Kui teie e-posti on ülekoormatud, ehk probleemi ei ole tehnoloogia
Nõuanded Tootlikkus / / December 19, 2019
Seal on tohutu hulk artikleid teemal parandamine erinevate e-posti süsteeme. Aga niikuinii, ükskõik, mida me teeme, aeg-ajalt, hakkame mõtlema, et meie c-mail, et ei ole õige, et see midagi ei piisa, et olla produktiivne - ja me uuesti süveneda seaded. Kuid Joshua Lyman (Joshua Lyman), veebiarendaja, ütleb see ei ole e-posti ei tööta korralikult, ja ise.
Joshua ettepaneku kohaldada nende töö e-posti kõigis kolmes eeskirjad. Nad aitavad teil hoida kuni kaks korda nii palju, ja töö e-posti ei põhjusta negatiivseid emotsioone.
Lülita teated
Kui töölaual kuvatakse pidevalt teada, et sul on uus sõnum, see on raske hoida teise e-posti klient. Miks seadistamine töölaua e-posti klient, et kontrollida e-posti iga 5 minuti? Olukordades, kus sa peaksid kohe vastata kirja, on väga haruldased ja tavaliselt inimesed eelnevalt kõne öelda, et kiri oli saadetud. Kõik muud sõnumid ei nõua kohest reageerimist ja võib mõnda aega ootama. Üldreeglina, kui on midagi pakilist, normaalsed inimesed kõnet, kuid ei kirjuta kirja ja ootab vastust.
Sama kehtib ja pidevalt avatud kaarte posti. Vean kihla, et sa oled lihtsalt tagasi, et kontrollida mingit põhjust iga 10 minuti järel. Ja kui sa pead monotoonne või ettevalmistus järgmiseks aruande intervalli vähendatakse 3-5 minutit (hästi, ärge peske kristall lühter).
Tee suuline kokkulepe kolleegidega
Ükskõik, kuidas te tööd korraldab oma e-posti süsteemi, kõige olulisem selles hunnik veel inimfaktor. Kirjad regulaarselt kurseerima aadressid. Aga vastates need sõnumid inimesed ja igaühel neist on oma määratluse korras. Keegi arvab jaoks sobiv ajavahemik vastuse kirja 1-2 tundi. Ja kes on 8 kuni 24 tunni. St oma kirjas mingit vastust, mitte sellepärast, et posti süsteem on katki, kuid kuna keegi usub, et on kehtiv vastata selle järgmisel päeval.
Ja kui isiklike sõnumite kõik on palju lihtsam, siis tuleb arutada kolleegidega need hetked. Kui sa tead, et kolleeg standard aega vastata kirja - 2 tundi ja vastust vaja tund, siis on parem mitte raisata aega ja närve ja kõne. Või arvestades kõiki neid funktsioone, saata e-kirju küsimustega, mis ei nõua kiiret vastust ette.
Tootlikkus vs kiirendus
David Levi (David Levy), professor Ülikooli Washington, usub, et meie ühiskonnas on sageli segi ajada kiirendus tootlikkust. Kõik on tehtud kiiresti, kuid mitte alati parem. Selle asemel, et istuda ja mõelda ka, ja siis talle lühikese, kuid informatiivne kiri, me visata üksteisele lühisõnumeid, et pidevalt häirida meid ja ta ei tegele päris õige teavet.
Tuleb välja, et summa, mida kulutada rohkem aega lugedes lühike, kuid mõttetu tähed kui üks põhjalik.
Pidev täiustamine e-posti süsteemid - see on suurepärane, kuid ärge unustage, et kontrollige e-posti ja ei reageeri kirja süsteemi ja inimesi. Nii et sa peaksid õppima kasutama tehnoloogiat nii tõhusamalt suhelda teiste inimestega ja töö produktiivselt.