Kuidas aidata uuel töötajal kiiremini kohaneda

Millal kohanemine tegelikult algab?

Oluline, kuid mitte kõigile ilmne teave: uustulnuka kohanemine ei alga mitte esimesel tööpäeval, vaid päeval, mil ta pakkumise vastu võtab. Sellest hetkest algab tema suhtlus ettevõttega: personaliosakond, turvateenistus jne.

Ja selles etapis hakkab algajal juba tekkima ettekujutus sisemiste protsesside selgusest, tegelikust hääletoonist. See tähendab, et kõik töötajad, kellega ta suhtlema peab, peavad olema võimalikult avatud ja valmis vastama kõikidele küsimustele.

Tööpakkumise välimus ja informatiivsus, muide, loeb ka. Mida põhjalikum teave selles sisaldub, seda lihtsam on inimesel valmistuda esimesteks tööpäevadeks.

Näiteks on meil täisväärtuslik kaubamärgiga dokument, mis kajastab meie väärtusi, eeliseid ja positsioneerimist. Samuti on üksikasjalikult kirjeldatud kõik töötingimused ja täiendavad individuaalsed “kuklid”: palk, ajakava, vabatahtlik tervisekindlustus, koolitusvõimalused ettevõtte kulul, firmaüritused jne.

Kuidas uustulnukaks ette valmistuda

Mõelge läbi töötaja esimesed päevad peensusteni. Kirjutage sissejuhatavate koosolekute ajakava ja määrake need kohe kalender. Näiteks:

• tervitusettekanne personalilt;
• registreerimisprotsess personaliosakonnas;
• meeskonnaga tutvumine;
• KPI-de määramine katseajale;
• vahekohtumised HR-iga ja üks-ühele juhiga;
• katseaja tulemuste summeerimine.

Lisaks nendele põhitegevustele saab ja tuleks muidugi lisada ka teisi. Näiteks korraldame igakuiselt tipptasemel – selle sõna otseses mõttes – uustulnukate kohtumisi ettevõtete asutajatega, kus nad tutvuvad ümarlauas ja vahetavad küsimusi.

Tavaliselt jagavad kõik seal oma varasemaid kogemusi, räägivad oma hobidest ja huvidest, haridusest ja üldiselt kõigest muust. Räägime ka agentuuri moodustamisest selle asutamise hetkest peale ning arutame arenguplaane ja palju muud.

Lisaks selgitame nendel kohtumistel, et iga töötaja, sh tippjuhtide uksed, uustulnukad on avatud ja nad saavad meiega igal ajal otse ühendust võtta küsimuste, ettepanekute, kommentaaridega, taotlusi.

Miks on uustulnuka ja HR vahel oluline tihe suhtlus?

Meie töötajale määratakse kogu katseajaks tema isiklik personalijuht, kes vastab kõigile reeglite, töö- ja ürituste ajakavade ning paberimajandusega seotud küsimustele. Tema juurde võib tulla ka mis tahes ebastandardse sooviga.

Ei tea, kelle poole pöörduda? Tule personaliosakonda.

Nad kindlasti kas vastavad teile või suunavad teid õige spetsialisti juurde. Lisaks saab töötaja personalijuhile tagasisidet jagada, kuidas tal uues kohas läheb.

Selle tulemusena sulgeme sel viisil kaks ülesannet korraga. Esiteks eemaldame vahetu juhi käest põhi- ja haldusprobleemid. Ja teiseks anname uustulnukale kaks suhteliselt sõltumatut kuraatorit – tema ülemuse ja HR.

Millele veel peaksite tähelepanu pöörama, kui valmistute algaja vabastamiseks?

Mida iganes võib öelda, neid tervitavad nende riided, nii et uustulnuk märgib koheselt kontori mugavust ja funktsionaalsust ning täpsemalt tema töökoht, pakutavate seadmete võimsus ja kaasaegsus, lõunasöögikohtade olemasolu ja kohvipausid.

Nii et hoolitsege kindlasti selle eest, et kõik, mida vajate, ette valmistada – arvutist kirjatarvete komplektini. Näiteks huvitab meid alati see, milliste seadmetega on töötaja harjunud töötama. Valmistame ette ka kaubamärgiga tervituspakki (päevik ja kirjatarbed) ning mõtleme läbi töökoha asukoha.

