Isiklik Kanban: kuidas oma tööelu töölauaga lihtsustada

Tuntud kirjanik ja Georgetowni ülikooli arvutiteaduse professor Cal Newport kirjutas raamatu New Principles of Business Communication. Selles räägib ta sellest, kuidas me jõudsime pideva suhtlemise kultuurini ning kuidas see mõjutab meie produktiivsust ja vaimset tervist. Kirjastuse MIF loal avaldame katkendi viiendast peatükist. See räägib sellest, kuidas Kanbani tahvli abil tööülesandeid tõhusalt lahendada.

Jim Benson mõtles palju, kuidas optimeerida tööd intellektuaalses valdkonnas. Tema konsultatsioonifirma Modus Cooperandi on spetsialiseerunud ainulaadsete protseduuride väljatöötamisele, mis aitavad valgekraedel tõhusamalt koostööd teha. Benson on varem töötanud tarkvaraarendusega ja valdab hästi agiilseid haldustehnikaid. Ilmselt seetõttu kasutab ta oma töös sageli tegumitahvleid. […]

Kui aga rääkida isiklikust produktiivsusest, sai Jim Benson kuulsaks õhukese raamatuga, mille ta ise 2011. aastal ise välja andis. Seda nimetatakse isiklikuks Kanbaniks ja see pakub ahvatlevat vaatenurka: saate kasutada agiilseid juhtimisvõtteid, mis aidata töötajate meeskondadel keerulisi projekte ellu viia, et tulla toime vastutuste sasipundarga nende individuaalses professionaalis elu.

Raamatu taga olevad ideed on üsna lihtsad. Ja Benson kirjeldas neid lühidalt viieminutilises videos, mille ta postitas raamatu veebisaidile. Autor seisab molbertile asetatud suure märkmiku kõrval. Ta täidab lehe keskosa mitmevärviliste isekleepuvate paberitükkidega. Need esindavad meie enda, aga ka sugulaste, sõprade, kolleegide ja ülemuste ootusi. "Kõik need ülesanded jäävad meie mõtetes kokku üheks tükiks ja iga kord, kui mõtleme, mida ette võtta, rebime sellest tükist lahti," selgitab Jim. Selleks peame selle ülesannete hunniku läbi uurima ja neid hoolikalt analüüsima, et otsustada, mida edasi teha. "Ülesanne pole meeldiv," võtab Benson kokku.

Personal Kanban pakub lahendust: struktureerige see teabekogum isikliku ülesannete tahvliga. Bensoni arvates peaks olema kolm veergu. Esimest nimetatakse Võimalusteks. Sellesse sisestate isekleepuvate lehtede abil teavet oma kohustuste kohta. Iga infoleht sisaldab teavet ainult ühe ülesande kohta. "Ja nüüd muutub painajalik tööde hulk kena välimusega korrastatud struktuuriks." Teise veeru nimi on "Käimas". Seal liigutate lehti, mis kajastavad ülesandeid, millega alustasite. Selle veeruga (ja see on Kanbani süsteemi kui terviku salajane koostisosa) seotud põhipunkt on see, et saate korraga töötada rangelt määratletud arvu ülesannetega. Selle süsteemi keeles on see "käimasolevate tööde arvu piiramine". Benson ütleb oma videos, et töötage korraga mitte rohkem kui kolme ülesandega. Nagu ta selgitab, kui otsustate selle asemel kümmekond erinevat asja korraga ette võtta, siis lõppeb kõik "täieliku jamaga". Ta väidab veenvalt, et ei tasu haarata kõigest korraga: pühendada kogu tähelepanu kahele-kolmele asjale ja võtta uus ülesanne alles pärast eelmise täitmist.

Ja nii me loogiliselt lähenesime veerule "Valmis". Kui töö tehtud, liigub voldik sinna. Teoreetiliselt pole seda veergu üldse vaja, kuid Benson viitab sellele, et psühholoogiline tõus, mida kogesid Inimene, kes liigutab paberitüki veerust "Käimas" veergu "Valmis", muutub võimsaks stimulaatoriks faktor. Aastate jooksul pärast Bensoni raamatu avaldamist on süsteem kogunud hordide kaupa fänne. […]

Töölaud on uskumatult tõhus tööriist mitte ainult erinevate meeskondade töö koordineerimiseks, vaid ka üksikute töötajate töö struktureerimiseks […].

