Strateegilised seansid: mis see tööriist on ja kes saavad sellest kasu
Varia / / April 21, 2023
Suured meeskonnad kannatavad sageli lahknevuse ja ettevõtte eesmärkidest arusaamatuse all. Siin on, kuidas seda parandada.
Mis on strateegilised istungid
Strateegiasessioonid on juhtide kohtumisformaat, mille käigus arutatakse ettevõtte arenguplaane. See tööriist aitab:
- hinnata ettevõtte hetkeseisu, selgitada välja selle tugevad ja nõrgad küljed;
- leida võimalusi probleemide vältimiseks või olemasolevate lahendamiseks;
- määratleda tegevuskava – konkreetsed sammud eesmärkide saavutamiseks;
- seadke edu mõõtmiseks kriteeriumid.
Strateegiline seanss on omamoodi ajurünnak. Nii arutame kohtumisel osakondade probleeme ja kordaminekuid, püstitame igaühele eesmärgid, joonistame interaktiivsele veebitahvlile diagramme ja graafikuid.
Nendel eesmärkidel oleme valinud Miro. See tööriist võimaldab jäädvustada mõtteid ja ideid visuaalses vormingus. Samal ajal on kõigil sessioonil osalejatel juurdepääs sellele kõikjalt maailmast ja mis tahes seadmest.
Pärast seda viime läbi taktikalise planeerimise: iga osakonna juhataja jagab oma ülesanded väiksemateks sammudeks.
Kuidas strateegiaseanssi läbi viia
Siin on mõned sammud, mis aitavad teil end organiseerida.
Määrake koosolekute sagedus
Strateegiliste istungite läbiviimiseks ei ole kindlaid ajaraame. Mõned ettevõtted eelistavad korraldada koosolekuid kord kvartalis, teised aga iga kuue kuu või aasta tagant.
Nii saate määrata koosolekute sageduse, mis teile sobib.
Meie ettevõttes toimuvad strateegilised istungid kord kvartalis. Siis murrame ette nähtud eesmärgid mingisuguseks sprindiks. Selleks tuleb otsustada, milliseid samme suurte probleemide lahendamiseks ette võtta, kui kaua see üldiselt aega võtab, millised osakonnad kaasatakse ja kui palju ressursse neil on.
Seejärel jagavad juhid vajaduse korral ülesanded osakonna tasemel. Ja 3 kuu pärast kontrollime ajakava.
Kutsuge õigeid inimesi
Keda kutsute strateegiasessioonile, sõltub lahendamist vajavate probleemide loendist. Näiteks kui korraldate koosoleku, et arutada üldist äristrateegiat, peaksite helistama osakondade juhatajatele. Võite kutsuda ka projektijuhte, kes vastutavad põhinäitajate eest.
Kui teie strateegiaseanss on pühendatud mõne andmete ülevaatamisele ja arutelule, tasub see meelitada käskkes selle teabe kogus ja mõistab selle tähtsust.
Valige kõigile sobiv kuupäev ja kellaaeg
Kuupäeva ja kellaaja määramisel arvestage kõigi arvamustega. Vältige töötajatega kohtumiste kavandamist päev enne nende tähtaega. Võib-olla on neil tähtis kohtumine. koosolekul või on põletavaid ülesandeid, mida nad ei saa edasi lükata. Selle tulemusena võite panna nad ebamugavasse olukorda.
Kuupäeva andmisel märkige, kui kaua seanss kestab. Näiteks meie ettevõttes on selle ürituse jaoks ette nähtud terve tööpäev. Ja sel juhul on oluline teha õigel ajal pause, andes endale ja kolleegidele võimaluse lõõgastuda.
Määrake päevakava
Päevakorras võivad olla olulised teemad, istungi põhietapid, arutlemist vajavad küsimused. Ärge lisage sellele palju punkte - parem on märkida põhiteema. Näiteks võib see olla uuele turule sisenemine.
Kui jätate ebavajalikud küsimused kõrvale, saate keskenduda põhiülesandele.
