Kuidas tõhusalt kasutada GTD süsteemi elu
Tootlikkus / / December 23, 2019
Alexander Tsyglin
Autor projekti "tootlikkuse master».
See materjal - jätkamine artiklis "Kuidas puhastada siseasjadesse ja kõike sammu: Täielik teejuht GTD süsteemi». Esiteks tasub tutvuda sellega, kui ta selgitas üksikasjalikult paljusid kontseptsioone kasutatakse.
See artikkel - samm-sammult juhis selle kohta, kuidas rakendada GTD elus. Kui kirjutad, ma kasutada järgmisi suuniseid:
- Mitmekülgsus. Siin kirjeldatud universaalsed ideed, ja kasutada neid ehitada üks ise GTD süsteemi, mis töötab täpselt neid teenuseid, mille ta oli harjunud.
- Lihtsus. Süsteem peaks olema intuitiivselt lihtne kasutada. Sisenemise ja informatsiooni töötlemine peab kasutama vähemalt aega ja energiat, samuti plaanis järgmised meetmed. Ainult siis süsteem töötab pikas perspektiivis isegi pärast pikad pausid, näiteks kui te minema puhkusel kuu, siis kui sa tagasi, siis oleks võimalik taastada oma lähenemine juhtimisele siseasjadesse.
- Usaldusväärsus. Kõige tähtsam - on olla kindel oma süsteemi, nimelt, et unustada midagi planeeritud, nii et näete meeldetuletuse õigel ajal.
- tähtsal kontsentratsioon. Süsteem peaks aitama teil keskenduda sellele, kuidas sa teed praegu ja neil juhtudel, mis on olulised pikemas perspektiivis.
- Pleasure. juhtumikorralduse süsteemi ja eesmärke peaks sulle rõõmuks. Näiteks, kui lamades diivanil pärast rasket päevatööd koos telefoni küljest kustutada loendist täidetud ülesanded ja saada see tõeline nauding. Eriti siis, kui see on muudetud rohkem kasvu tootlikkuse oma ajakava.
5 põhietapid GTD süsteemi
Etapp 1. andmete kogumine
Koguda absoluutselt kõike, isegi väikseim, siis meie mõistus on selge ja me tegutseda tulemuslikult kui võimalik.
Seetõttu ei ole standard tööd nimekirjadKuna enamik inimesi sageli lüüa ainult tähtsamaid asju, ja sadu probleeme, mis ei ole nii oluline, ei võta arvesse. Aga see on selline väike probleem, regulaarselt meelde ise, kasutada märkimisväärne osa aju ressursse ja luua täiendavaid kogemusi, et plii väsimust ja stressi.
Üks oluline põhimõtteid GTD süsteem - see on täiesti maha laadida pea kõiki ülesandeid ja neid ellu viia usaldusväärne süsteem, mis aitab õigel ajal mõelda oluliste asjade.
Ikka on vaja arvestada, et korvid koguda sissetulevate andmete peaks olema minimaalselt. Ideaalses - üks. Siis on lihtsam käsitseda.
Etapp 2. infotöötluse
Praeguses etapis me andmete töötlemise, mis on meie "postkasti" ostukorvi.
On kolm võimalust, kuidas me saame teha selles etapis:
- Märgi ülesanne "Action", osutades järgmine samm selle rakendamise ja tähtaeg. Sa ei saa määrata tähtaegKui ei ole täpselt aru, kui ülesandeid täitma.
- Liigutage teave "Kataloog", kui see ei pea midagi, kuid see võib tulla käepärane tulevikus.
- Kustuta teavet, et määrata kindlaks, et see on "prügi": mis on pistmist see ei pea midagi ja ta ei tulnud mugav tulevikus.
Etapp 3. tegevuse korraldamine
Kõik tegevused toimuvad läbi järgmiste lehter.
Filter 1 - "lõikamise"
Küsige endalt, kas ma tõesti pean selle toimingu? Kui kahtled, kustutada.
Filter 2 - "delegatsioon"
Küsi endalt, kas sa pead tegema, siis tõesti peab täitma isiklikult ma olen? Kui ei ole, delegeerima vastutuse ja punkt lõpptulemus, vaheetappide kontrolli (põhipunktid) ja tähtaeg.
Kui hagi tuleb täita see teil liikuda järgmisele filter.
Filter 3 - "Action"
Küsige endalt, see tegevus võtab rohkem 2-5 minutit? Kui ei ole, nüüd tegema ja vabastage peas. Kui jah, siis drop-in.
Meetmed süsteemis võib olla järgmist tüüpi.
"Järgmised sammud" - lihtsaid ülesandeid, mis koosneb ühe liigutusega (kõne, kirjutada, go, ja nii edasi). Näiteks action "Change ratastel talverehvid" koosneb järgmistest lihtsaid samme: helistada ja teha töökojas, ajakava aega oma kalendri drive õigel ajal auto remont.
Sellised meetmed on mugav koguda nimekirju koha ja asjaolude (kontekst nimekirjad). See võib olla nimekiri "The Shop", kus sisestad kõik, mis teil on vaja osta, kui olete poes või nimekirja "Esimees", kus lisate kohtumisi ja ülesandeid, mida saab läbi õhtul pärast tööd oma lemmik tool. Või nimekirja "kokk-küsimustele" kus sa kirjutada kõik küsimused, mis sul on, et peatoimetajaSiis lahendada neid kõiki korraga.