Olen juba öelnud, et ma ise kasutasin seda ideed professorina. Georgetowni arvutiteaduse osakonna magistrandina korraldasin oma tööd Trello tahvlite abil. Minu arvutustabel nägi välja nagu Bensoni standardmall veergudega "Käimas" ja "Valmis". Nagu paljud isiklike Kanbani süsteemide fännid, lõin nende ülesannete jaoks oma veerud mida ma tahan täita, kuid hetkel ma nendega aktiivselt ei tegele (sellest räägin hiljem rohkem). Igal esmaspäeval uurisin tahvlil olevat teavet, liigutasin kaarte ja otsustasin, millega sel nädalal töötan. Järgnevatel päevadel kontrollisin sageli tahvlit, et näha, mida saaksin teha sel ajal, kui ma lõpetasin koolikohustuste täitmiseks. Niipea kui saabusid uued taotlused – meilide, telefonikõnede või, nagu sageli juhtub, küsimustena, edastatud oma õpilaste kabinetist mööda – panin info kohe kaartidele kirja ja panin tahvlile, et nende hetkede kallal töötada Hiljem.

Ilma töölauata ülikoolitöös sõltuksin stiilsest suhtlemisest. hüperaktiivne taru meelTöövoog, mis keskendub pidevale suhtlusele ja mida toidab juhuslik voog sõnumid, mis edastatakse digitaalsete sidevahendite kaudu, nagu e-post ja sõnumitoojad.. Selle tulemusena oleksin loid kirjavahetus paljude inimestega takerdunud – päevast päeva. Minust saaks tüüpiline hüperaktiivse tarumõistuse ohver: keegi, kes ei lahku sülearvutiga isegi mitte ühel kohtumisel ega lasknud kunagi telefonist lahti, kui ta kõndis mööda ülikoolilinnakut, püüdes korraga tuhat asja korda saata. Teisisõnu, ilma selle süsteemita oleks mu töö põrgu. Ülesandetahvli abil suutsin ressursikulu oluliselt vähendada. Info eelseisva töö kohta on paigutatud tahvlile, struktureeritud ja teen metoodiliselt ülesanded selleks ettenähtud aja jooksul. Sellepärast, nagu võite arvata, sai minust tegumitahvlite kasutamise tugev pooldaja mitte ainult meeskonna töö korraldamine, aga ka üksikute töötajate tööelu sujuvamaks muutmine, tegelevad vaimne töö.

Selle ülesande täitmiseks on siin mõned parimate tavade näited, mis aitavad teil ülesannete tahvlitest maksimumi võtta.

1. Kasutage mitut tahvlit

Paljud isikliku Kanbani pooldajad kasutavad oma ametiülesannete korraldamiseks ainult ühte tahvlit. Soovitan võtta veidi teistsugune lähenemine. Omage eraldi juhatust iga ametikoha jaoks, mida te kutsealal täidate. Olen praegu ülikooli professor kolmes väga erinevas rollis: teadlane, õpetaja ja magistrant. Iga rolli jaoks lõin eraldi tahvli. Nii et kui ma oma õpetamistegevust analüüsin, ei häiri mind mitteseotud ülesanded uurimistöö või magistrantidega töötamise valdkonnas. Tänu sellele ei pea ma erinevate tegevuste vahel lülituma ja lahendan tööküsimused kiiremini.

Samuti leian, et mõnikord on kasulik omada eraldi tahvlit suurte projektide jaoks (näiteks nende jaoks, mille valmimine võtab rohkem kui kaks nädalat). Näiteks mitte nii kaua aega tagasi juhatasin suurt teaduskonverentsi. See positsioon hõlmas paljude ülesannete lahendamist. Seetõttu otsustasin, et lihtsam on luua eraldi tahvel, mille info ei kattuks minu tööelu muude valdkondadega. Kui see projekt valmis sai, polnud mul tahvlit enam vaja.

Muidugi saate töötada ainult piiratud arvu tahvlitega, et ülesanne ei muutuks üle jõu käivaks. Seetõttu arvan, et iga ametialase rolli ja iga suurema projekti jaoks on hea idee luua eraldi juhatus. Sel juhul on enamikul inimestel kaks kuni neli tahvlit, millega saab hõlpsasti töötada. Vastupidi, kui teil on kümme tahvlit, kaaluvad nende vahel vahetamiseks vajalikud ressursid üles ülesannete struktureerimisest saadava kasu.