Lisaks pakume üksikasjalikke ekskursioone kontor ja rääkida kasulikest asukohtadest juba lõpuintervjuude etapis.

Kuidas uustulnukat sujuvalt protsessidesse ja ülesannetesse sukelduda

Väga oluline on mitte visata uustulnukat "avavette" ja olla temaga kaasas kogu kohanemisprotsessi vältel.

Esimestel nädalatel on oluline, et juht või mentor räägiks kõikidest süsteemidest ja protsessidest, mis ettevõttes eksisteerivad. Meie puhul on iga positsiooni või positsioonide ploki kohta eraldi käsiraamat, mis kajastab kogu seda infot.

See sisaldab ka kirjeldust selle kohta, kuidas ja kus ülesanded salvestatakse, projekti kohaletoimetamise standardseid ajastusi ja sisendandmeid dokumendivoo protsessi kohta.

Eraldi läbitakse igale uustulnukale koolitus meie CRM-süsteemiga töötamiseks, mille raames viiakse ellu projekte.

Kõik need tegevused viiakse läbi nii, et katseaja lõpuks ei jääks tal enam mingeid haldusprobleeme ning tema tegevus oleks võimalikult organiseeritud ja mitte dubleeritud.

Kui uustulnuk mõistab suurepäraselt kogu sisekööki, ei sega teda edaspidi enam oma põhiülesannete täitmisel protseduurilised ja bürokraatlikud küsimused. See tähendab, et see töötab kiiremini ja tõhusamalt.

Milliseid eesmärke peaksite seadma?

Isegi töölevõtmise etapis on oluline kindlaks määrata konkreetse töötaja vastutusala ja ülesanded. Suur viga on hakata seda tegema alles pärast selle avaldamist. Eelnevalt koostatud ja läbipaistvad katseperioodi KPI-d kiirendavad kohanemisprotsessi nii palju kui võimalik.

Võtke selleks aega ja pange kirja, milliseid tulemusi ja millise aja jooksul uuelt töötajalt ootate. Näiteks meie juhid mõtlevad iga ametikoha rolli ja vastutuse taseme juba värbamisetapis eelnevalt läbi ning see kõik salvestatakse Miros. Nii väldime kaootilist süvenemist ülesannetesse, mis tähendab, et lihtsustame oluliselt algaja tööd.

Kõik teavad, et KPI-d peaksid olema mõõdetavad ja saavutatavad. See tähendab, et kui seate võimatu või liiga ambitsioonika sihtmärk kui uus töötaja kohe alguses, siis on suur tõenäosus, et tema poole püüdlemisel eirab ta kõiki ettevõttes eksisteerivaid põhiteadmisi, reegleid ja protsesse.

Ja seetõttu seisab ta tulevikus silmitsi paljude raskuste ja kriitikaga, mis tähendab, et ta muutub kiiresti demotiveerituks ja põleb läbi.

Usume, et algaja peamine eesmärk katseajal on endasse süvenemine äriprotsesse, ideaalis mõista ettevõtte positsioneerimist, konkurentsieelisi, võtmeid juhtumid ja nii edasi. Ja just sellele tugineme selle perioodi eesmärkide seadmisel.

Millist rolli mängib mentor?

Mentor mängib kohanemisprotsessis üht võtmerolli. Tegemist on staažika kogemustega töötajaga, kes saadab uustulnukat esimesed kuud. Või äkki hiljem. Selgitage kõik ülesannete nüansid, aidake nõuga, tooge välja õiged probleemide lahendamise viisid ja olge lihtsalt eeskujuks, kuidas erinevates olukordades tegutseda ja reageerida.

Meie praktikaprogrammis on peategelaseks mentor. Kuna poiste jaoks ilma kogemusi me oleme esimene tööandja elus, mentor = mentor = eeskuju.

Lisaks on väga oluline, et mentor oleks "laetud" ja asuks uustulnukale vabatahtlikult patrooniks, seega ärge pange olemasolevatele töötajatele sellist funktsiooni peale. See peaks olema hüperlojaalsuse ja edu stiimul.

Algselt valime mentoriteks töötajad, kes jagavad agentuuri väärtusi.