Kõik need meetmed, ma tavaliselt määrata või "Google Calendar"(Koosolekud ja üritused) või Todoist - pilvteenusena, kus see on mugav süstematiseerida ülesanne.
Hind: Tasuta
Hind: Tasuta
Hind: Tasuta
Hind: Tasuta
"Projektid" - ülesandeid täitma, mis nõuavad rohkem kui üks samm. Et projekti kolis surnud punktist, on vaja kirjeldada esimesi samme, et rakendada seda ja jätta meeldetuletus seda usaldusväärset süsteemi. Selle tulemusena projekti muutub kett lihtsaid samme, millest igaüks saab teha järgmise viie minuti ja saada tulemus.
Projektid I koht kaardid Trello. Kaart on ideaalne konteiner projektide, mida saab paigutada:
- kirjeldus ja eesmärk Projekti;
- viited teistele dokumentidele projekti;
- nimed, kes vastutavad;
- tähtaeg;
- vaadake nimekirju järgmisi etappe;
- eelnõu kohta kommentaare;
- vajalikud failid, ja nii edasi.
Hind: Tasuta
Hind: Tasuta
"Edasilükatud action". Kui me ei saa planeerida järgmised sammud edasise sündmuste või teavet (nt ootama, kuni telefon saadab tuttav teeninduskeskused, kus saate tulusalt asendada rehvid), selline tegevus me kantakse nimekirja "edasilükatud". Valikuliselt saab panna meeldetuletuse, mida on vaja midagi kontrollida.
Sellised loetelud juhtudel võib struktureeritud loetelu kontekstis. Näiteks teha nimekirja ülesandeid, mis on usaldatud tema assistent.
List "Someday" See sisaldab teoseid, mis ei nõua aktiivseid samme nüüd, kuid me tahaksime teha ka tulevikus.
See võib olla:
- raamatudJa video koolitusi, et soovite osta;
- kasulikke oskusi, kes tahab õppida;
- asetab tahan külastada;
- asju, mida ma tahan osta.
Sa peaksid perioodiliselt vaadata seda nimekirja, võttes arvestust ja muuta need eesmärgid saavutada, mis siis töötab.
Etapp 4. korrapärase läbivaatamise
Süsteemi tööle, peate regulaarselt läbi peamised ülesanded ja projektid eemaldada need, mis ei ole enam asjakohased, ja uus sorteeri prioriteet ja saadetakse tööd.
Et selline vaadati läbi regulaarselt, järgige neid nõuandeid:
- Jäta 30-60 minutit ajakava läbivaatamise (esialgu üks kord nädalas piisaks).
- Tee Meelespea või planeerida sellist läbivaatamist, mis on välja toodud järjestuses, et taga, mida läheb. See plaan ei tohiks olla liiga raske ja ei tohiks läbi te liiga kaua, muidu sa lihtsalt ei tee seda regulaarselt.
Allpool - näiteks minu kontrollnimekirja iganädalane ülevaade. Ma tegin seda formaat circuit-hällid koos toimingurida, mis näitab teenuste / dokumendid, mida ma otsima. Võite panna see tavaline nimekirja või viik käest ringkonnakohtu mida on mugav.
Prindi välja neli sellist kontrollnimekirja kuus. Ajal iganädalane ülevaade Võtke üks neist käed ja lõpule kustutatud nimekirjast. See lihtne harjutus motiveerib teid jätkavad sellist hinnangut.
Etapp 5. meetmete
Kui plaan on koostatud ilmaprognoos on veel nii toimida. Ära lase üks peamisi vigu algajatele töö GTD süsteemi kui liiga palju aega kulub organisatsiooni ülesannete asemel tegelikku rakendamist.
Siin on mõned nõuanded, et muuta tegevus tõhusamaks.
- Plaanid päeval põhineb kava nädalas. Jagada päev plokid, valides 2-3 ühikut täidab olulist asja ja paar blokkide teiste ülesandeid. Kestus ühikut - keskmiselt 60-120 minutit. Plokk vahele vaba aega hädaolukorras.
- Töö süsteemi PomodoroSelle saate taimeri. Oma olemuselt on lihtne: iga 25-30 minuti töö, pausi viis minutit ja pärast kolmandat äriüksuse - pikka pausi (15-30 minutit). Kokku on kolm plokki 30 minutit vaheaegadega viis minutit, millele järgneb pikk paus 15-30 minutit. Päeva jooksul saate kulutada 2-4 sellist tsüklit, sõltuvalt sellest, kuidas tihti te häiriv.
- Ajal oluline asjade ühikut püüdke vältida häiriksid teisi inimesi ja muud helid (võite lisada spetsiaalne kõrvaklapid muusika kontsentratsioon).
- Määrata, kui teie energia tase maksimaalse (näiteks 7.-9 hommikul) ja sel ajal teha tähtsamaid asju, mis viib teid lähemale isiklikke eesmärke.
- Ei plaani liiga palju tähtsamaid asju teha päeval: piisab 1-3. On oluline, et lõpus päeval, vaadates asju maha tõmmata oma plaani, siis on õnnelikud ja teinud realistlik plaan homme.
vt ka⏳
- "Täielikuks - mürk." 8 arusaamu isiklikku efektiivsust ja edu strateegiad
- Nagu luud ja kolmnurk aitab kõiki sammu
- Tootlikkus sõltub stiilis mõtlemine: määrake
- Simple planeerimise süsteem neile, kes on väsinud aja juhtimine, eesmärgid ja teha nimekirju
- 4 viise korraldada to-do list tööle tõhusamalt