2. Korraldage teabe analüüsimiseks regulaarseid üks-ühele seansse

Kui me rääkisime teadmismeeskondade ülesannete tahvlitest, siis väitsin, et parim viis neis sisalduva teabe analüüsimiseks on regulaarsed koosolekud. Sama kehtib ka teie isikliku juhatuse kohta. Kui soovite sellest tööriistast maksimumi võtta, eraldage igal nädalal aega tahvlil oleva teabe analüüsimiseks ja värskendamiseks. Nende üksikute seansside ajal vaadake üksikasjad üle ja liigutage kaarte, värskendades vastavalt vajadusele töö olekut. Protsess ei kesta kaua. Kui teete seda regulaarselt, piisab 5-10 minutist.

Ärge korraldage selliseid seansse liiga sageli: jõudsin järeldusele, et piisab kord nädalas. Kuid ärge jätke seda tüüpi tegevust tähelepanuta. Kui otsustate nii ülesannete tahvel ei ole piisavalt hea meetod oma töökohustuste kohta info talletamiseks, siis naasete hüperaktiivse kollektiivse meele vaimus palavikulise kirjavahetuse juurde. Pange oma kalendrisse üksikseansi teave ja võtke seda sama tõsiselt kui kõiki teisi koosolekuid ja koosolekuid. Kohandatud töölauad võivad teie tööelu palju lihtsamaks muuta, kuid ainult siis, kui olete valmis nendega töötamisse oma aega investeerima.

3. Lisage veerg "Kaubeldav".

Aspirantuuri juhina pean sageli mõne kolleegiga tööküsimusi arutama: dekaaniga, kraadiõppe programmi juht ja veel kaks professorit, kes kuuluvad komisjoni, mille I pealkiri. Lisasin oma ülesannete tahvlile iga töötaja jaoks veeru ja nimetasin selle "Arutada järgmisel koosolekul". Kohe, kui tekib küsimus, millal mul on vaja kellegi arvamust saada kolleegid, surun maha soovi talle kiirelt meilisõnum saata. Selle asemel sisestan teabe ülesande kohta veergu „Arutage järgmisel koosolekul”.

Kohtun doktoriõppe programmi juhiga iganädalaselt kindlal kellaajal. Kohtumisel arutame kõiki viimase nädala jooksul selles veerus ilmunud küsimusi. Mis puudutab dekaani ja komisjoni liikmeid, siis ootan, kuni arutlemise veerus on piisavalt küsimusi ja siis lepin kokku koosoleku, et kõike korraga arutada. See lähenemine võib teile tunduda liiga lihtne, kuid see on avaldanud minu tööle väga positiivset mõju.

Kujutage näiteks ette, et nädalaga oli veerus Aruta Deaniga viis infokaarti. Kohtumisel, mis kestab 20-30 minutit, töötame temaga välja strateegia kõigi nende küsimuste kohta. Kui ma kirjutaksin talle iga kord kirja, peaksin nädala jooksul pidama viis dialoogi korraga. Selle tulemusena oleksin kümme korda oma e-posti kontrollinud ja tüütanud, et mind töölt segatakse.

Kui soovite minimeerida lõputuid sõnumeid ja kasutada üksikutest ülesannete tahvlitest maksimumi, on see tõenäoliselt kõige väärtuslikum nõuanne, mida saan teile anda. Regulaarsed kohtumised võivad asendada 90% pingelisest kirjavahetusest. Peate lihtsalt jälgima, milliseid küsimusi täpselt arutada tuleb. Tegumitahvli abil on seda lihtne teha.

4. Lisage veerg "Ootan vastust".

Kui teete koostööd intellektuaalse töö kallal, peate mõnikord mõne ülesandega töötamise peatama, kuni ootate, kuni teine ​​inimene küsimusele vastab või puudub teave. Kui olete loonud isikliku ülesannete tahvli, saab neid kleepuvaid küsimusi hõlpsasti jälgida, kasutades veergu Ootan vastust. Ülesande sinna teisaldades märgi kaardile täpselt, kellelt vastust ootad ja mida vajaliku info saamisel ette võtad. See võimaldab teil püsida kursil, kuni teil on jõudu olukorda mõjutada, ja jätkata tõhusat tööd, kui vajalik teave saabub. Veelgi olulisem on see, et panete lahendamata probleemid kindlasse kohta ja vabanete nende aluseks olevast ärevuset midagi jäi tegemata.

Raamat "Ärikommunikatsiooni uued põhimõtted" põhineb ärijuhtumitel ning viimastel uurimustel psühholoogia ja neuroteaduse valdkonnas. Siit saate teada, kuidas süsteemselt mõelda, mida on vaja teha, et töövoog organisatsioonis, meeskonnas ja üksikute töötajate jaoks uuesti üles ehitada ja muud huvitavat.

Osta raamat