Enamik neist ise on kunagi meie juurde praktikandina tulnud, mistõttu pole vaja neile selle rolli tähtsust ja väärtust selgitada.

Lisaks on ettevõttel hinded ning uuele tasemele liikumise üheks tingimuseks on hea kommetega praktikant või uustulnuk. Muidugi on meil ka väike materiaalne boonus edukaima mentori jaoks. Kuid see pole kaugeltki peamine motivatsioon.

Kuidas tutvustada töötajale meeskonda

See on väga oluline etapp. Ja ühest retsepti edukaks integreerimiseks pole, sest kõik sõltub väga palju meeskonnast. Seetõttu on vaja individuaalset lähenemist.

Kui teie meeskond koosneb aktiivsetest, ekstravertsetest müügiinimestest, korraldage väike tutvumismäng ja paluge neil end uuele tulijale loominguliselt tutvustada. Kui meeskond koosneb introverdidIT-spetsialistid, mõnikord võite lihtsalt korraldada ühe ametliku üldkoosoleku, kus poisid arutavad vastutusvaldkondi ja arutavad oma raskeid oskusi. Ja sellest piisab, et nad saaksid mugavalt suhelda.

Lisaks palume näiteks uustulnajal eelnevalt enda kohta paar huvitavat fakti rääkida. Ja me kasutame seda teavet sisemise Telegrami kanali jaoks eraldi postituse ettevalmistamiseks, kus teatame alati uute meeste vabastamisest.

Ka loovamad juhid kasutavad seda teavet edaspidi hea meelega.

Näiteks kui inimene ütles, et talle meeldib laulda, siis miks ei lähe kõik esimesel reedel koos karaokesse?!

Igal juhul on väga oluline kogu meeskonda uustulnuka saabumisest eelnevalt hoiatada ja öelda, mida kavatsete talle delegeerida. Võtke see kaasa kõikidele siseüritustele – alates hommikusest kohvijoomist kuni koos väljas käimiseni. Nii tunneb ta kohe teie ettevõtte hõngu ja see kiirendab sidemete loomist kolleegidega.

Miks on tagasiside andmine oluline?

Kõik teavad seda, kuid mitte kõik ei tee seda siiani. Kohanemisperiood algajale on stressirohke. Seetõttu on väga oluline, et mentor juhendaja ja HR “mõõtis regulaarselt temperatuuri”, tundis asjade seisu vastu huvi ning jagas õigel ajal oma tähelepanekuid ja kommentaare.

Võib-olla oli töötaja eelmises kohas lihtsalt harjunud teatud ülesandeid teatud viisil täitma ja seal kiideti teda sellise lähenemise eest, kuid teie puhul on see jäme rikkumine. Te ei tohiks koguda negatiivsust ja enne järgmist kavandatud koosolekut "jamb" üles kirjutada. Looge avatud ja konstruktiivne dialoog esimesest päevast peale.

Mida teha, kui te ikka ei saa ühendust luua

Ka seda juhtub. Isegi kui kõik ülaltoodud punktid rakendati tõhusalt, on oht, et uustulnuk lahkub teie juurest pärast prooviperioodi.

Põhjuseid võib olla palju: nii objektiivseid (ei tule tempoga toime, ei ole vajalikul määral kaasatud, pole ettevõttele lojaalne kui ka kolleegid) ja subjektiivne (ei sobi ikka õhkkonnaga, tahab ikka täielikku kaugtööd, ikka ei taha olla sekretär).

Võib-olla ei sobinud te selles konkreetses arenguetapis üksteisele ja kohtute uuesti. Või peaksite lihtsalt tegema järeldused ja edasi liikuma.

Praeguses etapis on kõige tähtsam mitte rikkuda juba loodud suhet ja nagu iga lahkumineku puhul, arutada kõiki võimalikke kasvupunkte vastastikuseks tööks. vead. Nii ettevõtte kui ka asutusest katseajal lahkuva isiku poolt.

Meil on nn exit bot, mille vallandamisel saadame kõigile. See sisaldab üsna selgeid ja lihtsaid küsimusi, näiteks: "Milliste raskustega olete kokku puutunud?", "Mida saaksime parandada?", "Kuidas oli teie suhe oma juhiga?" ja teised. Analüüsime ja töötleme iga küsimustikku. See aga ei asenda isiklikku suhtlust.