Kuidas hoida pikka ülesannete nimekirja ideaalses järjekorras

1. Kontrollige regulaarselt ülesannete asjakohasust

Kui ülesannete nimekiri läheb liiga pikaks ja segaseks, on aeg kõik elemendid uuesti üle vaadata ja eemaldada need, mis pole enam asjakohased. Tõenäoliselt leiate ülesandeid, mida saab hilisemaks lükata, kellelegi teisele delegeerida või üldse tegemata jätta.

2. Analüüsige oma osalust projektides

Esitage endale üks lihtne küsimus: "Kui ma ei täida seda ülesannet nädala (kuu, aasta) lõpuks, kas ma tunnen end mugavalt"? Kui vastus on positiivne, võib projekti ohutult teisaldada loendisse “To Do Someday” või igaveseks läbi kriipsutada.

See meetod sobib mitte ainult isiklike, vaid ka tööasjade jaoks. Kui soovite mõnele projektile vähem tähelepanu pöörata või sellest loobuda, arutage seda ülemusega ja määrake koos prioriteedid.

Teine tegur, mida meeles pidada, on ootused. Need on sisemised (tulevad meist endist) ja välised (tulevad teistelt) ning ka neid tuleks kontrollida ja arutada. Parem on ausalt hinnata, mida saate ja mida mitte, mida soovite teha ja mis teid kindlasti ei huvita. Nii saate veenduda, et vastate oma ootustele.

3. Töötage allikatega

Tavaliselt saab kõik ülesanded rühmitada olenevalt allikast, kust need pärinevad: meil, tööarvuti, kõned, igapäevaelu jne. Kui ühest allikast pärit ülesannete nimekiri läheb eriti pikaks, on aeg sellega tegeleda.

Näiteks tööarvutis täidad mitmeid erialaseid ülesandeid. Proovige neid programmide kaupa eraldada, näiteks "projektid Sõna”, “Adobe Premiere Pro projektid”, “Exceli projektid”. Jah, loendeid on rohkem, kuid need on palju lühemad ja teil on lihtsam navigeerida.

4. Tükeldatud loendid

Pikad ülesannete nimekirjad on võimalik jagada lühemateks ja mugavamateks mitte ainult allikate järgi. Kõik kriteeriumid sobivad – ülesannetele kulutatud aeg, energia hulk, mida need teilt võtavad, kiireloomulisus või tegevuse tüüp. Peaasi, et teil on lihtne valida järgmist tegevust.

5. Liitu nimekirjadega

Vastupidi, liiga väikeseid juhtumeid saab tõhususe suurendamiseks kombineerida. Pidage eraldi loendit "kiirtest asjadest", mis ei võta rohkem kui 5 minutit, näiteks kliendile meili kirjutamine või teksti kopeerimine dokumenti redigeerimiseks. Neid ülesandeid saab täita päeva lõpus või mõnel muul hetkel, kui millegi suure ja olulise jaoks energiat napib.