Cornick võrdleb seda tehnikat kurniga, mis aitab ülesandeid “pingutada”, jätta olulisima, mõista, millest alustada ja rahulikult tööle asuda.

3. Vabane üleliigsest

autor raamatuid "Minu produktiivne aasta" Chris Bailey loetleb regulaarselt kõiki käimasolevaid projekte. Ja siis teeb ta sama, mis Alan Henry: ta otsustab, millistest juhtumitest võib loobuda ja millised edasi anda teistele.

Ülejäänud projektid jaotab Bailey vastavalt tähtaegadele. Kui tal pole millegi jaoks aega, püüab ta hoiatada, et ülesanne viibib. Ja kui ta saab aru, et lõpetab, vastupidi, enne tähtaega, teatab ta, et on võimalik see eelnevalt sulgeda.

4. Tunnista, et sa ei saa seda teha

Ajajuhtimise konsultant Pamela L. Reed püüab järjekindlalt ülesannete kallal töötada, kuid mõnikord läheb ta siiski segaseks. Sellistel hetkedel aitavad teda mitmed tavad:

• Uurige, kus ta on. "Pea käib ringi, vajan abi!"
• Seadke prioriteedid ja saage aru: töö peab olema tehtud kohe või lähitulevikus või võib selle hilisemaks lükata.
• Piirake segavaid tegureid – kontrollige vähem sotsiaalmeediat või eraldage teatud aeg väikeste, korduvate ülesannete jaoks.
• Sulgege uks, jääge üksi, määrake endale konkreetne ajavahemik ja sukelduge ülesannetesse.

5. Suhelge teistega kiiresti

Tootlikkuse konsultant Rachel Izip eelistab pausi teha, sest mitme ülesandega korraga töötamine põhjustab teabe üleküllust. Pausi ajal ei kontrolli ta meili ega telefoni ega püüa esimese ettejuhtuva asjaga vähemalt midagi lõpetada, vaid püüab rahuneda ja otsustada, mida edasi teha.

Ekspert vaatab hoolikalt projekte ise tähtajad ja määrab, kas need tuleb teha iseseisvalt või on see meeskonnatöö. Kui töötate tandemina, peate suhtlema kohe. Näiteks kirjutage "See on meie uus tähtaeg" või "Ma saan teile oma osa tööst päeva lõpuks näidata." Igal juhul peaksite oma kolleege toimuvast võimalikult kiiresti teavitama.

6. Esitage üks täpsustav küsimus

Äritreener Kathy Wussow usub, et selged prioriteedid aitavad ummistustega tööl toime tulla. Kui sul on projektijuht või ülemus, siis vahel tuleb lihtsalt tema poole pöörduda: “Siin on need projektid, mis mul hetkel on. Kumb neist on prioriteet?

Kui määrate ise ülesannete olulisuse, kasutage seda küsimust: "Milline ülesannetest tuleb praegu lahendada või nimekirjast eemaldada, et ka teised saaksid lahendada või lihtsamaks muutuda"? Vastus aitab teil mõista, kust alustada.

7. rahune maha

Tootlikkuse ekspert Samphie Wye märgib, et inimesed otsivad tavaliselt probleemidele lihtsaid lahendusi. Kuid selleks, et olla tõeliselt produktiivne, peate regulaarselt harjutama stressijuhtimist, olema järjekindel, suutma seada prioriteete ning hallata aega ja ülesandeid.

Wye ise töötab ennekõike välja oma tunded – ta mediteerib või tegeleb muude praktikatega. “Tulemusest saad aru, kui süda hakkab normaalses rütmis lööma, lihased, alalõug ja isegi kulmud lõdvestuvad ning hingamine ühtlustub taas,” selgitab ekspert.

Seejärel kirjutab ta üles ülesanded, mis tuleb täita. "Probleemi on palju lihtsam lahendada, kui näete seda oma silme ees, " ütleb Wye. Pärast seda kasutab Eisenhoweri maatriks — tegeleb kiireloomuliste ja oluliste asjadega, eraldab ajakavas aega oluliste, kuid mitte kiireloomuliste asjade jaoks, delegeerib teistele kiireloomulisi ülesandeid, mis ei kuulu tema tööülesannete hulka, ja kriipsutab ülejäänud maha.

Kui te ei suuda keskenduda, soovitab Samphie Wye proovida tähtaega edasi lükata. "Enamasti olen üllatunud, kui palju mõistvad inimesed minu probleemidesse suhtuvad," märgib ekspert.