Strateegilise seansi lõpus käi kindlasti uuesti läbi kogu päevakava ja kinnista saavutatud kokkulepped.
Paluge osalejatel eelnevalt valmistuda
Juhid peaksid olema kursis osakonna hetkenäitajatega: alluvate töökoormuse tase, tööülesannete kogumaht jne.
Neil peaks olema ka ajakohane teave selle kohta, kuidas ja millal põhinäitajad - nii lühi- kui ka pikas perspektiivis. Kui juhtidel on vaja mõnda osakonna küsimust ja probleemi arutada, tuleks neil eelnevalt koostada ka nende nimekiri.
Enne mõnda strateegilist istungit võib olla kasulik mitte ainult koosoleku päevakorda levitada, vaid ka koostada üksikasjalik aruanne oluliste ülesannete täitmisel tehtud edusammude kohta. Eesmärgid ja nendega seotud KPI-d saate arvutustabelites kokku võtta.
Korraldage koosolek
Kohtumisel ei tohiks mitte ainult kõik teemad läbi käia, vaid anda inimestele võimalus ausalt rääkida ja oma arvamust avaldada. Julgustage osalejaid seda tegema, kuid proovige mitte segada teisi ja naasta katkestatute juurde.
Sageli on tõhusam anda seansi läbiviimine ja juhtimine võõrustajale (moderaatorile). See võimaldab direktoril liikuda töötajatega samasse valdkonda ning liikuda sündmuse jälgimiselt aktiivsele suhtlemisele juhtidega ja probleemide lahendamisele.
Koosoleku ajal tehke märkmeid
Peate kirja panema peamised punktid, ideed, andmed, ajagraafikud ja kogu muu olulise teabe, mida seansil arutate, sest see on kasulik edasises taktikalises planeerimises.
Igal osakonnal on alati arusaam sellest, kui palju aega kulub konkreetse ülesande täitmiseks. See võimaldab juba seansi ajal visandada soovituslik tingimustele.
Juhid koguvad tavaliselt teavet käigu ajal, kuid pärast istungit tuleks koostada ka üldine aruanne.
Meie ettevõttes vastutab selle eest moderaator. See tähendab, et ta mitte ainult ei korralda ja juhendab koosolekut, vaid koostab tehtud otsuste kohta ka aruande.
Küsi tagasisidet
Tänu sellele näete erinevaid vaatenurki ja saate teada, mida Kolleegid pöörama erilist tähelepanu. Ja ka - stimuleerida nende omavahelist suhtlemist.
Paluge osalejatel probleemidest kirjutada. Veelgi parem, kasutage küsitlusrakendust, et näha nende vastuseid reaalajas. Näiteks võivad need olla küsimused seansi üldise tulemuslikkuse ja erinevate korralduslike küsimuste kohta, aga ka soovid tulevaste sündmuste kohta.
Kellele see tööriist on mõeldud?
Usun, et ilma äri ei saa eksisteerida planeerimine. Nendega tuleks alati tegeleda – olenemata teie töö nišist ja formaadist.
Ilma oma strateegiata on oht, et prioriseerite valesti või jätate mõne konkreetse osakonna probleemid kahe silma vahele, mis kõik mõjutab kogu ettevõtte lõpptulemust. Selle tulemusena muutuvad sisemised probleemid varem või hiljem suuremaks ja ettevõtte jaoks hävitavamaks.
Strateegilised seansid aitavad nendega toime tulla ja luua töövoo. Seetõttu on need minu arvates kasulikud igale meeskonnale, kus on rohkem kui 3-4 inimest.
Lõppude lõpuks, mida rohkem on teil üksikute küsimuste eest vastutavaid osakondi, seda suurem võib olla juhtide lahknevus. Ja strateegiliste seansside abil saate ettevõtte plaane sünkroonida ja tagada parim mõistmine tema sees.
Loe ka🧐
- 3 mürgist lauset, mida tegevjuhid ei tohiks öelda
- Kuidas inspireerida töötajaid koos rohkem saavutama
- 5 märki suurepärasest ettevõttest, mida iga ettevõtte omanik peaks meeles pidama